浅析如何利用ERP系统对成品油销售企业加油站实现有效管控

王洪波

[摘 要] 加油站的关键控制环节主要有两个链条，油品实物的进销存链条和销售资金链条，其间的关键风险点是成品油销售企业管控的重点和难点，而利用ERP系统可实现进销存数据自动采集，实现业务与财务数据融合，降低销售价格舞弊风险并整合资源平台实现分析与预警功能。“人”的因素、定制化开发ERP系统质量以及ERP自身风险是影响利用ERP系统对加油站进行内部控制的主要因素。只有通过提高“人”在系统内部控制中的作用，做好ERP系统定制化准备，完善ERP系统信息安全防护，跟踪并持续改善ERP系统运行，建立对该系统的风险监督和评估体系，才能提高成品油企业管理水平，进而实现对加油站的有效管控。

[关键词] 内部控制；ERP系统；加油站

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1009-6043（2017）09-0037-03

ERP系统是体现现代管理思想和方法的先进的信息管理工具，目前很多大型企业通过ERP系统来规范企业的业务流程和管理，其中如何利用好ERP系统充分发挥内部控制的作用也是很多企业关心的课题。从成品油销售企业的角度对如何利用ERP对加油站进行有效内部控制进行探讨。

一、加油站关键风险控制点

成品油销售企业以加油站为网点，经营汽柴油品。网点布局具有“点多、面广、线长”的特点，公司总部对这些加油站网点管控的难度也因此加大。而就管控内容上，加油站的关键控制环节主要有两个链条，油品实物的进销存链条和销售资金链条。具体关键风险点包括：各加油站进货数据的真实性、加油站罐内油品的安全性、加油站销售数据的真实性和销售资金的安全性、加油站销售价格的真实性、加油站数据信息的相互核对验证性、客户预存款和供销往来单位的额度控制、促销数据的真实性。这些关键点的管控始终是成品油销售企业对加油站进行管控的重点和难点。

二、如何利用ERP系统提高加油站内部控制管理

（一）利用ERP系统实现进销存数据的自动采集

传统的进销存管理手段采取由加油站逐级向上抄报的形式，数据的核实主要通过人为的定期和不定期的现场抽查核对，这种用人来“严防死守”的内部管控效率与效果都存在问题。

因此在ERP系统搭建过程中，重点要实现的功能就是加油站进销存数据的自动生成。首先，做好加油站有关进销存关键流程的配套设备前期改造工作，以便与ERP系统进行端口连接，实现数据采集功能。要将加油站油罐内的液位仪、油站加油机泵码读数系统与ERP进行端口连接，同时将总部油品配送程序整合入ERP系统。另外，通过对加油站进行地罐交接改造，封闭加油站油罐量油口，罐内油品体积数据均由液位仪自动读取，进货由总部直接配送到站、到罐，保证油站罐内油品只有加油机一个出口。配套改造完毕后，加油站通过各项端口的连接和程序的整合，使油站进销存数据时时体现在ERP系统。其中，进货数据通过总部主动配送系统自动生成；销售数据通过加油机泵码读数系统自动生成；实时存货数据通过液位仪自动读取和生成。从此加油站管理“天涯咫尺”，每一个“进销动作”都时时记录，库存情况动态呈现，从根本上规避了油站存货实物进销存链条上的风险，大幅提升内部控制的效率与效果。

（二）利用ERP系统实现业务和财务数据的融合

一直以来，成品油销售企业加油站业务和财务均运行于两个系统，因票据传递和入账操作时间不同，使双方系统的进销存数据、预付油款和预收油款只有月末才能核对，在月度之间的时间段内，上述业务处于“失控”的状态，内部控制明显滞后，极易出现供货商留占预付款、对信用客户超额度付货等情况，给公司的正常经营带来风险。同时，对预付款客户的预付款控制也是时段性失控。

为了规避风险，可以利用ERP系统融合功能，融合业务模块和财务模块，使日常经营所发生的每一笔进、销、存业务，通过ERP系统由终端自动时时生成，既生成业务统计数据，又生成财务入账凭证，会计核算分录，保证双方数据来源的唯一性和时间一致性，财务人员时时掌握进销存情况，及时了解预付款剩余额度及批发客户资金管理，避免了留占预付款和超额度付款情况的发生，起到了财务监管作用。同时，通过财务资金现状，还可追溯资金的来龙去脉业务，且能上溯所发生的相关业务活动。通过资金信息与物流信息的同步，使“事前与事中”控制成为可能，实现“库存掌控合理、资金利用最佳、风险得以控制”的管理目标。

（三）利用ERP系统降低销售价格舞弊风险

成品油价格改革后，價格的涨涨落落成为一种“新常态”。每次油价变动，都要三人到岗，互为监督，但依然存在着“集体舞弊”的可能；且存在着时间不统一、价格调整错误等问题。

为了降低价格风险，成品油销售企业可以利用ERP系统的系统与油机调价操作联动功能，由总部统一组织调价工作，所有网点在同一时间通过系统调整价格，油站只需当班主管配合，总部、区域两级管理人员线上即可监督调整情况，调价时间、操作人员等信息在总部管理系统中“一目了然”，管理痕迹明显，责任划分清楚，在提升业务调价“效果与效率”的同时，有效降低了调价舞弊风险。

（四）利用ERP系统的信息资源整合平台建立分析和预警功能

ERP是一个企业资源整合优化系统，它建立了一个信息共享的平台，通过对关键控制点的梳理，将油站操作环节和程序进行规范，将关键控制点都涵盖进ERP系统中，集中在数据库储存，并通过网络使加油站所产生的信息透过系统可以在企业任何地方通过权限取得与应用。数据的集合性使管理分析和风险预警功能通过模块设计得以实现，一旦出现价格异常、油站存货数据与进货平台数据差异、往来信用管理超额度等等情况，可以通过模块设定的自动示警系统进行提示，使风险第一时间被发现和处理。使成品油销售企业的风险管控能力大幅提高。

三、目前利用ERP系统进行加油站内部控制存在的主要问题endprint

（一）“人”的因素制约ERP系统内部控制作用的发挥

一是员工操作生疏，低级错误屡有发生。一些加油站员工对ERP系统不熟悉，在操作系统时，不求甚解，直接导致操作错误，使系统数据出错、无效，数据准确性得不到保证，ERP系统数据的可信性大打折扣。同时部分员工不注意口令保密、由他人代行操作、随意修改数据等行为时有发生，易使ERP系统设计的内部控制流于形式。

二是企业自身复合型人才缺乏，无法保证ERP运行。目前成品油销售企业复合型人才普遍缺乏，ERP系统一旦出现问题，无法高效解决，过渡依赖开发企业，耗费大量后期成本支撑，这是目前制约ERP系统实施的重要因素，并且未来依然是ERP系统发挥作用的阻碍因素。

（二）系统定制化开发质量影响ERP系统内部控制作用的发挥

国内成品油销售企业ERP系统大多选择的是德国SAP系统。SAP是整体控制逻辑和整体系统结构较严谨的系统，但SAP虽然成熟，仍然需要根据每个企业的业务流程和管理要求进行定制化开发，并对各系统集成整合，因此开发人员的专业化程度及其与企业实施人员的沟通的相互理解度都会影响系统开发质量，任何一个环节出现问题都将直接导致系统故障，根上出现问题，枝叶就不会幸免，系统出现自身故障，生成的数据自然是错误，ERP系统中的内部控制就更无从谈起。

（三）ERP系统自身风险增加了新的内控风险

ERP系统在提升公司整体管理水平的同时，也带来了新的内部控制风险。

一是企业信息电子化所带来的风险。电子介质本身存在安全风险。电子文档介质寿命有限，且载体材料的损坏及服务器设备的更新、操作失误等都会导致信息（包括会计信息）的丢失、失真。开放的ERP系统极易遭受内、外部的非法侵扰，信息有可能被拦截、窃取甚至篡改。

二是ERP系统的程序化惯性增大管控风险。在手工管理环境下，重复出现同一错误或几个人同时出错的概率极低，相互间的验证性使差错易于被发现。而在ERP系统中，人们更加依赖内嵌于信息系统中的程序化的内控手段，对于差错的发生变得不够敏感，只要某一环节处理出错，将会引起后续其他环节的一系列错误的重复。尤其是当软件程序出现了错误或被恶意篡改时，某些控制程序就起不到应有的作用，从而大大降低了企业内部控制的效果。而若篡改的目的就是要实施资金和存货的舞弊行为，则后果更加严重。

四、完善成品油企业加油站ERP系统内部控制的措施

（一）提高“人”在ERP系统内部控制中的作用

一是建立操作人员培训和考核机制。将ERP系统操作作为单独的企业内部职业技能测考评体系，与职业技能津贴挂勾，提高员工自我学习、自我提升的积极性，从而快速提高整个企业的ERP系统操作、应用水平。同时，建立长效的培训机制。包括新员工ERP系统技能集中培训、在岗员工定期提升培训、新业务的不定期培训、定期技能大赛评比等制度。快速和长效地提升ERP系统广大基层操作人员的技能。

二是重视ERP复合型人才的培养。在现有人员中“优中选优”，挑选了团队人选后，集中外训，重点学习ERP系统设计思想和自开发程序编写方式、修改路径、模块设计、系统整合、系统维护等ERP系统知识。同时在企业内部组织成立公司业务培训团队，负责培训公司业务流程、关键控制点、会计核算和财务管理内容。复合型人才具有传、帮、带的使命，逐步扩大复合型人才队伍。通过复合型人才队伍的建设，实现企业ERP系统的自主维护，自主需求设计、自主管理升级，降低系统升级和维护成本，摆脱厂商和第三方公司，使ERP系统真正成为企业内部管控的便利工具。

（二）充分做好ERP系统实施前定制化工作准备

ERP系统根据企业的业务流程和管理要求进行定制化开发前，一是要选取信誉和实力强的公司；二是要针对本企业定制化特点充分沟通，关键环节甚至要事先模拟小的系统，以便双方充分就业务要求进行理解，不出现偏差；三是要在ERP系统实施前由被选择的开发企业做好关键岗的培训，包括ERP系统理论和基本业务知识，最重要的是要争取到前期已实施的业务相似公司实习，以便更直观地了解系统，包括使用问题、实施注意事项。只有实施双方信息充分透明，定制化开发的谈判才能平等，才能控制全部关键点，符合本企业的业务需要。

（三）完善ERP系统信息安全防护措施

一是加强系统主机房的操作环境安全和信息设备安全保障工作。信息设备除了应作为资产进行物理安全性控制、定期盘点维修外，还应注意其保管的特殊性。如建立异地远程备份和恢复机制，以及制定在计算机系统不能正常工作的情况下，恢复手工处理业务的步骤和措施等。

二是加强ERP系统病毒的防范与控制措施。病毒是任何信息系统的天敌。防范病毒最为有效的措施是加强安全教育，健全并严格执行防范病毒制度。制定企业内部文件通过局域网传输要求，采用网上防火墙技术防范网络风险。病毒防范和控制是保证ERP顺利运行的一道有力屏障。

（四）跟踪运行效果持续改善ERP系统

ERP系统具有程序复杂、实施难度大、应用周期长和投资额度高等特点，所以建议分步骤推进。企业应根据中长期战略发展规划来建立ERP系统的中长期实施和发展规划，分步实施各期重点项目。同时，ERP系统成功投入企业运行后，企业往往会忽视系统的持续改善。而ERP系统的持续改善正是ERP应用后期最核心的工作阶段。ERP系统的投入不是一劳永逸的，公司需要建立系统跟踪改进机制，一是监督现行系统运行过程，及时发现系统出现的运行故障和问题，加以修改和完善。二是跟踪ERP技术的快速发展、并随着企业管理的深入，持续开发新的ERP模块为企业管控服务。使公司的ERP系统不断改进，有效的运行，为实现企业的战略目标而服务。

（五）建立ERP环境下完善的风险监督和评估体系

一是建立ERP系统审计机制。系统审计（又称IT审计）工作，是对整个ERP系统的运行状态、人员操作正确率、系统与实际一致性进行检查和跟踪，发现和反馈存在的问题，并跟踪整改的过程。

二是建立ERP系统风险评估体系。ERP系统评估体系是指通过确定ERP系统的关键风险控制点、风险控制流程及风险控制负责人，建立风险防范预警机制体系。成品油销售企业ERP系统风险评估，可以在现有库站风险评估内容基础上增加系统风险评估项目，定期对评估期内系统运行情况进行梳理、评估，科学评估ERP系统模块和部门中可能产生的个体风险，对新增实施模块和模块间整合度进行评价，并与系统审计相融合，对评估期内系统潜在风险及时进行提示和处理。

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[责任编辑：史朴]endprint