试论企业综合档案室一体化管理

高荣

摘 要：目前全国都在在努力进行构建和谐社会活动，企业档案对于企业的和谐化有着积极的作用，只有加强企业对档案资料的利用率，同时对企业档案中包含的信息更好的加以使用，同时加大企业档案的可使用范围，才能更好的为企业领导者的决策进行服务。随着近些年電子计算机技术的不断发展，各行各业都进行了相关的电子化进程，企业发展也不例外，企业档案一体化的进程也在不断加快。企业档案一体化要求企业将生产经营中的种种信息通过电脑录入管理系统，由企业档案管理系统进行统一归纳、总结。经过科学化的管理，在企业需要信息的时候，迅速的加以呈现。笔者根据自身在实际生产中的一些经验就目前企业档案一体化管理工作进行了如下讨论。

关键词：企业文化；一体化；综合档案室

1 企业档案模式分类综述

企业档案是指企业在日常生产经营中形成的各种信息的综合，企业档案一般情况下包括文件、图标、图纸、视频音像等。除了一些文字资料外还包括很多影像、图片资料。这些资料可以真实的反映出企业在经营生产中经历的所有事件。企业档案对企业领导者针对未来的决策也有指导作用，可以为企业的相关决策提供相应的依据。随着现代经济水平的不断发展，现代企业在日常生产经营活动中，遇到的难以辨别真伪的信息越来越多。企业档案可以就之前发生的一些事件对这些信息加以分析、辨别。在现代企业的生产经营活动中，健全的企业档案可以保证企业正常的商业活动，帮助企业建立一个信息通用、资源互补的平台。各个企业在自身的企业档案完善的过程中，受到自身发展模式、经营水平和企业文化的影响，会产生不同风格的企业档案。各个企业的企业档案健全程度不同，也形成了各个企业不同的管理风格。在企业的实际生产经营活动中，有以下两种企业档案模式：分散性管理方式和综合性管理方式。

1、分散性管理方式

分散性管理方式是将企业在生产经营中产生的实际档案存放在产生的部门，即企业没有设立专门管理档案的部门，企业档案在哪个部门产生，就由这个部门进行管理。这种企业的文书档案在企业办公室存放、会计档案在财务部门存放、科学技术档案在技术部门存放、人事档案在劳资部门存放。企业档案分散性的管理方式的优点是档案在自己部门的利用率高，存放相对得当。各个部门在行使自己部门职责的时候对于这部分档案的使用更加灵活；分散性管理方式的缺点也很明显，将企业的档案按照部门加以分隔开来，各个部门档案管理人员都不是专业进行档案管理的，使得企业档案得不到系统的归纳，其他部门若需要档案进行分析，也会出现流程上的麻烦，进而造成企业内部流于人事，工作效率降低。管理层也缺乏整体了解企业档案的渠道，对于整个企业来说，分散式的档案管理方法的总体档案利用率低下，使企业无法充分利用企业档案资料的信息。

2、综合性管理方式

综合性的档案管理方式指的是企业通过建立专门的档案管理部门来对企业档案进行管理的方式。档案管理部门首先将企业其余各个部门在实际生产经营过程中产生的档案统一进行收集，并由专门的人才进行分类汇总，统一编号然后由档案管理人员进行统一的归纳汇总。对于汇总出来的结果进行进一步的分析。综合性的档案管理方法相比较分散性的档案管理方法改变了有各个部门自主进行档案管理的现状，实现了企业档案的统一管理，健全了对企业档案的分析。各个部门在需要其他部门档案时可以直接咨询档案管理部门，提升了企业内部工作的效率，有利于企业更好的发展。企业领导者也可以就企业档案管理部门总结出来的信息进行相关的企业决策。由于档案管理部门的建立，企业对于相关人才的吸引力也进一步的得到提升，企业档案可以进一步得到更好的分析。

上述两个档案管理方法虽然都可以将企业档案加以保存，对于不同发展规模的企业适用的档案管理方法也是不同的。对于中小企业来说，建立专门的档案管理部门在成本是不够合算，而且日常生存经验活动中的相关资料也比较少，分散性的档案管理方式较为实用，对于大企业来说，档案管理部门的建立就很有必要了。大企业日常生产经营活动中产生的资料种类数量都很多，分散性的档案管理方法难以对档案进行全面的管理。现在很多大企业使用的就是综合性的档案管理方式。但是随着电子信息技术的不断发展，单一的档案管理方式已经难以满足企业的发展需要。上述两种企业档案管理方式在内容上只能呈现企业内部是一些资料，具有很大的局限性。电子信息技术同档案管理相结合出现了一种新的档案管理技术——综合档案室一体化管理。这种新型的档案管理方式相比较单一的档案管理方式对当今社会的适应性更强。

在档案的管理活动中，原始资料是档案管理的基础。也是各种档案管理机构的原材料，档案管理部门更好的为企业发展作出贡献的基础是有真实可靠、有价值的原始资料。就笔者的实际生产经营经验来说，目前档案管理部门的工作还有很大的进步空间。

2 企业档案所需资料的共同点

1.内容相同。知识是档案、图书资料、情报的共同具备的属性，档案是企业在实际经营生产活动中出现并记录下来，以不同实行保存的资料；图书资料是在纸上利用文字、符号、数字等符号将信息予以保存的载体；情报是利用时间差进行信息传播的途径。这三种共同具备的属性是知识，只不过在实际生活中的侧重点不同。档案的服务对象是政府、企业等单位，图书更多的针对的是个人服务，情报对于少数人决策有着至关重要的作用。这三种在内容上有着共通的地方。

传递知识手段相同。上述三者都是通过各种实质的载体进行信息传播的，随着电子信息技术的不断发展，三者至传播中有了新的载体，电子网络技术的应用，使得上述三者更容易进行传播，相关企业也要重视企业档案电子化，只有完善档案的电子化，才能更好的实现企业综合档案一体化。

工作方式相同。档案、图书资料、情报工作在被人使用之前，都有着一个被专门从业人员从收集到归纳的过程，三者在被相关工作人员总结后，才可以更好的服务于社会。随着电子信息化进程的不断加深，信息管理系统开发了很多的信息汇总软件，各种档案在实际应用前，要保证信息来源的可靠性，只有保证信息的真实有效，才能得出正确的分析结果。

服务对象相同。图书、档案、图书资料、情报工作三者都是为了企业的日常生产经营活动，只有不断的进行技术的改革，才能更好的为企业服务，帮助企业作出正确的决断。

3 对企业档案所需资料加以归纳

随着我国改革开放进程不断加深，企业的管理制度也得到了很大的改变。改革开放前大部分企业使用的都是封闭的管理制度，在这种制度下，企业员工的工作积极性不高，工作热情得不到激发，近些年企业管理制度变得越来越综合化、开放化。充分激发的员工的工作热情，随着我国经济的不断发展，企业间的竞争活动也越来越剧烈。企业为了未来更好的发展，就必须在鱼龙混杂的信息中迅速的筛选出自己所需要的信息。这就对企业的信息部门提高了要求。企业相关决策在指定前，管理者需要綜合真实的情报，以及企业现在详细的自身报告。传统的单一式档案管理工作很难做到这一点，而企业综合档案室一体化可以圆满的解决。企业档案时企业在实际生产经营活动中各种信息的记录，在相关决策的制定中有很强的指导意义。只有健全档案信息的综合利用，才能满足企业更好的发展。

本企业的档案管理部门在进行企业综合档案室一体化后，各种信息就进行了综合应用。利用电子信息技术，很好的对原始资料加以归纳、分析。再有专业的档案管理人员对这些分析结果加以说明，进而帮助企业更好作出相关决策。

通过档案管理专业人才定期对国家方针、政策加以归纳总结，结合本行业内部的一些发展趋势，研发动态等最新信息及时作出报告，更好的将行业内各种资料对领导加以呈现，保证企业决策的正确决断。同时将企业内部的新闻以企业内报的形式在企业内部加以宣传，保证企业文化的更好发展。

加大和企业内部各部门的相关负责人的交流活动，对企业实际生产经营中发生的各种事件加以记录，真实全面的进行档案采集工作。

在实现企业综合档案室一体化后，加大对原始档案资料真实性的检查。切实保证档案的真实性，通过真实的原始资料，进行分类，经过相关人员的归纳，将档案内的信息与企业内部其他信息进行有机的结合，更好的完成企业内部不同部门间的信息交流，帮助管理者更好的了解企业各部门在实际生产经营过程中出现的问题。

在企业档案管理工作进行升级完毕后，新的企业综合档案室一体化可以将档案、图书、情报三者有机的结合在一起。为企业内部资源共享、信息共通作出自己的作用。同时及时将企业内部发生的新闻进行总结，用企业内报的形式加以宣传。在实际生产经营活动中，由于企业综合档案一体化具体的工作人员业务水平不够高，造成很多企业内部工作不能很好的完成。为了企业更好的发展，相关人员要切实加强自身素质的提高，加强对图书、情报方面的学习，为企业更好的发展作出自己的贡献。

4 总结

档案的建立目的是为了更好的服务社会，只有切实保证档案馆的开放，才能更好的实现服务社会的目标。相关部门要保证档案馆切实对社会群众进行开放，只有对传统的档案管理模式进行改革升级，加强档案管理工作中电子信息技术的应用，才能更好的提升档案馆的利用率。企业档案要加快一体化的进程，通过企业信息资料的数字化来提升企业档案管理部门的工作效率和工作质量。

参考文献

[1]肖辉.浅析文档一体化管理[J].高教论坛，2006，2（1）：108-110.

[2]乔丰强.企业档案管理[J].安徽理工大学学报（社会科学版），2005，7（4）：63-66.

[3]王凤英.试论文档一体化计算机管理在档案现代管理中的作用[J]档案学研究，2015，4（1）25-28.