立足实际，认真做好机关档案管理工作

赵传芳

摘要：机关档案管理人员，必须严格依照《档案法》、《保密法》、《机关档案管理工作条例》等，严格遵守档案管理制度，全力恪尽档案管理人员职责，加强思想政治学习，不断提高专业技能，认真做好档案管理工作。

关键词：机关；档案；管理

机关档案管理工作是机关工作的重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。随着我国经济社会的快速发展，各项改革事业的不断深入，我国各类机关的办公室档案管理工作显得越加重要。

一、充分认识机关档案工作的重要性

首先，档案是机关工作查考的依据。档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。

其次，档案是宣传教育的生动素材。改革开放以来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案工作重新走上了依法管理的軌道，档案事业的宏观管理得到全面加强；各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。

二、严格遵守机关档案管理规则制度

（一）遵守档案管理制度

为使档案材料齐全完整，以防丢失，凡属于人事部门形成的材料，在一个月内归档。任何个人不得以任何理由积压滞留材料，防碍收档；人事档案由人事主管部门管理。干部调离工作单位时，档案要随人及时移交转递；每季度要核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的要及时纠正，按照登记检查档案，发现缺少及时查找；查（借）阅档案须经主管领导批准，办理有关手续后、方可查（借）阅。

（二）做好档案统计工作

档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好；认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案质量；做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找；按照上级要求，报送本局档案情况。

（三）遵守档案查（借）阅制度

确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还；查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。查（借）阅档案人员不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任；查（借）阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。

（四）做好档案保密工作

为提高警惕，严守国家机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度。严格保密纪律。坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和国家的机密；不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的机密；忠于职守，加强保密观念。不该说的不说，不该问的不问，做到不失密，不泄密；凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传；严守保密纪律。自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩忽职守，造成大失泄密者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其责任；非档案管理人员，不准随便出入库房。

（五）遵守档案利用制度

档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作；提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续；档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。

（六）做好档案库房管理工作

档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作；档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞；管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”；严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品；档案柜的排列要科学有序、便于通风和避光；档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档案材料的损害；库房设备应符合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。

三、档案工作人员必须恪尽职责

（1）认真学习、宣传贯彻《档案法》、《保密法》《机关档案管理工作条例》和上级业务主管部门制定的关于档案工作的方针、政策、规定、办法及本局规定的各项规章制度。（2）刻苦学习档案工作业务知识，培养独立工作能力，不断提高档案管理工作的科学水平，积极为本局各项工作服务。（3）对人事档案要每一季度检查、核对一次，避免张冠李戴，调出人员档案要随人员及时转出。凡需查（借）阅档案，未经主管领导批准，不得外借，不得转出。（4）经常保持档案库房整洁、卫生，切实做好“七防”工作，确保档案库房绝对安全，发现问题及时报告，采取措施，妥善解决。（5）准确做好档案的统计工作，定期编制档案工作统计报表，同时做好档案资料的借阅登记工作，按有关规定，定期向档案主管部门移交档案。（6）坚守岗位、忠于职守、遵守纪律、严守机密。（7）对丢失、损坏档案者有权提出处理意见。绝对保护档案的安全，凡接受的档案要及时存入档案室，不得外放，不得擅自转移，分散销毁档案材料。

总之，作为档案管理工作人员，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供方便，要维护好历史的真实面貌；要忠于和热爱档案事业；要具备全心全意为人民服务的精神；要有良好的保密习惯；要树立高度的法制意识和观念。同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新，以饱满的工作热情、奋发向上的精神，为发挥档案事业的作用多做贡献。endprint