档案信息保密问题的研究探讨

摘 要：新形势下，行政机构改革进入到深水区，各级政府正加强政府信息公开制度建设。而档案信息保密机制是政府信息公开制度中的核心环节，是确保行政机构依申请或主动公开的档案信息不被非法利用的重要环节。同时，两者又是一对矛盾的两个方面，如何确保档案信息依法依规得到公开的同时不泄露其中涉及国家秘密的内容，是亟待需要解决的问题。正确处理好二者之间的关系，掌控公开和保密的力度，对于完善信息公开与档案保密工作具有十分重要的指导意义和实践意义。

关键词：信息公开；档案信息；保密

一、信息公开与档案信息保密工作的关系

首先，档案信息公开与档案信息保密是辩证统一的关系，其不是对立、独立的两项工程，它们相互联系、不可分割的有机整体。[1]从实质角度来看，档案信息公开是以实现政治民主，满足人们对涉及自身利益的信息需求，促进社会、经济发展为根本目的的。而档案信息保密工作是以确保国家秘密不受到非法窃取与利用，保证国家安全为根本目的的。这二者都是我国社会环境变迁、经济环境发生改变环境下为建设事业发展所必须的。

其次，民主政治要求给予公众必要的知情权，但任何权利都是有条件、有边界的，其不能濫用。体现在信息公开领域，也就是说公民申请信息公开时是有范围界限的。而档案信息保密工作开展的基础往往是由于档案信息涉及国家利益、公共群体利益。因此，档案信息保密工作是无条件的，信息公开的前提是必须要保证国家秘密的安全。

最后，档案信息公开与档案信息保密是一对矛盾的两个方面。在这一矛盾中。档案信息公开处于相对的地位，而档案信息保密处于绝对的地位。两者处于相互依存的状态，档案信息保密工作需要档案信息公开为其划分界线，档案信息公开需要档案保密工作来保证信息安全。

综上所述，政府在处理两者之间关系时，应把国家秘密安全放在首要位置，在其能够得到保证的前提下，再考虑公民知情权的保障，明确掌控二者之间的界限。

二、新形势下档案信息保密工作面临的挑战

（一）档案保密工作不够规范，保密程序存在漏洞

在档案信息解密层面，由于解密行为的准则并未精准并未明确，工作人员在实践解密程序中的主观性较强，部分涉密档案文件以及到了解密期限，而工作人员往往出于谨慎、保险的态度，不实行解密行为。而根据我国法律的规定，涉密档案保密期限已满就应当自行解密，如果需要延长，需要在原期限之前再次确定保密期限。但我国法律并没有规定强制执行解密程序，实践中保密期已满的档案仍未进行解密的情况大量存在。[2]在档案信息定密层面，档案定密工作人员抱着“宁多勿少”的心态，对档案信息的涉密程度进行高定、多定、错定，档案信息定密工作人为扩大化。同时，实践中缺乏相应的档案复核程序，定密之后档案信息被搁置，不进行后续的复核工作。以上两个层面的问题，导致信息公开存在障碍，本应解密公开的档案信息没有得到公开，本应公开的档案信息由于定密同样没有得到公开。

（二）工作队伍建设方面较为薄弱

专业性强、技术性高的工作队伍是保障档案保密工作干好的前提。是档案保密工作稳定持续发展的保障。一方面，档案保密工作其不仅需要工作人员具有高度警觉性，也需要其具有高度的技术性。实践中存在的情形时，档案管理工作人员对该档案保密的信息没有概念，不能准确界定档案信息公开与档案保密，不能将保密工作进行良好的落实。另一方面，档案管理工作人员对最新的保密防范技能以及理论知识掌控不到位。随着信息化技术运用到档案管理领域做法的普及，其在提升档案管理工作效率的同时，也带来了诸如“黑客入侵”等安全隐患。因此，档案工作管理人员进行档案安全管理时必须具备更高层次能计算机技术，实践中档案管理工作人员的专业技术能力与科技的进步不对接，导致档案保密工作的防范措施与新形势脱轨。[3]同时，虽然各级档案管理部门都会定期举行相应的保密技能培训，不少部门还会开展相关的讲座，但有些单位的人员流动性强，有的熟悉档案管理工作的人员被安排到其他岗位，新进的工作人员工作经验不丰富，单位整理的档案管理能力没有得到显著的增强，这也是过失泄密这一现象存在的一大因素。

（三）档案信息保密规章制度不健全

随着民主法制建设的深入推进以及科技的不断发展，档案保密工作的内容与方式也产生了变化。档案管理工作中涉密载体以及信息传输方式的变化使得泄密渠道增加，不健全的保密规章制度则加大了档案信息泄密的可能性。具体到实践中，主要存在以下问题：1.没有完善档案信息工作流程，缺乏相应的管理规章制度2.岗位设计上也没有落实责任主体，人员纪律观念以及档案安全管理意识淡薄。

三、信息公开背景下加强档案信息保密工作的对策

（一）构建信息公开下的档案信息审查体系

首先，要建立健全档案信息审查机制，明确档案信息审查的程序和责任。单位必须建立起与工作实际相适应，与工作内容相适应的档案信息公开审查体系。具体而言：1.对于拟公开的信息，在对其进行公开之前，按照单位以及相关法律法规的规定进行审查。工作人员审查时应当做到实质审查，而不能仅仅是形式审查，未经审查的信息不得进行公开。2.审查流程和审查程序要规范化，各个流程的工作人员、负责人要做好各自环节的审查工作，层层负责。工作人员对于审查过程中发现的问题要报告相应主管领导，确保档案信息不涉及国家秘密。3.对于审查中无法确定是否涉及国家秘密的信息，暂时不予公开，待提交有关部门复核确定无误之后再予以公开。4.健全追责制度，坚持“谁公开，谁责任”的原则，增强工作人员及主管领导的责任意识，落实保密审核责任制。

（二）完善定密、解密管理，明确定密、解密程序

档案信息保密工作的源头在于定密程序，档案信息公开工作的源头在于解密程序。只有做到“该定密的定密，该解密的解密”才能做好档案信息的管理与保密工作。具体到实践层面，建议采取以下措施：1.细化国家秘密的范围。很多机关在何为国家秘密上进行粗略的界定，导致对档案信息保密事项范围的掌控不够准确。因此必须结合自身单位的工作实际和行业特点，在国家法律法规的框架下对国家秘密的范围进行相应的细化。2.加强对档案管理工作人员的培训。单位要加强计算机技术、防火墙技术、防黑客入侵技术等方面的专题培训或者专题讲座。在进行培训时，要做到系统化、全面化的讲解，提升工作人员的保密工作技能，让他们能够精准把握计算机领域的档案信息保密操作过程。

四、结语

随着我国经济、政治的不断进步，我国成为世界上第二大经济实体。境外敌对势力也继续加快了对我国国家秘密窃取的步伐。在信息公开的大环境下，我国档案保密工作的难度提升了一个台阶，这不仅是我国实现中国梦过程必须要跨越的高山，也是我国行政机构改革进入深水区必要要啃下的硬骨头。虽然形势是严峻的，但是开展档案保密工作一定要具有担当精神、无所畏惧精神。因为其不仅涉及到国家安全，更关乎到我们每一个个体的自身利益。因此，在开展相关工作时，必须坚持拥护党和国家安全的主线不动摇，做好档案信息公开工作。如此才能建成一个廉洁、高效、遵法守法的新型政府。

参考文献

[1] 李肖军.档案信息化安全体系建设研究[D].河北大学，2010.

[2] 肖诗浩.信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷，2011（12）：137.

[3] 王冬艳.浅析档案数字化过程中的信息保密问题[J].黑龙江档案，2012（2）：117

作者简介

尚宝英，性别，女。籍贯山东潍坊人，民族汉族，学历本科，毕业于山东师范大学，现有职称，助理馆员，研究方向：档案管理。

（作者单位：高密市总工会）