浅议信息技术在医疗保险档案管理中的应用

文·姜楠

浅议信息技术在医疗保险档案管理中的应用

文·姜楠

医疗保险是维护参保群众身体健康的重要保障，是我国一项重要的社会保障制度。医疗保险档案是各级医疗保险经办机构所记录的最原始资料，真实记录了参保单位和参保人员基本信息，是支付各种医疗保险待遇的重要依据，也是参保信息、待遇支付的唯一凭证，是社保档案的重要组成部分。 随着经济社会的快速发展和人民群众收入水平的逐步提高，城乡居民医疗保险参保人数逐年增加，需保存数据量呈倍增趋势，在“大数据”和“互联网+”的背景下，传统的医保档案管理方式已经不能适应现代医保的需求。如何利用信息技术做好医保档案管理工作，更好地为广大群众提供更优质的医疗保险服务，已经成为各级医保机构迫切需要解决的问题。

一、医保档案管理信息化建设现状及存在问题

医保档案信息化建设是发展社会医疗保险事业的必然要求，也是适应社会信息化的内在要求。提高医保档案信息化水平有利于社会服务水平的提高，建设服务型和谐社会。近年来，全国各地信息化建设取得了突飞猛进的发展，但是信息技术在医保档案管理中并没有得到广泛的应用，医保档案信息化管理仍然比较落后，主要体现在以下几个方面：

一是管理模式落后。虽然各级医保机构围绕档案管理信息化建设，投入了一定的技术和设备，但多数仅能满足于最低的办公需要，在收集材料时仍只能采取一些传统方法，如手动输入、复印、普通扫描等，这种收集方法十分老套，不仅耗费大量的人力、物力，也容易出现漏洞，而且不能及时更新数据，很难及时准确地反映医保事业的现状。此外，管理人员素质较低，对信息技术应用不熟练，对档案的甄别能力与分析能力不足，影响了数据的准确性，对科学研判医保形势、提高社会保障能力有一定的误导性。

二是服务意识浅薄。医保档案管理关系着广大参保群众的切身利益，影响着社会保障工作的发展。在医保档案信息化建设过程中，医保机构考虑自身业务工作需要的多，考虑方便群众的少。服务意识的缺乏，导致参保群众无法通过便捷的信息技术了解医保政策的现状，对自身享受医保待遇过程中产生的疑问无法及时解决，容易诱发一些社会不稳定因素。

三是资料收集不全。虽然人力资源社会保障部和国家档案局在2009年就颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，为社会保险业务档案的安全完整和合理有效利用提供了重要的依据，但是由于医保工作业务性强、涉及面广，各医保机构在医保档案信息化建设过程中，对档案内容界定不清，管理范围不明，仅根据各自的理解和实践进行录入管理，使许多应该纳入管理的档案没有及时纳入归档范围。

二、信息技术在档案管理中的重要意义

档案管理是一个庞大的系统工程，信息技术的发展在很大程度上降低了档案管理工作的难度，提高了档案管理的水平。信息技术在档案管理中的应用价值主要体现在以下几个方面：

一是信息技术的应用提高了工作效率以及档案的利用率。信息技术的出现，档案管理人员不必在事事亲力亲为，利用计算机等现代工具，可以减轻工作人员的负担，并且减少工作所需要的时间，从而提高工作的效率；此外，信息技术的出现，还能减少人为因素对档案管理的不良影响。而高科技的出现，减少了不确定因素对其的影响，提高了数据的准确性，自然而然也就提高了档案资源的利用率。

二是信息技术的应用加速了信息收集过程使管理更加便捷。信息技术的出现打破了区域的限制，为人们获取知识提供了快捷的方法。在档案管理工作中，工作人员只要具备基本的硬件及软件条件，如拥有一台电脑、一个管理平台，就能进行数据的收集、分析、汇总等工作。不必像原来一样必须到指定的地点才能办公，或者必须查阅书籍资料才能掌握相关信息。信息技术在疾病档案管理当中的应用，提高了人们获取信息的速度，并且能够对管理平台进行有效的监控管理，保证数据的安全、稳定。

三是信息技术的应用节约了大量空间和资源。传统的档案管理以纸张为载体，容易受到外界因素的影响出现损坏或者残缺现象，不利于资料的保存与利用，况且档案管理大多内容繁琐，纸张形式的资料必然会占用比较大的空间，占用一定的土地资源。而现代化的档案管理，档案的载体是电脑硬盘或者某一个平台，我们只需要确保硬盘的稳定、平台的安全就可以保证档案管理的安全有序，实现信息应用与管理的一体化。

三、加强信息技术在医保档案管理中运用的措施

一是提高对医保档案信息化工作的认识。加强管理意识是提高档案管理水平的前提。信息技术能否在医保档案信息管理中发挥更大的作用，与医保部门领导的认识息息相关。相关单位可以有针对性地开展一些培训活动，提高高层的管理水平，改变其落后的观念，完善其知识体系，使信息技术在医保档案管理当中发挥出最大作用，推动医保管理体系的更加完善。

二是完善软、硬件设施。先进的设备是信息技术得以应用的基础。医保机构要注重设备的更新，采购与自身特点相适应的先进的设备，提高档案管理的信息化程度。计算机是实现现代化的重要工具，其功能与性质的稳定关乎档案信息的完整性与安全性。利用计算机存储相关资料，节省了空间资源，缩短了查阅信息的时间，减少了工作人员的工作量，并且还可对档案进行精确查找，为提高档案管理信息化程度奠定基础。

三是全面提高档案人员素质。档案管理人员的素质对档案管理信息化有直接的影响。目前，多数医保机构的档案管理人员是从其他部门、其他专业发展而来，对档案管理缺乏系统认识，只把档案管理看做是机械的工作，没有现代管理的概念。围绕改变这种现状，组织相关活动对管理人员进行培训，提升其专业知识，从根本上提高管理人员的素质。为了提高工作效率，管理人员还要能够熟练地掌握计算机基本操作，学会运用相关软件，提升自身的技能。从而把所学的知识进行综合、总结，结合具体的实践工作，做好医保档案管理工作。

四是提升电子档案的可靠性与稳定性。电子档案有利于提高信息的利用率，但网络存在着一定的安全隐患。计算机的异常或者保密工作失当都有可能造成数据的遗失，威胁数据的安全。为此，要格外重视系统的安全，警惕一切危险源，例如病毒、黑客等。通过提升数据库的安全性，加强电子档案数据备份等，增强其抵御风险的能力。

五是完善信息化管理的运行机制。随着技术的日新月异，在档案管理中运用信息技术已经成了事情发展的必然趋势。因此，医疗保险机构应当采取有效措施完善自身的信息管理的运行机制，使信息技术能够最大限度服务于医疗保险工作。例如，制定相应的工作条例，完善内部管理，健全档案管理机制，为档案管理信息化发展提供保障。

四、结论

医保档案管理对我国社会保障体系建设有着重大的影响。信息技术在医保档案管理的应用，改变了传统的医保档案管理模式，提高了档案管理的效率与水平，保障了广大参保群众的切身利益。

（作者单位：烟台市牟平区社会医疗保险事业处）