浅析机关事业单位技术人员人事档案管理的现状与对策建议

王雪亮

摘 要：技术人员人事档案的保存依然以纸质档案为主，档案的整理也主要以传统的手工模式为主，并未大规模采用现代化的电子信息技术手段建立电子档案数据库，因而导致成本高，效率低，错误率高，重复劳动现象严重的问题的产生。在档案审核和基本信息认定方面，同样沿用传统的标准，导致技术人员的知识技能等信息更新不及时。

关键词：人事档案重要性；人事档案管理；规范化管理；档案管理的信息化建设

1 机关事业单位技术人员人事档案管理现状

黑龙江省机关事业单位现在的人事档案管理办法仍然依照传统的模式管理，由主管的组织或人事部门统一进行管理，大多单位都是由负责人事的人员负责档案管理工作，没有设置专门的档案管理人员。技术人员人事档案的保存依然以纸质档案为主，档案的整理也主要以传统的手工模式为主，并未大规模采用现代化的电子信息技术手段建立电子档案数据库，因而导致成本高，效率低，错误率高，重复劳动现象严重的问题的产生。在档案审核和基本信息认定方面，同样沿用传统的标准，导致技术人员的知识技能等信息更新不及时。当前机关事业单位技术人员的人事档案质量不高，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

对人事档案重要性的认识淡薄。首先，档案管理部门及工作人员对档案的重要性认识不足。档案管理工作常常被认为只是纸质材料的整理看管工作，只要材料不丢失，内容不泄露就算完成任务。有些技术人员不清楚哪些材料对自己有用，哪些对自己没用，在没有及时归档时，导致好多重要材料丢失。其次，档案管理工作一向是一本一本的找，一本一本的查，导致档案工作常常处于疲劳应付状态，大大降低了人事部门的工作效率；其次，技术人员本人对档案的重视不足。技术人员一般认为自己没有晋升行政级别的空间，因而认为档案对自己的作用不大，误填漏填的现象就常有发生。

管理水平仍需提高。人事档案管理工作是一项政治性、保密性、专业性很强的工作，看起来不是单位的主营业务，实际上却对从业人员素质有很高的要求。对于人事档案管理工作来说，是枯燥乏味的，以往由于对档案管理的不重视，几乎没有专业人员，势必导致在档案管理中缺乏专业化的操作与管理，也在一定程度上限制了档案管理的水平。

技术人员一般对职称评定政策不是很了解，因此特别需要人事部门定期对他们进行提醒和建议，然而纸质档案翻阅起来很繁琐，导致档案管理人员工作量增加，效率降低，时常不能及时提醒到年限评定职称的技术人员，因而耽误技术人员评定职称。

档案材料填写不规范，内容不一致。技术人员人事档案中最重要的内容包括“技术人员的年龄（出生年月）、工龄（参加工作时间）、党龄（入党时间），学历学位、工作经历以及现有职称取得时间及聘任时间，发表论文的名称及时间”。在《技术人员档案》等需个人填写的档案材料中，经常出现以上重要基本信息填写不规范、不同材料填写的信息不一致的情况。档案中重要信息有涂改造假现象。有些技术人员伪造工龄、伪造工作经历，伪造学历等现象频发。档案材料收集不完整、不齐全，与本人实际情况有出入。材料不齐全会对职称认定工作造成麻烦。 档案资料无论是从管理形式还是管理内容上来看，工作都显得较为繁琐和复杂多变，如果在采用人工和纸质化作业的话，势必会跟不上形势的变化，人事档案的信息服务也处于被动、滞后的服务状态，满足不了机关事业单位发展的需求。

2 机关事业单位技术人员人事档案管理的对策建议

要想实现档案资料的规范化管理，提升档案管理人员的专业素养和业务水平势在必行。随着档案资料管理的地位与重要性的日趋提升，实现专业化的操作与管理就成为大势所趋，形势所迫。为此，在档案管理人員的安排上，要把好关口，做好专业培训，并经考核合格后上岗，最好选择专业能力强，操作能力强，专业对口的人才。在工作中，要求档案管理人员思想上必须重视自身的工作，正确的看待和认识档案资料管理的重要性，与此同时引导他们树立积极的工作态度和工作热情，只有这样他们才会努力工作，提升工作质量。

由于机关事业单位人事档案管理工作的高度专业性和保密性，因此建议要为人事档案设置专门的档案贮存库房，统一收集保管，严把档案材料审核关，按照技术人员档案管理规范，将所需材料收集齐全并归档，同时由于入档材料的重要性、与个人利益的密切联系，应引起足够重视，任何需要借阅档案材料的人员都需要经过严格完善的程序之后方可借阅复印件，并加盖公章。

档案资料的信息化建设是新形势下档案资料管理的必经之路。做好档案管理信息化前期准备，即做好纸质档案的完善工作，这是建立电子档案数据库的依据和基础。档案管理部门应制定规范的工作流程，及时做好材料的分类、扫描、录入，做好技术人员基本信息的更新，实现信息整合、资源共享，提高档案管理工作效率。档案资料管理的信息化建设需要方方面面的支持，硬件设备是必备的基础设施，需要采购齐全，比如电脑、打印机、复印机、扫描机、存储器等。同时，还需要结合各单位技术人员自身特点，开发一款可以整合信息、实现资源共享，方便更新维护、可操作性强的信息管理系统软件。档案资料管理程序较为复杂，并且随着管理规模和数量的增加，档案资料在信息化构建的过程中还要加快各种设备之间的整合，发挥整合的力量。在开展信息化建设的同时，一定要提升档案资料管理的规范化程度，确保档案资料的安全。建立健全档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性；统一档案管理标准，在档案的管理中，最为繁琐的工作就是设备档案进行分类和归档，所以建立统一的管理标准就可以减少相关的工作量，提升工作效率。

参考文献

[1]熊梅玲.如何实现档案资料的规范化管理[J].黑龙江档案，2016.8.

[2]林晓云.浅析人事档案的管理与利用[J].北京档案，2010.8.

[3]武庆文.新形势下人事档案管理的信息化建设分析与研究[J].人力资源管理，2015.1.