信息化时代医院档案管理存在的问题及对策

孙帅

[摘 要]随着信息化时代的到来，医院档案管理面临着新的挑战和机遇，本文分析医院档案工作中的存在的问题，如对档案工作认识不足、档案管理专业人才紧缺、档案管理信息化薄弱等，并提出解决对策，如增强档案职业意识、加强档案管理队伍建设、建立健全档案工作制度等，以加强对档案资源的开发利用，为医院改革与发展提供参考。

[关键词]医院；档案管理；信息化时代

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.109

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）16-0-02

随着医疗信息化进程的不断加快，信息化技术对医院档案事业的影响越来越大，使传统档案管理方法受到了前所有未有的冲击，医院档案管理面临着新的机遇和挑战。因此，重视医院档案数据的挖掘和应用，是加快建设信息化医院的重要任务，让档案大数据更好地服务于医院的医疗、教学和科研等各项工作。

1 医院档案管理概况

医院档案是指过去和现在的医院在从事医疗、科研、管理、经济、文化等工作活动中，直接形成的对医院和患者有保存价值的各种文件、图表、声像等不同门类和不同载体的记录，是一所医院历史上所有重要信息的集合，是医院管理不可分割的重要组成部分。医院档案是社会实践活动的原始记录，对国家和社会及患者个人具有保存价值，档案是历史的真实凭证，是第一手的参考资料，对医院领导决策层查考医院既往情况、掌握历史资料、医学科学研究等都具有广泛的参考价值和情报价值。加强档案信息资源的利用是实现档案价值的基本条件，新时期，医院档案管理水平的高低，直接影响到医院提供档案信息资源服务、满足社会和患者需求的能力，如果管理不善，档案服务水平较低，利用者需要时无从查询，那么很多反映医院本身历史发展全貌的档案只能囿于潜在状态而无法实现。因此，加强医院档案管理，提高档案科学化、信息化管理水平，提供优质高效的资源利用服务具有十分重要的意义。

2 信息化时代加强医院档案管理工作的意义

医院档案管理信息化建设是指在医院档案行政部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用以计算机、网络为工具的现代信息化技术，对档案信息资源进行数字化管理，建立目录数据库和全文数据库，对重要信息资源进行信息采集、数据挖掘和提供利用，从而提高医院档案管理水平和效率。医院档案积累了医院各项实践活动的经验，是医院发展的历史记录，是一种潜在的生产力，其潜在的价值只有通过加强档案管理才能体现出来，才能发挥潜能，为医院持续改革与发展提供可靠凭证和具有现实参考价值的信息资源。

3 当前医院档案管理存在的问题

3.1 档案管理意识淡薄

目前，医院普遍存在“重医疗、轻管理”的现象，管理层投入档案工作的精力和管理资源较少，认为档案工作可有可无，对档案工作不够重视，认为档案管理无法创造直接经济效益，导致机构设置和软硬件设施跟不上，档案管理仅限于收集、整理、归档资料等基础性工作，深入加工和合理利用档案信息资源的程度不高，无法使档案资源价值得到有效发挥。

3.2 档案管理专业人才紧缺

由于历史原因和体制原因，目前医院档案管理人员大多是从临床转型从事档案工作，在文化程度、知识水平等方面素质不一，缺乏专业档案业务知识和技能，专职从事档案工作的人员偏少，大多为1-2名，还身兼办公室或保密室工作，工作任务繁重，对档案编研和档案信息挖掘更是力不能及，严重阻碍了医院档案管理工作乃至医院综合管理水平的提高。

3.3 档案管理制度不完善

相当数量的医院虽然建立了档案工作领导小组，成立了档案室，但由于档案工作不能创造直接经济效益，因此，档案管理的建章立制未引起足够的重视，同时缺少相关的制度和考核激励措施。

3.4 档案管理信息化薄弱

随着计算机、网络技术的广泛应用，电子档案应运而生，但仅仅被当作检索工作使用，档案服务模式未能跟上社会发展的需要，所形成的电子档案数量庞大且日益增多，相关软件工具未能很好的使用，档案信息资源的开发和利用远远不够，造成了资源浪费。电子档案的安全问题亦是档案管理的薄弱环节，易受到病毒、黑客的攻击，稳定性有待提高。

4 医院档案管理中问题的解决对策

4.1 增强对档案管理重要性的认识

首先，医院要增强对档案工作和档案价值重要性的认识，把档案工作与业务建设放在同等地位，同步发展、同步考核，强化档案是为临床、科研、医院管理发展而服务的意识，增强职业责任感，培养档案管理创新意识。其次，医院要转变观念，与时俱进，以开放、包容、创造性的工作态度，积极调整思路，围绕医院建设发展大局，积极主动挖掘档案资源，以有限的档案资源创造无限的信息财富，提高档案资源利用价值。

4.2 加强档案管理人才队伍建设

信息化背景下，随着医疗卫生体制改革的不断深入，档案管理复杂性日渐突出，因此，医院应要求档案工作者在从事档案行政、档案保管和服务利用等职能活动中，遵守基本的职业行为准则。档案从业人员要把握时代发展的要求，注重专业学习和档案技能培训，深入学习档案法规、档案管理、信息开发等专业知识。另外，医院要制订档案信息化建设的长期目标和近期目标，争取政府或上级部门的支持，建立多途径、多层次的医院档案管理专业型人才引进和培养模式，加强档案管理专业队伍的建设，优化档案从业人员的专业结构，尽可能配备具有编辑学、图书馆学、信息技术专业背景的多元化复合型人才，建立档案管理人才梯队，做好人才储备工作，培养敬业精神、创新意识和职业操守，最大限度地提升医院档案管理人才队伍的素质。

4.3 完善档案管理制度建设

医院要建章立制，从制度上加强档案和档案管理工作，把医院档案建设列入医院发展规划，并建立科学的档案管理体系，明确分管档案管理工作的领导，建立健全档案机构，统筹安排发展档案信息化建设所需的人员配备、办公用房和预算经费，建立相应的档案管理奖惩机制，保持档案工作者的相对稳定，并接受档案专业知识培训等。档案管理包括档案收集、整理、编目、鉴定、保管、统计检索和档案开发利用等内容，资料收集是档案工作的起始环节，是档案管理的基础，而医院资料量多分散，影响了档案的收集，因此，建立健全档案收集制度尤为重要。此外，为了能够有效贯彻落实新的档案管理制度，医院需要设立相应的考核办法，并将这些办法和納入医院绩效考核制度中，使档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。endprint

4.4 加快档案信息化建设步伐

建立相对稳定的档案信息化管理体系，是信息化时代档案管理的一项基础性业务工作，是档案工作向信息化迈进的必由之路，其是医院信息化建设的重要环节。因此，医院需要积极开展档案管理信息化，投入更多的资金和成本，引进相配套的档案信息化建设软硬件设施，并确保将软硬件设备引进来、用起来、用的好，并以计算机为工具，以档案专门系统为平台，建立融合文书档案、人事档案、设备档案、医疗档案、科研档案、患者病历档案为一体的档案大数据信息中心，形成医院档案信息管理网络，在完善保密工作的前提下，提供查询、资料共享、有效信息挖掘等信息服务。电子档案的安全性是档案信息化建设过程中的重中之重，随着档案信息联网，黑客、病毒等网络攻击问题随之而来，一旦信息泄露，便会造成不可挽回的后果，因此，医院要从技术上对档案信息系统进行严格加密、更新升级。

4.5 引入商業管理模式

由于医院的核心业务的是医疗，优质医疗服务能够产生社会效益和经济效益，而档案信息化建设不能直接产生经济效益，因此，对于医院来说，短期内投入与产出不成正比，多数医院对此并不积极支持。在社会主义市场经济条件下，各项工作都应服从和适应这一大环境背景，因此，医院可以尝试考虑以市场为导向，引入商业管理模式，通过托管或合作等方式，由专业档案信息资源开发机构，对医院档案信息资源进行专业化建设、管理、运营，以市场为导向，为医院档案信息化建设注入新的活力，加速档案信息资源转变为直接生产力。对于年门诊量大的综合性医院来说，凭借患者样本数量庞大的资源优势，根据医学科学进步发展等各方面的需要，可全方位、多角度、深层次挖掘档案信息价值，形成高质量的编研成果，使市场化的运作模式获得成功。通过导入市场营销的理念，医院会更加专注医疗卫生事业，真心实意为患者服务，全方位提高医疗技术水平和服务水平。

5 结 语

加强医院档案管理是为医院现代化建设服务的重要途径，档案利用者的发展需要决定了档案利用服务工作的服务方向，因此，医院应以服务于医院改革与发展为中心，多元化开发档案信息资源，尤其是在大数据席卷全球的浪潮中，档案信息化建设会使基础信息资源具有不可估量的应用价值。

主要参考文献

[1]杨继红.浅谈医院档案管理[J].中外健康文摘：医药月刊，2008（8）.

[2]金莲姬.医院档案编研工作方法研究[J].兰台内外，2013（2）.

[3]杜莹莹，刘峰.新医改下如何改进医院档案管理工作[J].山东档案，2016（5）.endprint