浅谈“邮件合并”在学校工作中的应用

叶生玲

【内容摘要】工作中经常会处理一些类似的文件，这些文件只是数据不同，对于这些文件我们可以通过软件Word中的邮件合并功能的使用，来提高文件处理效率，事半功倍。具体步骤是：制作主文档模板；准备好数据源；进行邮件合并。

【关键词】邮件合并 应用 Word Excel

在学校日常工作中，我们会遇到学生的录取通知书、奖状荣誉证书、职工的个人信息、学生成绩报告单、学生体检回执单、学生证等等，这些文件格式都相同，只是涉及到具体的个人信息、数据有变化，以往都是由人工填写，很是费时且不能保证正确率。如何改善这一状况，提高工作效率呢？“邮件合并”是软件“Word”的“工具”菜单的一项强大功能，我们要将此功能“Excel”结合使用，便能轻松、准确且快速地完成这些任务。下面结合自己在工作中的使用情况，谈谈邮件合并是如何在学校信息管理中应用的。

邮件合并功能不是只有收发邮件的功能，而是Office中word提供的一项高级功能。它把数据从指定的数据源中提取出来，放在主文档中用户指定的位置。首先打开Office，建立一个Word，另外再建立一个Excel信息的数据源（该源应该包括充分的数据信息——如填写的收件人、发件人、邮编等信息）。然后我们就可以使用此功能在主文档中插入相关的信息，生成一个信息更加完善的文件，此外用户可以将其保存，可以把Word文档打印出来，或通过Email形式发出去。这个名称是在最初批处理邮件文档时提出来的，故名“邮件合并”。

邮件合并就这三个基本步骤，只要了解其中的操作流程，就可以利用这一功能来完成批量很多文档。

1.主文档模板的制作

信函、email、传真、信封等不同的模板在Word邮件合并中都有，用户可以根据不同的功能选择，使用不同的模版。该文档包含对于合并后的文档版本都相同的文本和图形，如果主文档是自己设定的格式和排版樣式，选普通Word 文档就行了。

学生证的大致样式，也就是主文档的模式，这里我们形象地称之为“常量”。

2.准备好数据源

如果把主文档称作为“常量”的话，学生姓名、性别、照片等均为要填写的内容便为数据源，我们可称之为“变量”。数据源是邮件合并实现最重要的前提条件，是带标题行的数据记录表，即数据库表，可以是Excel格式，也可以是Access和Vfp格式。我们应该选择“被SQL语句操作控制的语句”作为数据源，因为邮件合并其实就是一个数据查询和显示的工作。建立的“学生信息表”，我们也可称之为变量。

做表之前我们要准备相关的数据，如学生的照片，根据他们的学号重新编出新的学号，或按学号来进行命名也可，将其存放在相关磁盘的文件夹，如“L：＼学生信息”。需要注意的是，我们要将学生的姓名、学号、班级与照片的序号一一对应，虽然真实的图片并不需要插入在照片一栏，但是却需要输入与对应照片的磁盘地址，比如“L：＼＼照片＼＼160001.jpg”，值得注意是斜杠是双反斜杠（＼＼），完成相关工作可将该工作簿重命名为“学生信息”以与前面的文件相区别。

3.进行邮件合并

首先弄清两个概念：合并域和合并文档；合并域是指在主文档中插入的占位符，合并文档是指将邮件合并主文档和地址列表合并后生成的结果文档，结果文档可以是打印结果文档，也可以是包含合并结果后的新的Word文档。

主文件生成的份数由表格中的记录行数决定，“邮件合并向导”会帮助用户合并完成相关任务。步骤：打开新建文档，在“工具”栏中下拉菜单选中“信函与邮件”中子菜单之“邮件合并”选项，点击“下一步”，选择“使用当前文档”选项。点击“选择收件人”中的“使用现有列表”选项，将“选取数据源”的对话框打开。在该对话框里面，定位到刚才填写的Excel2010 表格文件所在的路径并选择该文件。

依次点击“下一步”，选取“其他项目”在主文档中相应的位置插入：“姓名、性别、班级、学生号”。特别说明在照片一栏插入照片信息时，不能沿用以上的操作。我们在要插入图片的位置，插入一个域，通过域来调用Excel 数据源中的图片地址，再通过域将这个地址解析成图片——这就是插入图片的原理。

操作步骤是：在需要插入图片位置点击鼠标，同时Ctrl+F9，在插入域就能看到两个“{ }”在闪烁。在光标处输入：INCLUDEPICTURE""（英文状态下的双引号），此英文状态下的双引号很重要，否则会造成生成的文档中图片解析地址错误。我们将光标点击在英文双引号中间，再次点击“插入合并域”，选中图片所在的字段，存放字段是“照片”。将其选中并点击“插入”，如下图：点击生成新文档，此时我们是看不到照片的，只有使用“Ctrl+ A”全选新生成的文档，再按“F9”刷新域，就能得到我们预想的正确的“图片+文档”文件。

通过按“F9”键，显示插入的域，我们就能看到插图是否成功，效果如何。如果达到自己设计的效果，用户点击文档。这一步非常关键，因为如果此环节如果出问题，我们将不得不重新操作一遍。但是软件版本对此功能是有要求的，如果Word是2007版本，即便保存后也可以正确解析图片地址，不会出现Word2003中的图片显示出错的情况。

将Word文档与Excel等数据库建立关联是邮件合并的本质所在，通过“跨界”达到相互补充有效混搭，从而实现了小型的信息管理系统的构建。

（作者单位：江苏省徐州市铜山区茅村镇中心中学）