加强重点建设项目档案管理，提高重点建设项目档案归档率

刘婷婷

摘要：目前在我国相关单位对于重点建设工程中有关档案管理工作中存在的缺陷认识还不够清楚，致使有些重点建设项目档案归档率较低，在项目档案工作中档案的完整性和成套性保存还存在很大的缺陷。本文结合我国现有的有关重点建设档案管理工作中存在的弊端，就如何加强重点建设项目档案管理，提高重点建设项目档案归档率进行相关研究，提出解决这些现状的整改措施。

关键词：重点建设项目；档案管理；档案法

在一定时期内对社会发展，国民经济，人民幸福安康起决定作用和保障的重点工程项目被称为重点建设项目。一般来说重点建设项目关乎国本民生，所以重点建设项目中档案与保存管理环节对于重点建设项目的实施和维护有着很重要的意义。重点建设项目档案应该包括在重点建设项目的提出、管理、建设环节中逐步形成的具有历史保存意义的文件、图纸、表格、照片等形式的相关电子文件。重点建设项目档案体现了重点工程建设的真实性和原始性，项目档案一般都能够真实的记录项目实施的过程，如实的反应项目建设成果，这对于项目工程竣工后查阅当时项目信息或后期对项目实体的整修有着重要的作用。

一、重点建设项目的档案特点

重点建设项目档案具有如下建设项目档案的一般属性：

（一）信息记录的原始性

从重点建设项目的立项审批到竣工验收等一系列活动过程中，会形成和使用不同形式的文件材料，为确保保存档案的录实性，就要求各主管、业主，参建单位应该阐明各自的目的，并且相互沟通与联系，将其中形成的具有保存和利用价值的文件经过系统化、规范化、科学化的整理操作后成为重点建设项目的竣工档案。

（二）重点建设项目档案保存价值与意义

重点建设项目因其自身对社会和民众生活的重要性，则重点建设项目档案也有着特殊的保存价值。其中竣工文件是决定项目档案保存是否有价值与意义的重要元素之一。“重点”二字就意味着项目本身对社会、经济、民生、的发展有着强有力的推动与促进作用。

（三）重点建设项目档案形成的阶段性和档案文件的成套性

重点建设项目的建设周期一般都较长，一般都包含设计阶段﹑施工阶段﹑竣工验收阶段，三个阶段形成的文件种类与数量都有所不同。在重点建设项目档案管理工作中项目档案管理与重点工程建设同步进行是有效的促使形成项目建设档案具有阶段性特点的关键步骤。档案整理工作人員充分意识到阶段性这一特点，做好各部门整理人员之间的交接工作。项目档案的成套性特点的形成是从重点建设项目的申报开始直至项目竣工验收过程中各阶段汇总所形成一系列具有保存价值的工程文件材料。这些文件材料即紧密衔接形成一个整合体，又在各自之间区别于不同的阶段。

二、我国重点建设项目档案管理现况

重点建设项目档案管理工作在我国目前的现况评价普遍不高。在我国虽然已经有相应的文件和法案颁布，但都没能引起项目档案管理相关单位的重视。在现有的重点建设项目档案工作中存在档案文件质量参差不齐、不准确、归档滞后、数据损坏、数据丢失、媒介的恶化，且已整理保存的档案不能确保其缺乏真实性和完整性的情况普遍存在；在项目档案整理工作中很少应用现代信息技术，同时很少有建筑商在项目档案管理信息化过程中投入资金去配套相应的高端IT产品，并且项目档案管理制度也较为松散。重点项目档案管理工作中存在的另一现况就是档案管理人员对档案重要性意识不强，工作人员不稳定、交接不规范。

《重大建设项目档案验收办法》是在2006年由国家发改委和国家档案局为了规范和明确重点建设项目档案管理工作颁布的。该《办法》明确规定了验收的时间和要求，但是没有强调作为主管部门对项目建设单位监督的重要性，也没有针对在验收复查不合格的情况下提出相关处罚措施。

三、关于提高重点建设项目档案工作与归档率的措施

（一）着力加强日常国家档案管理法规宣传，提高国民对重点建设项目档案管理的重视

目前相关单位或部门还是没有意识到档案管理具有的重大意义，致使重点建设项目档案管理在制度建设、管理方式、监督机制、人员素质等方面都存在较大的缺陷。因此要提升重点建设项目档案管理现有的水平就需要各级政府的相关部门相互配合并且结合各自的现状与特点宣传国家档案局发布有关管理法规，以便促进《档案法》的贯彻落实，让相关人员从思想上对项目档案工作加深认识。另外相关部门可以联合成立专门的档案管理领导与监督小组，以便对区域内的重点建设项目进行全方位的监督管理，最大程度的保证档案资料的完整性、客观性、真实性，并确保档案管理为工程建设提供有益的帮助。

（二）充分明确各部门工作与职责，使各部门通力合作且各司其职

多个部门的系统合作才能有效的完成重点项目，因此档案管理也要充分体现出多部门合作的特点，为了确保档案管理工作有序进行，应该严格规定和落实各部门职责，可通过设置有效的监督机制和管理方式保证统一协调、明确职责、各司其职。一般有效的重点建设项目档案管理工作应做如下两点：1.项目建设主管部门需进行定期的检查指导并且全程进行监督；2.为了让设计、建设、管理单位等各个环节的活动进度有着真实完整的相关记录，就应促使加强各建设部门之间的沟通与衔接能力﹑提高项目的信息整合力度。

（三）着重加强重点建设项目档案信息工作中数字化的应运

随着当代计算机科学快速发展，计算机技术已经完全渗入所有档案整理的日常工作中。目前重点工程项目档案整理工作应该趋向于实现“一体化、全程化”的信息管理平台。通过形成“全程化、一体化”信息管理平台可实现信息的快速查询与同步信息更改，从而有效的保证项目档案的真实性和可靠性。在此过程中要求建立具有聚集项目建设中的关于招投标、目标成本、进度、合同、质量与安全、现场、设备和文件等多个功能模块的重点工程项目建设智能化管理平台。同时也要求把在建设过程中所形成的具有保存价值的电子文件归入到档案数据库中。

四、小结

本文列举了我国目前重点建设项目档案管理工作中存在的诸多弊端，针对现有项目档案工作中出现的各种缺陷，理论性的提出改进办法融入与实际档案管理工作中，使重点建设项目档案工作能有突破性的进展。

参考文献：

[1]李鑫.如何做好重点建设项目档案管理工作[J].黑河学刊，2011（5）：138-138.

[2]钟小梅.浅析重点建设项目档案管理的问题及对策[J].现代国企研究，2016（24）.

[3]牛婷婷，续晓冬.重点建设项目档案管理中的问题及对策分析[J].今日中国论坛，2013（19）.