谈谈中学档案管理的信息化建设

孟德英

摘要：信息化時代的快速发展给教育教学以至于档案管理等各个方面都带来了巨大的变化。信息化时代的中学档案管理工作面临着机遇和挑战，如果学校的信息化程度较低，自然无法满足现实的需求。中学档案管理的信息化建设离不开领导的重视，离不开有专业能力的工作人员，离不开全校师生的密切配合，大力支持。

关键词：中学档案管理 信息化建设 有效管理

信息化时代之前，中学档案资料的收集和整理存档都是纸质的形式展开的，这种方式存在了很多年，虽然低效，人们却非常熟悉，管理起来也是井然有序。不过，随着电子信息技术的发展，计算机互联网的应用使得传统档案管理的弊端暴露的越发明显，人们在信息技术的影响下，也越来越注重快捷化，高效化。所以，综合各种情况来分析的话，我们知道，现在就亟需对中学的纸质档案进行电子化，这不仅是为了满足时代的需要，也是在当前中学节约人力、资金的重要途径。笔者在中学档案管理工作方面积攒了一些经验，现针对信息化建设问题提出几点自己的看法。

一、当前中学档案管理信息化建设方面常见的问题

（一）思想观念有待转变和提高

信息化建设首先需要有关部门的主导推动，在此基础上有效的展开。然而，现实情况是，在传统观念的影响下，很多学校只关心学生的成绩，将工作重点放在教学上，忽视了档案管理工作。尤其是在应试教育大环境下，学校更注重升学率，把主要的时间与精力放在教学上，不重视档案管理的信息化建设，缺乏统一的规划。此外，一些学校还受到资金的限制，投入到档案管理工作中的资金很少，也没有及时购置必须的设备。同时个别学校也没有建立专门的管理部门，人员素质与能力偏低，对信息技术应用较少，不利于档案管理的信息化建设。

（二）信息化建设相对落后情况大量存在

在很多中学里，档案管理的信息化建设明显滞后，然而从现实情况看来，对于一些规模较大人数众多的学校，信息化建设亟待尽快重视并提高上来。如果缺乏必要的技术、软件和硬件设备作为基础，中学档案管理的信息化建设也只是空想而已。从档案管理人员现状来看，也未能掌握必要的技能，这样不利于档案资料的查询与利用，而在档案的收集、存储和传输过程中，也会出现信息丢失的问题。一些学校对档案管理信息化建设认识不足，认为只需要将纸质信息输入计算机中即可，在档案归类、查阅等工作上，大多通过手工完成。此外，由于停留在单机归档的阶段，信息和档案独立存在，不能实现信息资源的共享。而中学档案信息化建设还缺乏统一的标准，也没有作出科学的规划，显得比较随意和盲目。

二、中学档案管理信息化建设需要遵守的原则

（一）档案管理信息化建设规划要符合需求

中学的档案管理信息化建设的主要目的就是使相关工作以更高的效率开展，因此在建设时就要根据实际的要求来做出相应的规划，并且要结合本校的档案资料的特点，而不是将别的学校的档案管理部门建设的方案拿过来自己套用。比如对于学校中储藏的较为珍贵的历史资料，就要酌情处理，而不是一味地将所有档案都电子化，从而导致失去了珍贵的资料。

（二）中学档案管理信息化建设要围绕服务便捷性来展开

档案管理的信息化建设是为了提高档案服务的质量和效率，所以，信息化的建设离不开服务性的体现。信息化建设要将档案信息的检索快捷性，查找便捷性体现出来，让学校的老师和学生都能切实感受到信息化档案管理的优势。从时间上和获取档案服务的心理感受方面都能有比较满意的反馈。

三、有效实施中学档案管理信息化建设的策略建议

（一）加快中学信息化档案管理的基础硬件投入，满足日益增长的信息化档案服务需求

中学档案管理信息化的建设步伐要根据各个学校的实际情况，例如在校师生总数来酌情开展，像我校这样的规模，人数众多，传统办法管理起来低效性明显，给老师和学生都带来了很大的精力上的分散。所以，在信息化的建设方面就应该强化一些，步子迈的大一些。作为学校的决策部门就要将档案管理信息化建设落实到学校的近几年发展规划当中，尽快将信息化基础设施配套完善。首先要制度信息化档案管理的新制度，这要区别于以往，可以参考高校、中学等兄弟院校；其次，要实现档案管理的最大化的无纸化办公，购进相应的设备和软件，培训相关人员。最后要建设电子档案库，加强安全防范，避免被黑客侵袭等情况的出现。

（二）在现有基础上提高中学档案管理的数字化水平

由于大部分学校缺乏足够的资金，专业管理人员也很匮乏，因此为确保档案数字化建设成效，需要优先实现利用率与价值较高的档案的数字化，包括学生学籍、教师考核、课程设置等档案。与以往档案管理方法不一样，在信息化建设过程中，还重视目录与检索的建设，运用文件夹、光盘、音像等形式，实现对数据信息的永久保存。要运用好网络，共享档案信息资源。此外，学校要将档案资料与校园网进行连接，形成完善的数字化系统，提升档案的数字化程度，让其得到更好的利用。

（三）制定档案管理的规范与标准

对中学档案而言，涉及内容较多，也比较分散，每天都会形成大量的档案资料，管理起来难度极大，需要统一做好收集、整理与利用工作。因此，信息化建设要对这些散落的资料进行统一管理，分门别类进行清晰化的一体管理，逐渐实现高效化。

（四）加强对档案资料的安全保护

档案管理人员应该切实增强自身的职业道德感，在档案管理中规范操作，减少失误，避免文件资料出现损坏。要制定健全的安全管理制度，让信息系统的运行更加安全和高效，同时为避免受到病毒与黑客的入侵，要将网络安全措施做到位，增强信息系统的抵御网络攻击的能力。并重视备份工作，这样在发生意外事件以后，能够第一时间使用备份文件，对档案信息进行恢复，防止重复劳动，造成浪费。

总之，信息化的中学档案管理建设是一项系统工程，不仅需要有关领导部门的支持和推动，也需要制度、人员等方面的落实到位和密切配合，因此，为了将此项工作扎实做好，作为学校管理决策层要加强考察工作，向档案管理信息化建设做到好的学校学习，尽快将此工作高效开展起来。

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