浅谈计算机网络技术在人事档案管理中的应用

文/关媛，河北省承德市滦平县人力资源和社会保障局

浅谈计算机网络技术在人事档案管理中的应用

文/关媛，河北省承德市滦平县人力资源和社会保障局

我国经济飞速发展的今天，计算机以及相关技术已经成为我国发展经济的重要部分，计算机及其相关技术让各行各业的发展更有力量，更为稳定。档案可以说记载了许多行业的发展历史，及时有效的管理档案可以使我们的发展更有目标，避免发生重复错误。利用计算机网络技术管理工作可以更为妥善，更为便捷，更为安全的储存档案资源。也可以更为便利的管理档案，梳理档案。所以我们现在应大力加强计算机网络技术在档案管理中的利用。

计算机；档案管理；网络技术；具体应用

前言

当今时代，计算机能够帮助人事档案管理人员在记录、调配、工资、更新等管理方面提高效率、提高数据的准确性，为领导科学决策提供依据。我单位编制居多，更应加强计算机在人事档案管理方面的应用，使计算机为人事档案管理工作发挥更大作用。进而加快我国经济的更为快速、安全、稳定的发展。

1 计算机网络技术的基本概况

计算机网络技术是一种将通信技术，计算机技术以及信息资源有机融合后形成的技术，可以提高资源的管理技术，资源的使用率。计算机网络技术已经衍生出了许多有前景的朝阳产业。这些产业已经成为国民经济的重要组成部分，是国家经济的先导产业。强大的计算机网络产业确保了我国的网络与信息安全，计算机网络产业已经成为现如今各国实力比拼的一大看点。计算机网络技术的广泛使用，将缩短我国的创新周期，提高我国的创新实力，加速科学技术地快速发展。现在计算机网络技术是一种大热的趋势，已经深入现有的各种行业中。特别是因为它自己本身的优势，给很多大型企业或者企业提供了技术支持。可以说现在的形势是一片大好。不过因为我国现有的技术受限，现在我国的计算机网络技术的发展还有着很多问题，当务之急我们应该尽快的解决现有问题，不断完善我国的计算机网络技术发展体系，为我国的经济发展提供大力的支持。

2 计算机网络技术在人事档案管理工作中的作用

2.1 提高管理效率

单位人事档案储存着员工个人履历、德能勤绩、人事关系变动、工资、奖惩等重要信息，是日常工作中领导和相关部门需要经常查阅的材料。计算机网络技术使这些信息共享变得轻松容易，增强了实时性、准确性，节省了时间，提高了管理工作效率。

2.2 节约成本

人事信息属性繁多，因性质不同而情况复杂程度不一。包括不同编制下的工资统计、编制归属情况、老干部情况统计等方面，其涉及的面之广，数据量之大可想而知，若利用手工进行统计，将花费大量的人力、物力、财力等。多媒体信息网络系统建立以后，我们就可以快速准确调取信息，信息一经录入，便可以共享，而且利用专业辅助软件还可自动生成审批表等材料，节省了成本。尤其是，利用计算机存储的电子信息，使纸质稿档案可以减少翻阅次数，从而降低了原稿的磨损度，进而降低成本。

2.3 多媒体信息的扩充

信息可以分为文字、图像、声音、影视、动画等多种形式，称为多媒体信息。随着时代科技的发展，多媒体技术日渐成熟。人事资料可以通过多媒体技术采集声、像、视频等方式进行扩充，使人事信息更加全面、直观和生动，在深度和广度上有了进一步拓宽。而计算机网络技术则使多媒体信息的储存、传输和处理成为了可能。

2.4 减少失误率

由于计算机具有运算速度快、存储容量大、计算精度高的特点，在管理工作中使用计算机就可以减少许多由人工抄录引起的失误，使数据更加准确。

3 人事档案管理工作已实现的网络技术

随着计算机的应用和普及，运用计算机网络技术实现档案管理现代化乃大势所趋。应用计算机网络的情况总结如下：

3.1 建立了基本信息查询数据库

只要输入某种类别关键字，如“姓名”或“职务”等，就可以快速查阅到信息。

3.2 建立了材料接收登记数据库

人事档案材料原件的接收、登记、归档、日期、接手人等信息通过计算机录入成为电子信息，使档案接收管理工作有序有据。

3.3 建立了与上级管理部门关联的网络版数据库

随着网络技术的发展与进步，上级人事管理部门统一了信息管理系统，便于信息的共享与交流，公文、邮件材料等更是通过网络进行交互。

3.4 建立了人事档案目录数据库

人事档案原件的编号、存放柜号是查找该档案的关键信息，我院将所有员工档案按职称分类存放，建立了以“姓名”和“职称”为检索关键字的数据库，使查找人事档案存放位置变得更为快捷。

4 需要解决的网络技术问题

在人事档案管理工作上实现了基本的存储和查询等操作技术，但仍有许多问题需要解决。

4.1 思想观念较落后

随着计算机网络技术的发展，人事档案管理工作由手工化转为自动化、网络化是必然趋势。但往往由于档案管理人员的思想观念未发生转变，仍固守于原有的手工化处理的习惯，使这项现代化进展缓慢。在管理工作中，墨守成规的思维方式决定了人仍像以往一样手工处理问题，而想不到计算机的快捷，明明知道用电脑写更快，但还是愿意手写，以至于最后还要做重复工作。所以提高管理人员的素质，加快思想观念的转变很重要。

4.2 软硬件建设跟不上

由于思想观念的落后，导致经费投入不够，进而导致设备不够先进、管理人员的操作技术水平不受重视、技术培训跟不上等问题是档案管理现代化的阻碍。

4.3 资源无法实现更大范围的共享

由于网络技术应用水平的限制，人事档案管理的信息共享仅限于人事部门与上级和同类部门之间，需进一步提高计算机网络应用水平，开发网络数据库软件，使信息资源实现更大范围内的共享，使领导和广大员工更易查询到自己想要的信息。

5 结束语

计算机网络技术在档案管理中的应用是在遵守法律法规，不破坏行业间公平竞争的前提下,依靠正确的科学的思想和行之有效的管理方法，提高档案信息的利用效率,为大众提供档案信息服务。计算机网络技术使企业档案工作发生了巨大的变化,近年来我国此项技术有了长足的发展,但是在发展的过程中仍然存在一些需要进一步解决的问题，这些问题的存在严重的影响了技术的进一步发展。

[1]杨哲.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].2015(27)：167-168.

[2]丁梅.基于计算机网络技术的档案信息管理及应用研究[J].2016(22)：123-125.

[3]冯惠玲主编《电子文件管理教程》，2016（22）：178-179.