人事档案管理现状及改进对策探讨

窦敏

摘 要：近年来，我国的人事档案管理现状并不乐观，甚至存在着档案失真及材料不齐全等问题，要想从根源上解决我国人事档案管理问题，就必须做到对症下药，真正地从问题出發，找出最佳解决方案。本文主要通过剖析当前的人事档案管理现状，提出有效的解决对策，以全面提高人事档案管理水平，发挥人事档案的实用价值。

关键词：人事档案 管理现状 改进对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

引言

在长期发展过程中，我国事业单位的人事档案管理水平没有得到根本性改善和提升。首先是因为管理部门并没有真正认识到人事档案管理的必要性和重要性，其次是由于相关管理体制和策略与事业单位发展状况不相符，再者，市场竞争变得更加激烈之后事业单位的竞争力度没有得到对应的提升。鉴于我国事业单位的发展非常缓慢的实际，必须对人事档案管理进行深度改革，从而改变形式单一及效率低下的状况，以此推动事业单位发展。

1、人事档案管理中存在的弊端

1.1管理层没有认识到人事档案管理的重要性

总的来说，人事档案管理一直得不到改善和提升，最关键的还是管理层的不重视。要想通过单一落后的体制，实现复杂繁琐的人事档案管理，这显然是不可能的，其中必然会存在较大失误。在这种效率低下的模式下，必然会影响事业单位的整体发展。在管理层不重视人事档案管理的情况下，事业单位的档案管理专业人员也会相应减少，相关工作就不能得到有序进行。有的单位受编制、人员数量所限，根本无法设置专门的人事档案管理部门，也就无法高效的开展相关工作，经常会对其他工作的开展造成负面影响，严重影响单位的发展。

1.2管理机制落后

人事档案管理制度长期以来一直使用“计划的管理”为制度管理的主要形式，这种管理方式缺乏灵活性和朝气性，一切都是以计划的最初形式为主，俗话说计划赶不上变化，这种制度已经完全跟不上档案管理工作发展的步伐。人事档案的工作主要是在政府政治手段的管理下行使其职能的，而人事档案相关材料的收集和整理是整个档案管理的核心也是最容易出错的地方，而管理机制的落后也加大了管理的难度。

1.3硬件不到位

硬件设施不齐全，管理技术落后。人事档案管理的硬件设施不齐全，包括档案馆和设备，有些单位至今也没有建立专门的档案室和配置相应的设施，对人事档案的管理名存实亡。长期下去，会导致原始的纸质档案得不到有效的保护，很可能出现虫蛀、霉变等现象；并且计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，不利于人事管理效率的提高，造成一定的资源浪费。

2、人事档案管理方法措施

2.1提高对人事档案管理工作的认知

人事档案的内容主要体现和记录着一个人的个人经历，政治内涵，道德内容，作风等相关资料，是一个人全方位的记录和证明，起着关键性的、可参考的作用，也是能证明一个人各项资料的重要内容，有的因为档案的转移和流动，很多资料、经历以及评价都丢失了，导致出现补办档案的现象，但是这也很容易造成档案的不完整性和不衔接性。因此，一定要重视对个人档案信息的管理、整理，个人也要注意自己档案移动的方向，很多人在离开学校步入社会很多年以后才知道自己的人事关系不知去向，在与用人单位签订一些必要的合同的时候，才发现档案的缺失，然后再去补办整理，造成了许多意想不到的麻烦和经济损失，因此，一定要提高管理人员和个人对人事档案的认知。

2.2完善人事档案管理设备，实现人事档案的数字化管理

要加大人事档案资金投入，完善人事档案设备，配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备，保持库房内的温湿度，每天监测并填写库房温湿度记录。配备铁质档案柜和档案夹、装订打孔机等保管、整理人事档案的有关器械和物品。对于人事档案的内容格式、分类体系以及信息采集按要求统一，要建立电子账号，实现信息共享。要建设人事档案数据库，对于人事档案的信息，可以通过工作人员录入方式，形成电子文档，并将重要的材料进行数字化处理。此外，建设人事档案信息网络服务平台，用于开展人才服务，发布人才供求信息等。

2.3建立有效的人事档案管理体制

要打破各级部门条条框框的人事档案的旧管理体制，实行相对集中的统一的管理体制。县级机构的人事档案可由县档案馆统一管理，不必分散在县直机关，有专门的档案机构和人员进行管理，这样可防止部门、单位之间互相推诿扯皮，便于社会利用，提高档案利用率。县级以上机构的人事档案不宜与县级机构一样完全实行集中管理，但应相对集中。应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度，而不是单一的干部档案管理制度。

2.4提高档案管理人员自身素质和业务能力

人事档案管理岗位要选出有党性意识，具有强烈的事业心和责任心，有保密意识，勤勤恳恳，忠于职守的优秀人才从事管理工作，注意保护和调动他们的积极性，帮助解决具体人事档案管理工作中的困难，促进人事档案管理水平的不断提高。注重提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更要着眼于政治素质和实际本领的提高，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员。档案工作者要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府这个工作大局，提高适应岗位要求的实际本领，不断地提高管理水平。

结束语

总之，人事档案管理工作的规范与否，不仅反映和检验我们的工作能否与新形势下档案工作的要求相适应，更直接关系到每个人的切身利益。所以，我们有必要认真反思存在的问题，清醒认识利弊关系，找到解决问题对策，确保人事档案工作在今后社会政治经济发展中充分发挥其独特的功能和作用。

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