浅析民办高校行政助理岗位的激励措施

(云南经济管理学院 云南 昆明 650106)

浅析民办高校行政助理岗位的激励措施

刘珏金灵

(云南经济管理学院云南昆明650106)

如何激励员工，获得更高的效益一直是企业探讨的问题，民办高校作为企业的一种类型，具有一些独特的方面，本文旨在就民办高校岗位进行分析，根据高校行政助理岗位的薪酬制度及绩效管理中的问题，结合人力资源管理中人性假设理论和激励理论，浅析几条该岗位的激励措施，以激励该岗位员工更好的完成相关工作。

民办高校；行政助理；激励；薪酬

一、民办高校背景介绍

民办高校指的是企业事业组织、社会团体及其他社会组织和公民个人利用非国家财政性教育经费，面向社会举办的高等学校及其他教育机构，其办学层次分为专科和本科。

《教育法》、《高等教育法》于2015年进行修订，取消了“举办学校不得以营利为目的”的规定，使得民办学校的发展有了更大空间，其中民办学前教育和高等教育规模增长较为明显。从2016年开始，全国各省市先后将高校招生录取批次中本科二批、三批进行合并，此项举措有利于消除社会对本三录取的高校毕业生的偏见，推动民办本科院校和独立学院发展，有利于今后高校毕业生平等就业。

二、高校行政助理主要岗位职责

行政助理岗位职责较为繁琐，不同公司企业的岗位职责略有不同，本文仅阐述高校行政助理的主要岗位职责。

(一)办公物品的管理。办公用品、办公日用品、书籍等的采购、保管、发放及日常维护等工作；OA办公系统中文件的收发、各项办公流程的建立、跟踪及工作完成；固定资产的采购申请、购置、系统录入、管理等工作。

(二)考勤管理。处理OA办公系统中员工加班、请假相关流程；记录、整理每月员工考勤相关数据并统计汇总，按时上报。

(三)文件、文档管理。负责校级文件的编制、审批、发放；外部门文件的接收与存档；部门级文件的登记、分类、整理、编写、存档、保管等工作，确保及时、准确、完整地管理学校内部文件及文档；负责学校内部通讯录的及时更新工作。

(四)会议及活动管理。组织本部门的会议，做好会议记录，并在会后及时整理成会议纪要，根据需要，部分会议需写出新闻稿；协助学校及各部门重要会议的筹备及召开工作，重要活动的组织、筹备，负责一般人员的联系及协调工作，通报会议决议，确保各项会议、活动的顺利开展。

(五)报账相关工作。协助部门领导，与财务部进行沟通，编制、修改及执行本部门预算；完成本部门员工出差相关借款、报账工作；完成本部门物品购置、活动举办等的借款、报账工作。

三、高校行政助理岗位的激励措施

(一)关于薪酬制度的激励措施。本文所分析的行政助理岗位的薪酬主要实行岗级制度，想要获得更高的薪酬只能通过提高岗级。虽然该薪酬体系的设计具有公平性的报酬体系，可以让员工知道分配的标准，满足了亚当斯的公平理论。但是不同部门的行政助理所需要管理的员工数量不同，工作范围大小也不同，均采用相同的薪酬制度不利于员工的激励。针对这一情况，可以采用对工作评级的激励措施。

工作评级主要从部门员工数量及工作范围两个方面进行。由于各个部门的实际情况不同，因此每名行政助理所需要完成的工作范围略有不同，除去基本的考勤管理、办公物品管理及会议管理工作，其他相关工作约分为五部分：资产管理、报账工作、档案管理、教务工作及工会工作。采用工作评级方式可以激励行政助理有更好的工作激情，而不只是干多干少都一样，因此缺乏工作激情。具体方案如下图：

工作等级分数部门员工数量工作范围50分≥151人五部分工作40分101—150人四部分工作30分51人—100人三部分工作20分11人—50人两部分工作10分≤10人一部分工作

工作评级工作评级分数工作评级岗位工资A级(81分-100分)1800元/月B级(61分-80分)1600元/月C级(41分-60分)1400元/月D级(21分-40分)1200元/月E级(0分-20分)1000元/月

(二)关于绩效管理的激励措施。根据斯金纳的强化理论，得到以下启示：应建立完善的绩效管理体系和奖惩制度；对员工的绩效考核不仅注重目标，还要注意过程；及时发现员工的有效行为和不良行为并及时给予奖励或惩罚，以达到引导和纠正员工行为的目的。

本学院行政岗的绩效管理实行岗级制度，岗级越高，基本绩效越高，想要获得更高的绩效只能通过提高岗级。只需绩效考核分数达到80分，将获得全额基本绩效。行政助理均为同等岗级，故基本绩效均相同。针对这一情况，可以采用考核具体任务的激励措施。行政助理大部分工作是相同的，因此可以根据同一特殊工作进行考核，根据考核结果，发放其他绩效。若采用此方式，当其他部门布置日常工作以外的其他工作时，行政助理们将不再抱怨，而是会努力尽快的完成好相应工作。

(三)关于内容型的激励措施。通过分析马斯洛的需求层次理论以及赫茨伯格的“双因素理论”，可得赫茨伯格的“双因素理论”中的保健因素与马斯洛的需求层次理论中的生理需求、安全需求、社会需求相似，赫茨伯格的“双因素理论”中的激励因素与马斯洛的需求层次理论中的尊重需求和自我实现需求相似。现今的企业在保健因素即三个低层次需求的完成度基本较好，因此需要注重激励因素即两个高层次需求。具体措施有：当众称赞员工，给员工更高的职称和头衔，为员工提供更好的工作环境，任命员工完成富有挑战性的工作，赋予员工工作中的自主权和决策权。

(四)关于福利的激励措施。薪酬及绩效只是短期内人力资源市场供求关系的体现，而福利则反映了企业对员工的长期承诺。深得人心的福利,比高薪还能有效地激励员工。较常见的福利包括:住房福利、交通福利、饮食福利、教育培训福利、医疗保健性福利、带薪节假日、文化性福利、金融福利、保险福利。

(五)其他激励措施。高校相较于其他企业，有其独特的激励措施，主要有以下两个方面。一是，高校教师可以参与评职称。作为行政助理，学校允许行政人员兼课，则评定职称将是很好的激励方式，不仅可以促进学校的发展，也能促使行政人员的进步。二是，高校教师更加注重科研。作为行政助理，也可积极参与论文撰写、课题的申报及研究。教师进行科研不仅将在每年末进行科研评分，获得相应的奖金，对今后的升职有较好的帮助，并且能满足自身的尊重需求。

[1]陈小平“论企业文化的塑造与变革”，《中国人力资源开发》，2001年第5期，第26-27页

[2]刘志远《现代企业激励机制》,上海人民出版社,1997年

[3]任巍《中国教育概况——2015年全国教育事业发展情况》，中华人民共和国教育部，2016-12-19

[4]谢康《企业激励机制与绩效评估设计》,中山大学出版社,2001年9月

[5]杨东涛、朱武生“激励性薪酬体系设计”，《中国人力资源开发》，2001年第7期，第9-12页

刘珏(1989-)，女，汉族，云南昭通人，工商管理硕士研究生在读，助教，云南经济管理学院；金灵，女，助教，云南经济管理学院。