档案利用合理性与档案利用优化性研究

韩伟

摘 要：档案利用一直是档案管理部门以及相关部门非常注重的内容，经过实际调查了解到，我国档案利用并没有呈现出科学化、合理化的特点，不能将档案信息资源具有的价值充分发挥出来，对档案管理领域发展也造成了非常不良影响。一定要加强研究力度，深入考虑如何将档案具有的价值充分体现出来，保证档案利用和合理性和优化性。本文就是对该内容进行探究，希望对相关人员有所启示。

关键词：档案利用；合理性；优化性

档案应用的合理性与优化性，就是保证档案信息具有的价值可以充分发挥出来，满足社会各界对档案信息的多元化需求。需要明确的是档案作为宝贵的社会公共资源，合理性、科学性的应用也是公共资源建设发展的必然要求。我国档案应用方面虽然存在着一定的不足，但是这些问题都是可以通过有效措施进行改善的。对档案利用合理性与档案利用优化性进行探究是具有重要意义的，下面就对相关内容进行详细阐述。

1 合理以及优化应用档案的重要性

档案属于一种非常宝贵的社会资源，其应用是非常关键的。能否科学、优化的应用档案，与档案利用价值发挥以及利用效率有着非常紧密的联系。从事档案管理相关领域的工作人员必须要针对目前档案应用中存在的问题，积极的找寻有效措施进行改善，从而保证档案应用的合理化与最优化。档案合理、优化应用的重要性主要体现于以下几个方面：如果不能合理、优化的使用档案，那么档案信息就无法得到有效的共享，很多档案具有的价值也就不能良好呈现。我国对社会资源的整合非常重视，档案作为社会资源中不可缺失的重要内容，强化档案应用的合理化与优质化，对促进我国社会资源高效整合也有着积极影响。社会各界对档案信息有着多元化的需求，档案建设最初就是对个人、技术相关有价值的信息资源进行整合存档，所以每一个档案都会存在属于自身的应用价值。人们在工作调动的过程中也会涉及到档案的调转，科学技术发展速度不断加快，科研人员对档案信息的需求程度也在不断增长，这些情况都要求档案利用处于合理、优化状态中。

2 档案利用的合理性与优化性的措施分析

我国对档案的开发和应用非常重视，经过一段时间的努力也取得了比较客观的成就，但是实际调查发现，我国档案应用中还存在着一些不足之处，档案应用并没有呈现出合理性与优化性的特点，这种情况对我国档案管理领域发展必定会造成非常不良影响。所以必须要结合当前档案利用的实际情况，积极找寻有效措施进行改善，对我国档案建设、开发奠定良好基础。

2.1 正确处理档案利用合理性与优化性二者之间的关系

档案应用合理性与优化性二者之间存在着非常紧密的联系，档案利用的合理性对档案应用的优化性有着较深程度影响。而且，档案利用的优化性也会强化档案利用的合理性，从中可以清楚的了解到二者之间的紧密联系，可以说二者是相辅相成、相互制约，缺失了其中任何一方面都会对档案管理领域发展造成阻碍。通常情况下，檔案管理人员岗位工作开展中需要侧重于档案应用的合理性，该要求也是档案应用的基本要求。只有保证档案基础有条不紊的进行，才能提升档案管理成效。档案管理人员需要明确，档案应用的合理性和档案信息资源应用优化性的基础，在合理应用档案信息的基础上，对资源应用进行严格控制，保证资源应用的最优化，这样才能使得档案具有的价值最大限度的呈现出来。在档案管理和档案价值开发的过程中，档案利用的合理性和优化性需要两手抓，不能忽略其中任何一方。现阶段，我国档案管理应用并没有呈现出合理化的特性，这也是导致档案资源不能优化应用的主要因素，一定要先解决档案利用合理性这一问题，然后在对档案优化性应用问题进行逐步性的改善，从而保证我国档案建设、开发领域可以上更高层次进军。

2.2 从档案数量上做到档案利用的合理性及优化性

档案应用数量是对档案利用效率进行分析和评判的基础、关键所在。档案应用的数量越多，那么也就表示档案应用效率越为良好。但是利用效率良好并不表示档案信息的利用成效较高。所以相关工作人员需要注重信息数据的收集和整理，然后对信息数据进行科学化的分析，深入了解档案信息的实际应用程度，从而评判档案信息应用和合理性以及优化性。从档案利用质量分析上来做到档案利用的合理性以及优化性，质量是判断档案利用最终效果的基础，因此要做到档案利用的最合理化以及最优化，必须对其利用质量进行有效的研究。

2.3 从时间维度上来做到档案利用的合理性以及优化性

档案及时利用是对档案合理利用的时效性要求和时间指标，保证及时利用的同时，还须关注档案资源的长远利用和可持续发展，才能实现档案的真正合理利用：从空间维度上，要求规范控制档案利用活动、完善档案利用相关法律、科学规划档案实体分布和信息布局，着眼于权利协调和分布协调来考虑整体效益，满足利用主体活动空间、客体分布空间的动态平衡与和谐稳定。

2.4 档案保管期限应该更细化

我国档案保管期限应该更细化，尽管档案保管期限表在我国一变再变，然而标准制定的进展，跟目前理论界研究与讨论的观点还存在着比较大的差距。我国保管期限变化总趋势表明，保管期限是向明确化、细致化方向发展的.但这种发展比较缓慢，显然不能令人满意。从50年代起，我们的鉴定工作就一直困惑于保管期限应该是弹性好还是机械好这两难境地，这导致了我们在制定保管期限表时的摇摆。以笔者之见，保管期限应该力求机械性、细致化，向标时法靠拢。

2.5 注意征购以及收购的问题

积极借鉴文博部门的做法，制定切合档案部门实际的档案收购价格并在一定场合公布，吸引社会收藏者主动上门。青岛市档案馆在网上公布档案收购价格的做法就很好。必须明确档案征购（收购）只是档案征集工作的一种补充形式，不可列为主要征集方式，档案部门更多地还需要不断加强行政执法和行政管理来规范各种重要档案的归属和流向.力求最大限度地控制珍贵档案信息资源。

3 结语

可知对档案利用的合理性与档案利用优化性进行研究十分必要，虽然现阶段我国的档案利用无论是在数量上，还是在质量上，都没有达到合理性以及优化性的要求，再加之，我国有关研究文献非常少，而本文对此进行研究，也是希望为能够业界人士提供进一步研究的借鉴，但是合理性以及优化性两方面，目前应该把重点放在合理性方面，之后在此基础上，在进行优化性的利用。

参考文献

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