浅谈医院文书档案管理的创新策略

邢雅军

摘 要：文书档案是医院档案管理中的重点对象，它是医院发展、革新的历史见证。加强文书档案管理，有利于促使医院整体管理水平的提升。本文就新时期如何对医院文书档案进行创新性管理进行主要论述，以期进一步提高医院档案管理水平。

关键词：医院；文书档案；管理创新

医院文书档案是指医院发展历程中所形成的相关历史文件、图表、录音、视频等资料。这些档案资料是对医院发展历程的真实记录与客观反映，并且为医院学术研究、医疗纠纷、后勤服务等提供了有效的法律依据与参考资料[1]。随着时代的进步，传统的文书档案管理模式已难以满足医院档案工作的需求，因此，必须加强创新才能进一步提高文书档案管理效率。

1 医院文书档案管理工作的主要特点分析

医院文书档案所涉及的档案种类非常多，范围广，综合性较强。总的来说，医院文书档案管理工作的特征主要有三点：一是综合性，根据档案类型来分，包括人事档案、财务档案、科研档案、医疗设备档案、医务工作档案、医院党务工作档案等。根据档案资料的来源来分，包括医院自身制定的相关规定、业务性文件，上级部门下发的相关文件，与其他部门往来的相关文件等。二是专业性，医院文书档案大多数都是反映医疗工作的，带有极强的专业性。三是保密性，医院文书档案一般只限于内部工作人员查看，开发程度很低，具有较强的保密性。

2 当前医院文书档案管理存在的问题分析

（一）对文书档案工作缺乏足够的重视

文书档案管理属于医院一项日常管理工作，不会带来直接的经济效益。因此，不少医院领导与管理人员都对文书档案管理工作不够重视，在这方面不肯过多投入，导致文书档案管理缺乏设备，管理技术滞后，管理机制不健全。

（二）缺乏完善的文书档案管理制度

由于文书档案管理缺乏健全的制度保障，导致医院文书档案工作的开展无法可依、无章可循。可以说，这是医院文书档案管理面临的主要问题之一。文书档案管理工作要求高，内容涉及范围广，需要院内各部门相互配合协作才能保证文书档案管理效率。由于缺少制度支持，医院各部门无法有效配合工作，明显增加了文书档案管理工作的难度，造成文书档案管理质量难以提升。

（三）文书档案管理人员业务素质有待提高

医院一般将工作能力不强或年老员工安排到文书档案管理岗位上。这造成文书档案管理队伍的专业素养普遍不高，从而制约了医院文书档案管理水平的提高，更不用说文书档案管理的创新了[2]。在当前医院档案信息化建设进程中不少医院都实现了文书档案信息化管理。但由于档案管理人员的年龄偏大，缺乏档案专业知识，档案管理水平明显偏低，难以满足医院文书档案信息化管理的要求。

（四）档案管理手段滞后

尽管档案管理信息化建设已开始实施，很多先进的管理技术也在文书档案管理工作中得到应用。但是部分医院仍沿用人工管理模式来管理文书档案，手工填写资料，导致档案管理效率不高。

（五）文书档案的利用率不高

文书档案管理工作的开展能够促使医院整体管理水平的提升，使各项管理更加精细化。但是由于诸多因素的制约，不少医院的文书档案利用程度不高。大部分文书档案形成后，经整理归档后就放在一边，极少得到有效利用。

3 加强医院文书档案管理创新的策略

（一）增强档案管理创新意识，提高服务效率

要想让文书档案工作得到真正落实，全面提高医院文书档案管理水平，首先必须改变医院干部职工的档案管理理念，增强他们管理创新意识。根据医院文书档案管理现状，建立健全文书档案管理工作考核标准。同时，加大档案管理宣传力度，引起医院全体人员的重视，增强文书档案人员的服务意识。要将文书档案管理与医院核心竞争力相结合，以促使医院竞争力的不断提升。此外，对医院文书档案管理工作的创新还需要抓好对文书档案管理员的全面监督，严格落实我国文书档案的相关规范与标准，保证文书档案资料的准确性、完整性与可靠性[3]。这样才能为医院文书档案管理的创新打好基础。

（二）建立健全文书档案管理制度，提高档案管理水平

医院应主动学习借鉴国内外档案管理先进技术以及各行业在文书档案管理方面的相关经验，并结合自身工作特点与性质，制定一套健全的文书档案管理制度。此外，在制定文书档案管理制度的过程中还应考虑到医院的经营模式、经营制度以及企业文化与经济效益[4]。这有利于协调医院各部门间的合作，提高医院文书档案管理效率。在医院文书档案日常管理中，涉及到很多种档案类型，其中，办公室档案管理属于整个文书档案管理的核心内容。因此，医院有关部门可将文书档案管理归口到办公室档案管理工作中，注意对相关科室工作人员的督促，使其能按时整理、上交档案资料。这样能有效避免办公室档案资料出现堆积、混乱、分散等问题。同时，还确保了档案资料的完整性，并具有较好的保密性。

（三）加强文书档案管理队伍建设，做好人才保障

创新医院文书档案管理，离不开高素质、专业化的档案管理人员。首先，必须重视文书档案管理队伍建设，积极吸纳档案专业人才，为文书档案管理队伍输送新鲜血液。另外，要加强对文书档案人员的教育培训，端正他们的工作态度，让他们充分认识到文书档案管理的重要性。同时，要重点培训档案人员的专业理论知识、电脑操作知识、业务操作知识等，从而不断提高他们的专业综合素养。其次，要抓好对医院全体人员的教育培训，要结合医院实际，建立具有自身特色的企业文化，引导干部职工进一步增强服务意识与责任意识，主动学习，共同配合好档案部门的文书档案工作[5]。这样才能真正推动医院文书档案管理信息化建设进程，实现文书档案管理的创新。最后，抓好对文书档案的收集、整理等环节的监督，并保存好底稿。在相关工作完成后，由档案员对文书档案进行核对，确保资料的准确性与完整性。

（四）提高档案管理信息化程度

档案管理人员要加强对现代信息技术的应用，借助信息技术与数据库技术来实现对文书档案的信息化管理。首先，根据医院各部门实际状况，对相关文书档案进行分类整理，使其更加规范化。其次，将各类文书档案制作为电子档案，并进行编号，录入数据库中保存。最后，对电子档案进行收集整理，并做好保密工作。制定健全安全管理机制，在文书档案管理系统内设置相应的安全系数，经常更换密钥，采用通讯傳输加密处理、跟踪监控等措施，确保文书档案的安全性。

总之，加强对医院文书档案管理的创新，对提升医院整体管理水平，推动医院各项工作的有序展开都有着重要的意义。因此，医院必须对这项工作引起高度重视，建立健全相关文书档案管理机制，为文书档案管理的创新打好基础，起到事半功倍的效果。

参考文献

[1]贾方琦.论医院文书档案管理的创新[J].城建档案，2015，16（12）：65-66.

[2]吴玉梅.浅谈医院文书档案管理创新的有效途径[J].办公室业务，2015，24（17）：77-78.

[3]房云鹏.医院文书档案管理创新的有效途径研究[J].兰台内外，2013，34（5）：44-45.

[4]王波，王云.试论医院文书档案的创新性管理[J].医学信息，2009，1（10）：29-29.

[5]孙琦.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报，2013，35（4）：233-233.