浅谈电子档案的风险管理措施

郭艾芳

摘 要：此篇论文，笔者研究的方向就是电子档案。主要是从其的优点进行系统的分析，以此实现对其的安全管理。除此之外，电子档案的特征务必要进行生动形象的介绍；一般而言，介绍完上述几个方面，则还需要加强对于电子档案的风险管理，重点包括信息安全管理等在内的三个方面。笔者希望，此篇论文能够为我国的电子档案风险管理起到一定的借鉴意义。

关键词：电子档案；特征；风险管理；措施

现如今，档案信息化的进程不断加快，采用电子档案这一种形式早已经成为了世界上的主流。而至于传统的纸质档案，其并没有被摒弃，但是却是已经逐渐从神坛落了下来。电子档案具有操作简便、使用快捷等优点，但是尽管如此，其所面临的安全管理风险却也是十分之大，所以加强对于该方面的风险研究确实是十分必要的。

1 电子档案的管理特征

（一）电子档案存放位置的不确定性

电子档案，实际上就是一种新形式下的一种电子文件，其既与载体相互联系但是又是彼此分离的。所以对于电子档案的存放位置而言，具有可变性，可以随时继续宁拷贝和转移等处理。

（二）信息的数字化形态

关于电子档案与纸质档案这二者之间其实各有利弊。但是能够最大限度的对二者进行区分的还得算是这二者所呈现出来的形态不同，前者全部是采用的数字化形态，无论是对信息进行保存还是调用处理，都是编码合成的。所以其与计算机的联系十分紧密，几乎到达了无法脱离的境界。一旦计算机出现问题，那么电子档案自然也无法进行读取等任何操作。

（三）电子档案信息的可变性

电子档案属于计算机内部的一项电子文件，与其他文件所呈现出来的差别并无多大，所以其可以在后台对电子档案里的内容进行中增减等操作。这与传统的纸质档案对比而言，其操作更为简单、迅速，几乎难以找出改动痕迹。这样一来，信息具有极大的可变性，在安全管理工作上也就更加难以维护了。

（四）电子文件的可共享性

电子档案具有共享这一特性。现如今，互联网的应用不断普及，各方面都呈现出一个不断进步的趋势，如果不对其进行监管，那么电子档案可以随时随地被人共享。其的安全管理工作只会日益艰难。

2 电子档案风险管理应对措施

（一）信息安全管理

电子档案具有电子信息，所以将电子档案划分为计算机信息也不为过，只不过电子档案用于特殊用途，因为电子档案具有一定的风险性，所以相关的从业者必须懂得如何保护计算机信息的技术。与此同时，正因为对该行业风险的认知程度逐步提高，所以信息安全的整个体制也在不断改良等，也就说明人们越来越关注信息安全。权威媒体披露，当前我国这近几年来信息安全市场的平均增长率通常都保证在30%左右。所以，现如今电子档案的风险管理首先应该依托的是计算机信息安全重要管理技术的发展与进步。另外，在此方面的相关技术也是相当成熟的，具体包含文件加密技术、重要身份识别技术等。通常而言，开发这些信息安全技术的核心目的还是要在根本上利用计算机系统的整体安全来进一步保障文件信息安全。因此，当前信息安全技术的实际应用是电子档案相关风险管理的基本，一般只有之前确立了存放电子档案的计算机系统的安全，才可以科学和高效的开展后期的相关工作。总的来说，信息安全管理也不一定完全要一定程度的技术支持，通常也对人为管理有较大的需求。

（二）文件管理

对于现如今使用如此频繁的电子档案而言，其所存在的安全风险也随之增大。所以务必要对其的文件管理工作进行严谨、踏实的操作。记录这一项操作自然是必不可少的，然后依此建立起二者之间的联系。在信息的说明上，不能仅仅只是利用文字的堆砌，必须增加组织内部的联系。如果真的是按照这种操作的话，那么相关的电子档案就可以被整理成为一步合集；定期对文件进行筛选和维护处理。由于档案信息化建设工作不断向前更替，那么其的密度自然也是随之增大。单单保存这一项功能已经无法适用于当下的社会。所以说，对于电子档案的存毁必须事前进行判断，执行保存操作之后，择要加强对其的维护。这样一来，结构性、实用性也会更加明显。管理风险也会小上很多。

（三）业务管理

1.使管理机构更加科学合理

电子档案管理工作现如今已经成为了人们关注的一个重点项目，为了切实有效的规避风险，在操作过程中必须要更加规范。内部的管理机构的权限设置也应该要更加科学合理。对于内部人员要进行工作上的业务的具体划分，在员工管理上，是一定要做到先培训、后上岗的这样一套步骤的。在资源的配置这一方面，一定要进行科学合理的分配，以免造成负面影响。

2.提高档案管理人员的知识水平和专业素质

档案管理人员其实是在电子档案管理中起到了一个十分重要的作用。其主要的工作内容就是对进行监管与分类。然而，档案管理工作运行的好坏，直接就与着工作人员挂钩，直接反映出管理人员自身的能力和水平。所以说，要想要将电子档案进行更加科学高效的管理，就必须从提高档案管理人员的知识水平以及专业素质这两方面下手。一开始，自然是面试工作要做到位，考验工作人员的专业能力，然后，在公司内部开展风险管理相关培训，以此达到与时俱进的效果。

3 总结

现如今，电子信息档案已经在社会上被运用得越来越普及，也就是说，如今的档案已经在信息化这一条道路上越走越远。其以着存储方便、调用快捷的优点，使得其的使用性也愈加的广泛。然而，一样新事物的产生，必然是包括优缺点在内的。自然，所面临的安全风险较为巨大。所以必须要妥善的做好电子档案的风险管理工作，确保其传入和输出的都是最为优质的信息。

参考文献

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