信息化环境下公路档案管理研究

文/枣庄市公路管理局薛城公路局 劳丽

信息化环境下公路档案管理研究

文/枣庄市公路管理局薛城公路局 劳丽

档案管理工作是一切工作的基础，档案管理工作直接关系着未来工作规划以及发展目标，所以做好档案管理工作具有重要作用。尤其是当前信息技术得到快速发展，信息化时代已经到来，公路档案管理工作必须顺应时代发展潮流，实现信息化建设，从而提高档案利用率，促进我国公路实现高质量发展。

信息化环境；公路档案管理

信息化时代的到来给档案管理工作提出更高的要求，同时也给档案管理工作带来发展机遇，档案管理在一定程度上决定着发展方向。尤其公路档案管理工作，在经济推动下，公路工程建设遍布全国各地，公路信息的复杂性和结构的复杂性，原有的档案管理工作已经无法满足工作需要。信息化环境下，公路档案管理必须进行创新，实现档案管理的信息化建设，从而提高公路档案管理工作效率和工作质量。

一、公路档案管理现状

（一）管理工作缺乏规划性。公路档案管理工作起步比较晚，所以缺乏相关工作经验，加上缺乏完善的管理制度，在实际操作中容易给工作增加难度。信息化环境下，档案信息利用率不高，在利用过程中也存在一定问题。由于缺乏管理，不同时期出现的不同类型档案信息兼容性不高，无法有效实现信息的良好衔接，从而造成重要数据信息的流失。

（二）档案管理中缺乏系统的数据库信息。信息化时代的到来，要求实现信息化管理，在对数据信息搜集和管理中实现高效利用。但是从当前的管理状况看，信息利用程度不高，传递不及时，没有全面实现信息共享，传统的纸质档案资料转化为数字化资料不充分，造成数据库信息资料匮乏。当使用者对相关信息进行搜索时，很难找到自己需要的资料，这些问题的存在，一方面是因为硬件设施导致数据信息存储不及时，另一方面是因为档案资料收集和整理效率比较低，转化为数字化信息能力比较差，导致档案信息不够完善。

（三）缺乏专业的管理人员。当前现有的档案管理人员对先进的档案管理技术缺乏了解，没有意识到档案信息实现信息化管理的重要性，档案管理专业能力相对匮乏。另外从事公路档案管理的工作人员流动性比较大，并且在选择档案管理人员时缺乏对专业性的考察，对档案管理工作不够重视，导致公路档案管理数据更新不及时，降低工作效率，阻碍档案管理信息化进程。

二、信息化环境下，加强公路档案管理的有效措施

（一）建立健全的公路档案管理制度。信息化时代下，公路档案管理工作必须顺应时代发展趋势，建立完善的管理制度并严格执行，从而提高公路档案管理工作效率，实现信息化建设。完善的档案管理制度应当包含管理流程和管理方式，同时确保制度严格实施，所以公路档案管理部门可以建立完善的管理机制，从而优化档案管理工作。信息化的到来推动档案管理管理工作实现数字化管理，对已经实现存档的档案信息加强重视，保证档案资料的安全、完整。档案制度中必须包含奖惩机制，主要是加强对工作人员的管理和监督，对档案管理工作中信息采集、整理、归档等行为进行规范，提高档案管理部门的形象。同时还要督促工作人员加强对管理制度的学习，对制度中存在的问题进行优化，从而实现良好管理，推动公路档案信息化管理的实现。

（二）引进专业的档案管理人才。公路档案管理工作中缺乏专业的档案管理人员，导致管理工作效率不高，从而对整个公路建设工作带来一定影响。信息化环境下，公路档案实现信息化已经成为必然趋势，所以相关部门必须加强重视，引进专业的管理人员，提高管理效率。在选择公路档案管理工作人员时，加强对其专业性的考察。同时对现有的专业人员应当加强培训，在掌握传统的档案管理模式的基础上，加强对信息化管理的重视，并组织管理人员积极学习信息化技术，熟练掌握现代化档案管理设备。档案管理人员是提高工作效率的重要条件，所以必须加强对管理人员的培训和考察工作。

（三）建立公路档案信息库。公路档案要想实现高效管理必须实现信息化建设，这要求必须针对管理特点进行数字化改革和建设，加强对原有的纸质档案的转化工作，并建立统一的公路档案信息库，实现对档案的集中管理。这一措施不仅有效解决了纸质档案储存空间问题，而且还能实现档案管理部门对数据信息的查找和利用，帮助使用者作出正确决策，提高档案利用率，实现档案资料的实效性。信息化环境下，需要档案管理部门充分利用计算机技术和网络技术，在保证档案信息的安全基础上，实现档案资源共享。建立公路档案信息库，有效拓宽信息获取渠道，完善档案管理工作方法和管理模式，提高工作效率。

三、结束语

在社会发展新时期，公路工程建设得到快速发展，为促进公路事业进一步发展，加强公路档案管理工作是必然选择。信息化环境下对公路档案管理工作提出新的挑战，实现档案管理信息化建设对公路工程规划和建设提供重要参考数据。公路档案管理工作起步比较晚，并长期不受重视，在新的发展阶段，必须认识到公路档案管理工作的重要性。针对档案管理工作中存在问题，进行综合分析，在不破坏档案资料完整性的基础上，规范档案管理流程，实现信息化管理，从而促进我国公路建设事业的快速发展。

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