大数据背景下档案管理探析

余明红

摘要：信息时代到来后，大数据时代也悄然到来。档案管理工作也在不断变化发展。在新时期大数据时代背景之下，档案管理应该有效利用大数据发展和完善自身。因此，本文首先讲述了大数据和档案管理的内涵，而后对档案管理运用大数据发展自身的必要性和前景做出了一定的分析。

关键词：大数据；档案管理；发展前景

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）35-0011-02

一、大数据内涵及其在档案管理中的应用简述

历史的长河快速跨入21世纪后，社会经济和科学技术也获得了飞速的发展。当互联网发展到物联网之后，实现了物与物、物与人、人与人之间的全面联系。人们运用云计算、手机、电脑以及广置世界各地的传感器，使得大数据的出现与发展成为了现实。在由维克托·迈尔·舍恩伯格和肯尼斯·库克耶编写的《大数据时代》中最先提出了“大数据”一词的概念。而所谓的“大数据”是指采用全部数据进行分析处理，而不是简单地采用部分数据进行随机分析或抽样调查。

大数据共有四大特点，也被称为“4V”，即“Volume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。也就是说：（1）大数据的数据体量非常巨大，级别从TB发展到了PB。（2）大数据的种类多种多样，包括网络视频和网络图片、网络日志，还有医疗记录、学习笔记、军事记录以及大容量的档案等。（3）大数据的处理速度极快，在大数据中有“1秒处理”的定律，就是在1秒之内能够通过各个数据库获得最多最有价值的信息。（4）大数据的前面几个特点发挥出了它应有的优势，能够带来很高、很大的回报价值。

在我们生活中，处处都能见到大数据的存在和影响。在我们每个人都越来越离不开的智能手机中，随便使用任意一款APP，例如使用微博关注时事热点、运用微信客户端或QQ客户端和朋友进行交流，或者使用人人、贴吧，或者直接利用浏览器进入网页，等等的行为，都是直接或者间接地参与到了大数据的运用行列之中。

档案是记录文化传统和历史长河中人与物之间发生的事迹的重要“收藏器”。通过档案，人们可以寻找到关于某个人、某件事、某个地名或者某种科技成果的发明过程，人们可以通过档案学习先辈们留下的优秀成果，因此“档案是人类智慧的物态结晶。”在学术界，档案被尊称为“历史文明之母”。

档案的存在使得记录人文地理、发展人类传统、留住历史故事的想法成为现实，但是档案需要妥善管理。只有被人们妥善管理的档案，人们才能在再次寻找时不费吹灰之力。在傳统的档案管理方法之中，一般采用的是文字记载的形式，这种形式非常容易丢失，而且所保存的档案数量也往往受到过多限制。而在大数据背景下，人类社会完全可以利用大数据进行档案管理，发挥大数据应有的优势，妥善管理好大数据，为人类社会留存更多的可参考的数据资料。

二、运用大数据进行档案管理的必要性和发展前景

（一）运用大数据进行档案管理的必要性

大数据已经日益渗透到人们的日常生活之中，生活中随处可以见到大数据的影响。而档案管理作为记录历史生活的重要工具，应当顺应社会发展潮流、创新管理方法、运用新的技术解决传统档案管理办法之中遇到的问题。总的来说，利用大数据进行档案管理，有三大方面的必要理由。

1.需要存档的数据多，传统的纸质存留的档案管理办法无法存储日益增加的档案资料。当今社会，“多”成为了人类生活之中的重要词语。广大档案管理工作者，面对越来越多的数据资料的存储要求，必须改变传统的档案管理办法，把大数据运用到档案管理工作中，利用大数据体量巨大的特点，出色地完成工作。例如，“百度云盘”这个APP的出现，使得人们不必再在电脑或者手机内存中储存过多的资料，而只需要将所有需要储存的档案资料上传到百度云盘即可。无论是视频还是文字、图片资料均可储存在百度云盘之中。而人们需要查找资料时，可以随时随地运用互联网在百度云盘中进行预览或下载观看。百度云盘拥有超大容量，还可以增加容量。如此，便无需担心所需储存的档案资料越来越多了。

2.档案的发展愈加多元化，需要大数据来支撑档案管理的发展。而今，由于人们需要存档的资料越来越多，在人们需要进行定位查找时，就变得日益艰难。如果利用传统纸质留存档案的办法，人们在查阅之时，必须翻阅大量的文字资料，这样既浪费时间，又耗费了精力。此外，所需留存的档案不仅仅只有文字资料，随着档案多元化的发展，包括视频、图片等都需要进行留存，而这些是纸质留存的档案管理的办法做不到的。因此，为了适应档案的多元化发展趋势，必须有效利用数据的新功能来进行档案管理。例如，各种网站的出现，包括“百度文库”、“微课网”、“教育人才网站”等。这些网站使得人们可以通过互联网在网络之中，快速定位寻找到所需的档案资料。这样的档案管理方式既帮助人们节省了时间，又帮助人们利用丰富的网络资源进行充分地对比与分析，找到自己所需的资料。

3.档案管理必须要顺应信息时代潮流，而大数据正是当下信息时代中的潮流引导者。随着信息时代的到来，人们的生活与信息的关联度也越来越高。档案管理在某种程度上来说，正是把生活之中传递的信息以档案的形式储存。而大数据所包含的范围极其之广阔，它正是信息的传输者。因此，为了档案管理能够适应社会的发展速度，档案管理也应该充分利用大数据进行档案管理工作。例如，在教育部门的档案管理之中，需要记录学生从小到大的学习生活记录。在传统的纸质留存的办法中，学生的档案数据庞大，而且一旦纸质版档案丢失，对一个学生将产生极其不利的影响。在大数据背景之下，充分利用大数据进行管理，可以避免传统档案管理办法之中可能发生低效，甚至损坏丢失的问题。再比如，生活之中的任何一个人想要记录自己生活之中所遇到的事情，都可以充分直接或者间接地运用大数据进行生活记录管理，包括在QQ、微信等社交平台中发表自己的感想、感悟等。由此可见，信息时代的到来使得不管是个人还是单位或国家的档案资料管理都得到了妥善地管理。因此，利用大数据进行档案管理正是顺应了信息时代发展趋势的要求。

（二）运用大数据进行档案管理的发展前景

人类进入21世纪，信息技术的发展更是日新月异。而大数据作为新时期的新兴事物，其发展前景得到了企业和国家的重视，并且大数据的发展也日益与人们的生活紧密相连。

1.商业模式的发展不断变化，大数据的时代正处于新兴和发展阶段。在2013年5月10日的淘宝十周年晚会中，阿里巴巴集团董事局主席马云在晚会上做了卸任演讲。马云说：“大家还没搞清PC时代的时候，移动互联网来了，还没搞清移动互联网的时候，大数据时代来了。”作为一个具有独到的商业眼光的成功人士，马云的演讲告诉我们，商业模式不断变化发展，而大数据时代正在兴起。因此，我们必须把握时机，在档案管理工作之中，充分利用大数据，使得档案管理工作在大数据背景下完成其储存量需求大、多元化发展的需求。

2.国家政策在战略上的支持，使得大数据战略的发展有了坚实的后盾支持。一方面，工信部表示将和有关部门加强协同，积极营造良好的环境，推动应用和产业相互促进、良性发展，为我国大数据产业和大数据创新发展探索积累经验。另一方面，在2015年5月26日，中共贵州省委副书记、省政府省长陈敏尔在峰会上透露，国家在制定大数据国家战略及行动计划。因此，我们在档案管理工作之中，也应该积极响应国家战略计划，充分利用大数据的优势，使得档案管理工作更为先进和完善。

三、结语

随着信息技术的发展，大数据时代已经到来。运用大数据进行档案的管理，不仅是必要的，而且也得到了社会和国家的认可。在商业和国家政策上面，都对大数据的发展做出了很好地支持。在档案管理工作之中，更要充分利用大数据背景之下的互联网，充分打造网络平台，加强档案管理的安全力度，逐渐建立起有效的档案管理体系，使得档案管理工作能够充分运用大数据的优势，取得新的发展，为我国教育、文化事业的发展做出更加积极的贡献。

参考文献：

[1]蔡利剑.大数据背景下的档案管理问题研究[J].西北工业大学学报（社会科学版），2016，36（1）.

[2]傅笑然.大数据背景下高校教学档案管理探析[J].高教学刊，2015，（19）.