论如何做好煤炭企业采购业务内部控制策略

朱淑杰

摘要：采购是企业供、产、销的第一道环节。采购物美价廉的物资是企業生产优质产品和低成本的关键。因此，做好煤炭企业采购业务内部控制就显得非常重要，本文就内部控制的策略，论述一些观点和方法，期望有助企业改善物资采购工作管理。

关键词：煤炭企业；采购业务；内部控制

一、加强物资采购内部控制的重要性

材料物资是企业产品生产的第一要素，没有它就不能形成产品的实体。但是，在市场经济条件下，企业生产的产品既要质优，也要价廉才有竞争力。要做到这一点首先必须把好物资采购这一关。确保采购的物资质量好，价格廉。为了达到这个目的就必须抓好物资采购的内部控制，制定控制策略就显得尤为重要了。

内部控制好了，不仅能为企业生产质量好，成本低的产品，也能为企业节约采购资金，减少库存资金的占用，加速资金周转，为企业实现利润最大化做出贡献。

二、物资采购内部控制存在的问题

当前煤炭企业物资采购内部控制存在的问题是：

（一）没有一套完整的、科学的物资采购内部控制办法。导致采购的随意性。混乱性受不到有效的监控。

（二）物资采购计划的编制没有和企业预算衔接，物资采购的资金得不到有效的管束。

（三）物资采购人员业务素质偏低。对本企业产品所需物资的物理性能、化学成分，缺乏了解，无法做到采购经济适用的物资。

（四）指标采购流于形式。虽然煤炭企业物资采购也搞指标采购。但在实际操作中没有完全按指标程序办理，大部分物资还是自由随意采购。

（五）物资采购计划编制不准确，造成库存物资积压过多，占用企业大量资金，加大了企业财务成本。

除了上述还有很多问题就不累述了。很明显，制定煤炭企业物资采购的内部控制制度迫在眉睫，不搞不行。

三、煤炭企业物资采购的特点

煤炭企业属于采掘业不同于其他工业制造业。它的物资采购的特点主要有三点：

（一）煤炭采购的物资没有原材料，都是煤炭生产需用的辅助材料、备品备件、机器设备、生产工具。

（二）扎实企业采购物资相对固定，采购物资的批量也相对稳定。

（三）煤炭企业生产计划决定采购品种和数量。

（四）货币资金和货币结算影响企业物资采购的资信度。

四、建立完整先进科学的内部控制制度

要建立一套行之有效的物资采购内部控制制度，首先要了解物资采购工作的全部流程。根据调查煤炭企业物资采购流程是：

第一步是编制采购计划。它包含年、季、月物资采购计划。

第二步是物资采购。大宗原材料和主要机器设备，常耗备件，实行指标，零星物资到市场采购。

第三步是货物进库阶段。一要盘点数量，二要检查质量。

第四步是办理货款结算。根据仓库出具验收单和采购物资发票到财务部门办理货款结算。

要建立内部控制制度，必须按照这四步流程分别制定行之有效的管控。

（一）组建物资采购内部控制监督小组成员由企业主管领导任组长。计划、生产、技术、企管、财务五部门领导为成员。负责制定物资采购内部控制制度，并负责日常监控工作。

（二）物资采购计划编制控制制度。供应部门编制完年、季、月采购计划之后，报送领导小组审查。审查的内容主要看采购计划是否和计划部门编制生产计划吻合；是否和生产部门编制产品生产所需主要物资计划一致；是否和财务部门编制产品生产所需主要物资计划一致；是否和财务部部门编制的预算相符。通过审查合格后交由供应部门执行。

（三）物资采购过程控制制度。对于大宗原材料、大型设备、常耗备品备件采购必须实行指标采购，指标会上企业的审计、财务、计划、生产、技术部门负责人要参加。零星采购物资要做到货比三家，择优采购。

（四）采购物资验收控制制度。验收入库的物资，应符合物资采购合同规定的品名、规格、质量。验收的物资还要有产品出厂的合格证和验收单。验收入库的物资不能有损毁、变质的现象发生。

（五）办理货款结算控制制度。办理货款结算，要有仓库保管员填写的入库单和供方开出的发货票，票上采购人、供应部门领导都要签字。财务部门根据预算计划进行结算付款，这些程序员一项也不能结算。

（六）盘货的控制制度。为了减少库存物资的积压，节约流动资金占用。保证存货安全，仓库除了必须坚持年、季、月的物资盘存制度，还要随时报告库存物资存货变动情况。

（七）建立信息平台。利用互联网搜集市场物资供应信息，反映采购计划信息和库存物资变动信息以及货款结算和往来欠款信息。通过这些信息传递，掌握物资采购内部控制的主动权。

（八）物资采购内部控制应注意事项。制定内部控制制度必须遵循可操作性原则和内牵制原则，防止出现内部互相扯皮现象，消除权利真空给物资采购业务带来的影响；在利用网络现代化管理手段的同时，要严防高科技犯罪带来的损失；加强对采购人员职业道德教育。使他们能够尽职尽责完成物资采购工作。

（九）采购业务控制的方法。采购业务是由企业内部各部门共同完成的，必须结合各部门的业务特点，制定内部控制的方法：

1.为保证采购物资的安全与完整，防止徇私舞弊。在各控制环境应采取不相容职责相分离的原则。

2.采购业务是一个涉及面广的系统工作，各部门必须相互沟通，密切合作。

3.采购业务的总目标和加强内部控制的目的是完全一致的。因此，采购业务和内部控制必须保证充分涉足煤炭生产需用。确保内部控制发挥应有的效果。

五、总结

建立和执行好物资采购内部控制制度，将使物资采购工作走上正确轨道，有利于企业提供产品质量，降低产品成本，提高经济效益，实现企业经济新常态的健康持续发展。

参考文献：

[1]江伟.煤炭企业采购业务内部控制策略探讨[J].企业改革与管理，2016（06）.

（作者单位：鸡东县煤炭调运办公室）endprint