民生档案信息在高职院校的开发利用途径研究

乔永会+王磊

摘要：档案是国家机关、社会团体和个人从事社会活动的最直接、最真实的历史纪录。高职院校民生档案是学校教职员工在教育教学、科研、管理，学生在学习、课外活动中形成的各种门类的档案记录，涉及到学校档案的绝大多数类别。随着整个社会越来越注重个人诚信，单位、机构越来越注重利用档案信息，高职院校档案中将有越来越多的档案涉及师生的民生问题。如何开发利用好这些档案信息，让民生档案成为解决民生问题的关键信息来源，将是档案工作者应积极探索做好的工作。

关键词：民生档案；高职院校；途径

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）35-0086-02

人们已经越来越意识到开发利用档案信息的重要性，本文将以日照职业技术学院档案信息开发利用为例，深层次、多渠道地探究如何开发利用学院的档案信息，尤其是民生档案信息，找出高职院校档案信息利用的方法与途径，更好地为高职院校的教育教学服务，为师生的切身利益服务，为今后高职院校档案工作提供有借鉴性和指导性的依据。

一、民生档案资源的整合

1.民生档案资源在高职院校的整合。实现民生档案信息资源共享已成为信息资源发展的一种必然趋势。日照职业技术学院作为高职院校，档案工作的最终目的是为了满足全院教职工的内在需求，也是学院档案工作和档案事业发展的重中之重。学院民生档案如人事、工资、职称、科研、教学、职工福利等档案来源相对分散，分别由校内组织人事处、教学科研处、工会等部门产生和形成，并由其产生的部门管理，在次年三月底按照归档制度交给学院档案室。最后由学院综合档案室利用信息技术手段对校内的各类民生档案信息资源进行归类整合，实现校内民生档案资源的共建共享，通过当地的政务内网建立统一的共享服务平台。

2.高职院校档案资源的利用方法和创新。高职院校档案管理随着科技网络技术的不断发展，许多高职院校的综合档案室通过校园网络建立了相应的档案信息平台。日照职业技术学院综合档案室通过学院的档案管理网络对二级院部和处室的进行权限控制。在学院二级院部及处室需要对民生档案进行查阅时，通过学院校园内网的客户端进入学院档案管理网络，在学院综合档案室赋予的权限范围内进行数据库检索、在线查阅下载，对各种载体档案信息进行有效地利用，突破了最原始的档案利用体系，适应了时代网络的发展。特别是民生档案信息利用工作，必须要有新的突破，它关系到各个教职员工的切身利益。民生档案信息利用突破点首先是要有独立的档案管理软件，必须保证档案信息的安全可靠。高职院校的校园网络必须与学院档案管理网络兼容，相互连接畅通。其次民生档案信息要齐全，特别是关系到教职员工切身利益的科研、教学、学籍、房产信息要及时并且要准确无误，以保障查询者顺利查阅。加强对全院教职员工的档案意识培训工作，特别是对新入学的大学生进行各种形式的档案普及宣传，是高职院校的师生员工了解、熟悉学校档案的内容。

二、丰富高职院校的档案馆藏，多渠道开发档案的利用途径

1.馆藏丰富是档案信息资源的基础，加大档案信息资源的开发，为资源利用打下基石。高职院校丰富的馆藏是档案信息开发利用的基础，特别是关系到教职工切身利益民生档案更是吸引利用者的法宝。档案馆藏数量达不到，就没有档案信息资源，而“巧妇难为无米之炊”，也就无法谈到档案信息的开发利用。作为学院档案管理部门，近些年本校结合示范院校建设和各类评估，提前做好协调工作，在评估过程中就严格按照学院档案管理的有关规定，做好了收集前的准备工作，在评估结束时，第一时间收集入库各种评估材料。特别是二级学院及处室的兼职档案管理人员及时、准确地做好了各种门类的档案收集，为高职院校的丰富馆藏提供了基础。同时，在学院提供的校园网络的基础上进行数字化处理，通过日照市档案局提供的档案管理软件进行分类整理，为利用者提供了各种物质保障。

2.做好档案信息化的密级处理，加大开发力度，满足利用者的需求。档案的保密工作是每个档案工作者要遵循的宗旨，档案信息资源的开发和利用工作也是档案工作的最终目标。处理好这两者之间的相互关系是开发利用档案工作的一项关键任务，特别是民生档案信息是关系到每个教职工个人利益的重要的问题。首先是要在档案数字化的过程中要遵循“开放档案的范围应最大化，档案保密的范围应该最小化”的原则，在并在数据化工程中做好密级鉴定。在给予查阅者的权限时需要慎重，按照《档案法》的规定，对学院各个历史时期的加密档案信息进行处理加密，做到不泄密与外漏，并及时做好开放工作。其次在开放的民生档案信息过程中，有二次把关，高职院校的综合档案室管理员要对查阅的内容进行把关，通过校园内网进行有关内容筛选，来加强档案信息的安全开发利用渠道，确保利用档案信息安全。在做好这些安全工作的后，不断增加档案管理的开发渠道和力度。

3.档案编研工作是档案信息的深层次加工，是做好档案信息开发工作的必经之路。高职院校的档案编研工作是在丰富馆藏和利用之后的深层次加工，是档案洗尽铅华后的积淀。每年的通过编研工作后，档案信息资源的利用对利用者来说更加方便、简洁。学院综合档案室通过对民生档案利用率的调研，对学院每年的科研、教学、职称评聘、学籍、人事任命、以及房屋分配等档案信息资源进行集中收集、整理、加工，综合制成档案信息的编研成果，提供给广大的师生员工，提高查阅的速度，推进档案事业的发展。学院综合档案室加大民生档案的编研工作，在充分了解教师和学生的民生档案信息的需求上确定编研题目，例如，针对比较热门的教师评定职称时要查找的个人业务奖惩、科研等情况。学院编研了人事任命专题目录、奖惩专题目录以及学院大事记和组织机构沿革等专题目录，专门为学生学籍编研的学籍专题目录，这些档案信息的编研工作为学院的利用者提供了方便快捷的利用渠道。

4.档案的最终目的是服务，做好档案的查阅是档案的目标。查阅档案的最简单方式就是档案的检索工具的查阅，是最有效的查阅手段。制作检索工具是为查阅者服务的基本工作。而最原始的检索工具主要是采用各类目录的形式，以方便快捷为目标。高职院校的检索工具是采用了计算机管理的基础上进行的。日照职业技术学院的档案管理是利用了计算机管理，采用了日照市档案局开发的档案管理软件，在2006年就已经安装了系统的档案管理软件。同时，结合《档案法》、《高校档案实体分类方案》的有关规定，完成了各种门类档案目录数字化，并且可以进行各种目录检索工作优化检索手段，提高服务效率，最大限度地满足各方面对档案利用的需求。此外，在接待的过程中热情服务，通过电话调查与网上咨询的方式，把被动的工作变为主动拓展服务领域的工作，从而进一步开展全方位、多層次、多渠道的信息服务。

日照职业技术学院的档案工作是以综合档案室整体推动，各个二级学院及部门相互配合，坚持以人为本，突出民生档案的信息化建设，以校园网络为主要平台，探索和创新民生档案工作的新思路和新做法，提升服务水平，为教育教学服务为主要任务，服务广大的师生员工，从而实现了高职院校民生档案信息的社会和经济价值。

参考文献：

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