工程技术档案的管理工作研究

文/国家新闻出版广电总局五四二台 李伟

工程技术档案的管理工作研究

文/国家新闻出版广电总局五四二台 李伟

工程技术档案是反映建筑工程项目最真实的记录，同时也是项目进行审计、验收及改造过程中的重要参考文件。所以，工程技术档案管理工作在整个建筑项目中有着极其重要的作用，应确保档案管理工作的完整与规范性。本文根据笔者多年的工作经验，首先简述了工程技术档案管理现存的主要问题，然后根据对现存的主要问题提出一系列的解决措施，仅供参考。

建筑工程；技术档案；档案管理

一、工程技术档案管理现存的主要问题

（一）技术档案不够完整。工程技术档案管理中，普遍存在档案资料不全的情况，较好的单位存档率也只能达到80%，而一般的单位存档率极其低。有很大一部分建筑工程竣工后技术档案资料都不够完整，有的甚至只有主体档案，其他配套工程的技术档案缺失，装饰工程、室外工程、电网等档案材料几乎没有。

（二）管理模式不够统一。从大多数建筑工程的档案管理上来看，部分单位成立了独立的档案管理职能部门，对于档案资料收集与管理的情况相对较为完整。但仍有一些单位对于工程技术档案的管理工作不够重视，是由其他职能部门兼职管理或代管的，档案材料的管理不够统一。

（三）档案管理人员素质低下。从事建筑工程档案管理的工作人员很多综合素质较差，对于档案管理的基础知识没有一定的掌握，职业道德标准低下，满足不了档案管理工作的需要。

二、加强工程技术档案管理的措施

（一）规范工程技术档案管理模式。1.管理机制。相关单位应完善技术档案管理制度，对其档案需要管理的内容进行规范。是否能够规范档案管理制度，与档案管理质量和进程有直接关系。为了有效推进档案管理工作走向制度化、规范化，可通过完善档案规章制度、建立档案工作标准来提高档案管理水平。2.工作程序。在档案管理的工作中，应对工作程序进行规范化，使得工作更加有秩序，不至于混乱。所以，在日常工作中，应对技术资料进行集中收集，并通过分类进行整理，使得档案资料越来越全面，同时对技术资料应妥善管理，存档的过程中应以查找方便为主要原则。存档的过程中，确保档案的完整性，规范化管理工程技术档案资料。3.交接工作。档案管理工作不可避免有离职或调职的情况，这时就涉及档案交接，应按照相关程序进行交接。首先确保在平时工作中，及时规整档案，不要有遗漏或丢失的情况。在档案交接的过程中，明确双方所承担的责任，认真执行每一个文件的交接。在整理档案的过程中，应以文件规律进行整理，理清文件之间的关系，根据原有基础，进行日后的档案管理工作。在整理归档文件的过程中，应确保案卷清楚的进行分类，将标题、标目、编号等明确的标注，为日后检索工作做基础。同时对整理好的档案按照顺序存入档案柜，确保顺序与标注的一致。

（二）工程技术档案管理信息化。工程技术档案管理是一项系统工程，在管理工程技术档案的过程中，需要根据相关制度有条不紊地进行管理，可选用现代化的管理办法进行档案管理。近些年来，计算机技术不断地成熟与发展，大数据已应用在各个领域中，随着时代的发展，传统的档案管理方法已不能满足当今时代的需要，应使用计算机信息技术对技术档案进行管理。为档案室配备计算机、路由器、复印机、扫描仪等硬件设施，同时引进相应的软件系统，创建独立的档案管理平台。使用最先进的计算机信息技术，对大量的数据进行储存，很多档案可通过电子形式进行存档，解决空间限制的同时，方便了日后档案查阅，在对档案的统计和分类过程中，也可通过计算机软件来完成，既减轻档案管理工作人员工作负担，工程技术档案的管理效率也得到了大幅度提升。

（三）定期培训档案管理人员。随着近些年来国家城市化建设政策的不断推进，建筑行业也得到了迅速的发展，技术档案的管理工作也越来越受到相关人员的重视。所以，应提高工程技术档案管理人员的综合素质。应对其服务水平、质量与意识进行训练，让每一个档案管理人员都能充分地认识到工程技术档案管理工作的重要意义，将自身的服务水平及质量有效提升，为工程技术档案管理工作更好地服务。同时，应随着时代的进步，更新档案管理理念，从根本上提高认识，不断地学习有关档案管理的法律法规，熟练掌握相关部门对档案管理的规定，并在日常工作中，严格遵守、灵活运用。

三、总结

总而言之，在整个建筑施工的管理过程中，工程技术档案管理是非常重要的一部分，技术档案是工程竣工验收的必备资料之一，同时也是维修、使用、改建的最原始资料。所以在日常的工程技术档案管理中，应提高对技术档案管理工作的认识，使用多种管理手段，达到档案资料规范化、信息化、全面化，并妥善地进行管理，利用计算机大数据技术，有效提升工程技术档案管理效率。

[1]武晋梅.浅谈工程技术档案管理[J].江西建材,2015(11)：286+288.

[2]王福星,陈斌全,丁红伟等.工程技术档案管理分析[J].建筑工程技术与设计,2016(6)：1691.