我国医药行业内部控制优化研究

邵仲岩，张闻煜

（齐齐哈尔大学经济与管理学院，黑龙江齐齐哈尔161006）

我国医药行业内部控制优化研究

邵仲岩，张闻煜

（齐齐哈尔大学经济与管理学院，黑龙江齐齐哈尔161006）

医药行业的发展对人民健康和经济发展有重要影响。现按照管理层管理和经营层执行角度对医药行业内部控制现状进行研究，首先阐述医药行业内部控制现状，之后针对现状进行原因分析，最后结合其他行业、国外先进管理经验对我国医药行业内部控制进行优化。

医药行业；内部控制；优化对策

一、我国医药行业内部控制现状

尽管在我国内部控制体系的标准已经有明确要求，但各家企业之间的情况千差万别，实行内部控制的结果也各有不同。以2015年为例，根据迪博内部控制指数显示，医药行业共149家，剔除6家指数为0的企业，其他内部控制指数在700以上的企业有31家；600-700之间有85家；600以下有27家，其中有3家低于400，如表1所示。

表1 2012-2015年医药行业迪博内部控制指数

从指数显示情况看来，2015年内部控制指数排名前十的企业中有5家是制造业，医药行业中排名第一的云南白药在全部行业排名中尚未进入前50。我国医药企业多已存在内部控制体系并在经营中得到使用，但受到种种因素的制约和影响，行业整体内部控制水平相对一般。

二、我国医药行业内部控制存在问题

（一）管理层内部控制存在的不足

第一，管理层对于内部控制的重视程度不足。医药行业中销售人员在员工比例中占大多数且长期出差，为了扩大市场、满足销售目标等情况，管理者对于业绩良好的销售人员格外“宽容”，对其在工作中违反某些制度要求表示默许，这就导致制度硬性要求达不到效果。

第二，人才储备不足。医药企业的发展需要高质量的专业人员作为支撑。具有医药相关专业知识的员工对企业的发展十分重要，需要其了解行业发展、政策变动情况并且负责培训。这类人才在市场上数量有限，加上企业出于节约成本等原因考虑聘用兼职人员，存在不能及时解决问题的情况。

第三，部门职责划分不清。在业务发生过程中涉及到多个部门属于正常情况，但在流程当中存在部门职责交叉就导致了推诿情况出现，出现需要进行后续解决跟踪的问题涉及到两个及以上部门，这时问题划分解决就根据领导的意见进行处理。加上医药行业特点，业务通常是按“线”进行，财务人员负责该线全部地区核算，销售人员只针对负责地区进行沟通。无论是财务还是销售，都各自负责各自部分，进行平行管理，无牵头部门进行管理考核，造成管理资源的浪费且容易出现管理盲区，极易出现某一省区各条线同时管理或同时不管理的情况。

第四，缺少应急处理机制。医药行业属于高风险行业，从研发生产到储存销售中间经历多个环节，每个环节都有可能对产品质量产生影响，而产品质量一旦发生问题对企业的影响几乎是致命的。对于高利润的医药行业而言，可能会存在利润造假、伪造合同等情况，问题被发现时对企业的形象和信誉都会产生影响。应急处理机制在处理突发事件中会为企业带来很大帮助。但建立应急处理机制需要占用一定的资金和人员，尽管国家食品药品监督管理等部门已经明确制定措施，但企业按照规定进行设计执行的却不多。

（二）经营层内部控制存在的不足

第一，财务管控职能没能得到有效发挥。企业进行年度预算时会由各部门参与、制定年度费用预算，财务部门制定预算样表，对预算进行合理控制以及对比分析。对于预算的限额各部门理应清楚明确，按照计划执行并进行严格控制。但在实际执行中，由于受到管理者重视程度以及各部门员工对制度了解程度的影响，存在超出合理预算的情况。预算制定后执行情况不理想，其硬性约束作用没有发挥出来。

第二，应收账款管理宽松。医药企业为了提高销售额、抢占市场，对于应收账款的管理较为宽松，存在坏账的风险性也较大。各医药企业对应收账款回款的期间和限额均有明确规定，但受市场需求和客户要求影响，医药企业产品销售价格变动频繁、变化性大且各地区标准不统一。在活动期间客商经常申请超额授信、逾期回款，大多时候企业会表示同意，导致产生坏账的可能性大大增加；政策的经常性变动对于企业管理部门员工工作难度和工作量也有所增加，导致管理难度加大。

第三，信息系统不完善。医药行业业务流程复杂、涉及部门多，加上国家各项政策要求限制、市场复杂，对管理水平要求高。这就要求医药企业沟通和信息传递的全面性、灵活性、及时性和有效性。在业务流程中信息的传递多为纵向传递，通过流程审批等程序软件进行，但部门与部门之间横向沟通缺乏软件平台，不能保证信息及时传达给各部门员工。

第四，审计效力低。按照规定，医药企业内部设有审计部门，专人专岗的定期和不定期审查相结合的方式进行审计，但受到人员数量和专业素质的限制，加上医药行业业务复杂性、多样行的特点，不定期审计制度基本形同虚设。高回报意味着高风险，各部门涉及到内部审计时能做到配合工作，但处于自身发展也采取隐瞒保留的态度；若审核工作不够细致，问题就存在被隐藏的可能性。还有，纵使内部审计部门与被审计部门相互独立，但双方在利益、目标、领导指引约束等方面有着千丝万缕的联系，难以保证其独立性。

三、优化医药行业内部控制对策

（一）管理层内部控制优化对策

作为内部控制体系的主要制定和引导监督层，管理者对制度的重视程度和执行情况起着很大的标杆作用。管理层应当从自身做起，严格执行内部控制标准，并将内部控制与企业日常经营活动相融合。提升内部控制环境建设高度，结合发展目标、提升到战略层面，以便全员意识到内部控制建设执行的重要性。对于违反内部控制规定的情况，按照制度进行处罚，不能因为自己认为可行或人情关系免除处罚，维护制度的公正性和权威性。

对管理部门员工数量和质量进行提升，保证有足够人员完成工作，采取措施管理“吃空饷”员工，不能因为个人感情因素对员工有所差别对待。既要引入并通过薪资奖励、领导认同、企业归属感等方式留下技术能力强的专家型人才，也可以和高校合作进行委托培养。实行员工多元化培训，设立人才培养计划，培养多方面人才，使员工在提升专业技能同时学习新知识，实现和企业的共同成长。

定期组织各部门召开会议对业务流程进行梳理，在会议过程当中明确各部门职责，特别要求新入职员工参加，能够对各部门工作情况和职责尽快了解。由于公司不断发展、政策变化等原因导致部门间产生职能交叉情况，也可以借助会议进行问询和划分，明确职责。加强流向管理，设置牵头部门或增设人员岗位对客商进行考核，在平行管理基础上对各条“线”进行纵向管理，避免资源浪费，减少管理盲区。

按照相关部门规定建立应急处理机制，划拨专款作为备用。为了节约资金，企业可以针对紧急各类紧急情况在各部门员工中进行选拔培训，日常仍进行本职工作，一旦出现情况各部门人员迅速组队投入补救。

（二）经营层内部控制优化对策

建立财务预警系统，加强事前预算事中监测。编制预算前，各部门应结合企业发展战略，存在疑问及时与财务人员进行沟通。考虑市场变化情况和各部门需求进行弹性预算，避免凭借主观经验进行预算编制，增强预算编制的科学性、合理性。改进预算执行情况，充分发挥预算的控制作用，将规定落实到制度。对于不能准确核对预算情况的部门应定期向财务部门进行汇报，确定预算是否超出比例，由财务部门作出分析评论并提供预警。

设置专人专岗进行信用风险管理，对客商各条线的应收账款金额和回款情况做出统计，设计欠款、回款明细表，及时对应收账款回款情况进行统计并向销售人员、管理层以及客商反馈。当客商申请逾期还款或超额授信时向岗位人员进行信息询问，对信用等级良好、合理风险范围内的予以批准。完善企业具有自身特色的信息系统，增设管理软件模块。由财务部门牵头，要求各地区负责人、仓库等部门按期汇报销售、出库情况，三者进行核对保证数量金额上相符。使用OA、LYNC、钉钉等软件，设置沟通机制对信息传递、反馈方式、沟通对象和内容进行规定，畅通沟通渠道。

在确保审计人员职权前提下，定期进行轮岗保证独立性。将定期审计和不定期审计相结合，设定每次审计的侧重点。增强审计人员自律意识，定期学习考核违规处理办法，一旦发现问题严格按照规定处理；定期进行培训考核，不是要求所有业务处理办法全部了解，掌握核心关键点、重点审核部分即可，也要对审计人员职业思维和敏感度进行培养。实现审计工作现代化，将信息技术手段与传统表格相结合，现场审计与非现场审计向结合，提高审计效力。

四、结论

通过对医药行业内部控制中普遍存在问题进行分析，可以发现我国医药企业基本会设置内部控体系按照标准执行程度有待提升。管理层从制度决策上、经营层从执行实施上进行改进，符合医药行业特点。在激烈的市场竞争环境中，各家的组织架构、制度均有所差异，企业应考虑行业情况结合自身目标和经营特点完善管理，提高经营效率，为长期发展提供保障。

[1]张 然，胡一川.企业应收账款内部控制缺失后果案例分析[J].新会计，2012(7)：10-12.

[2]王爱群.高成长企业内部控制问题与对策[J].东北师大学报：哲学社会科学版，2016(2)：129-132.

［责任编辑：纪姿含］

F275

A

1005-913X（2017）08-0130-02

2017-05-18

齐齐哈尔大学2016年研究生创新科研项目(YJSCX2016-033X)

邵仲岩(1972-)，男，哈尔滨人，博士，副教授，硕士生导师，研究方向：内部控制、人力资源、组织管理；张闻煜(1992-)，女，哈尔滨人，硕士研究生，研究方向：内部控制。