档案管理中的互联网应用及建设研究

齐瑞青

摘 要：文章分析了原有的档案管理工作中存在的问题，同时阐述了互联网背景下建设档案管理系统的重要性，最后结合多年的工作实践经验，提出了一些有效应用策略。旨在提高互联网在档案管理中的应用水平，将完善的一个现代化档案管理系统建设出来。

关键词：互联网；档案管理；应用与建设

1 分析传统档案管理模式中存在的问题

1.1 经济效益缺失

经调查研究我们发现，受到“白纸黑字”、“立字为证”等观念的影响，人们在以往的档案管理中均以纸质档案为管理重点，即存储的大部分档案资料都是纸质形式。但从长远的发展来看，这一储存方式并不科学与经济，这是因为纸质档案本身在保存过程中要求做好防潮防蛀、保温控制等工作，即对于保存环境的要求较高，这便意味着人们在档案资料保存中必须从纸质档案的特性出发选择控制好保存环境。加之，需要保存的信息量在逐年增加，这必然需要占用大量的保存空间，即经济效益缺失。

1.2 档案资料利用效率低下

对于传统形式的档案管理而言，虽是分类对各种档案资料进行管理，但由于管理的内容较多，涉及的档案资料类型不一，因而当后续需要使用这些档案资料时，需要花费很长一段时间进行寻找，即利用效率低下，不利于发挥出使用价值。如：当我们需要使用某一档案时，首先需要做的是前往档案室向档案管理者提出申请，申请通过后再由档案管理人员根据档案存储纪录挨个检索和查阅档案，当掌握到档案准确的存储位置后，再允许我们借阅，而这样便会浪费很多时间。

1.3 难以实现资源共享

针对传统形式的档案储存与管理方式有很多问题存在，其中最常见的一个问题便是档案资料借阅不便，而且多以纸质文档进行存储的档案资料，难以实现资源共享，即便是想要充分利用档案，也很难实现，简单说便是传统档案管理方式，难以体现出档案使用价值。

2 分析应用与建设重要性

对于任何一家企事业单位而言，档案管理应是整个管理工作最关键、最核心的构成部分，这是因为档案资料中几乎囊括了企事业单位所有的信息，并且档案自身还带有信息采集和处理的能力，这便说明存储于其中的信息都很重要，一定是关乎着企事业单位重大决策以及可持续发展的。

另外，档案自身所具备的信息采集与处理能力，我们可以将这一能力理解成档案具有服务性职能，即通过服务性功能作用的发挥能够将一个健全的信息网络系统建设出来，而在信息网络系统的利用下，又能够实现档案管理的科学、合理性。

通常情况下，社会在不断发展着，为了满足社会发展需要，我们在日常档案管理中应用到信息化技术就显得非常有必要，这是因为我们已进入信息化时代，信息化技术已经渗透到我们日常生活工作中的各个方面，因而在档案管理中应用到信息化技术就成了时代发展必然趋势，也是档案管理水平提升的重要手段。当建设出信息网络系统后，我们可以将这应系统看成是一个现代化网络平台，在这一平台中所有的信息都能够实现共享，人们只需要点击信息搜索便能够找到自己所需要的档案资料；另外当信息网络平台搭建完成后，档案管理便成了一个自动化生产链，其所提供给人们的是根据自身需要，信息自由交易的平台。

但需要注意的是，信息技术在不断进步，信息安全问题也被提上日程，诸如：前段时间出现的勒索病毒，便是严重的信息安全事件，为了保证档案管理安全，建设出一个完善的、稳定的信息化档案管理系统就显得非常有必要。

3 具体的应用策略

3.1 互联网技术应用下，信息化管理档案

自进入信息化时代后，计算机技术的应用已变的非常普遍，对于档案管理工作来讲，应不断引进计算机技术与设备，在计算机各种软件的应用下对相关的档案资料进行收集、编制与处理等操作，当处理完成后需将其以电子档的形式存储。当涉及到一些重要的档案资料时（诸如：签字或审批等文件）除了纸质档保存外，还需使用计算机数据处理软件对其进行处理，使其便成电子档案后再存储到计算机管理系统中。

可见，通过信息化档案管理技术的应用，不仅增加了档案资料管理的形式，而且在一定程度上还提高了档案管理的安全性能。

3.2 互联网技术应用下，搭建档案管理平台

在互联网技术的应用下，可以将一个现代化高效、安全的档案管理平台搭建出来，这一互联网平台能够为各种档案信息提供更加准确、全面和高效的档案管理服务。首先通过我们对互联网的了解，应对互联网技术下的档案管理平台模型初步进行设计，随后再根据实际建设情况进行规划，以此将一个统一且完整的、契合互联网发展需要的档案管理平台建设出来。

此外，搭建出的互联网形式的档案管理平台能够在互联网技术的运用下对各种档案资料实施全过程的管理，即人们只需要登录相应的档案管理网站，便能够根据需要搜索关键字词或作者，就能够实现档案资料检索、借阅等操作。可以这样认为在互联网技术的应用下，所搭建出的信息化档案管理平台，能够提供给人们更加便利、快捷的档案信息交易、查询和共享服务。

3.3 互联网技术应用下，科学构建资源共享平台

现阶段，我们已进入“互联网+”时代，在互联网技术的应用下管理各种档案是必然的，也是时代发展所需，而随着档案管理任务量不断增加、管理档案类型不断增多，人们对档案社会化管理水平以及信息化档案服务水平的要求相应的有所增加。在具体的互联网技术应用过程中，我们要求档案管理工作者应从档案管理实际出发，将更多的、现代化的互联网技术应用于其中，以便将一个开放性的、具有示范性应用功能的大数据档案管理平台建设出来，即使其符合商业模式档案管理的发展需求。随后在互联网技术的应用下，激活档案管理数據库，将各种档案信息连接在一起，并加以利用，使其实现资源共享。

从长远的发展来看，“互联网+”模式的档案管理会不断的进行发展与改变，即朝着智能化管理方向前行，并根据人们不断增加的档案阅读需求，增加一定的线上线下服务以及商业活动等，如：人们搜索次数最多的档案资料是哪些、有哪些人们需要的系统中却没搜集到的资料等，此外还应根据每个人具体的档案搜索需求，提供“私人订制”服务，这样一来互联网背景下的档案管理就会变得更加人性化、个性化，缩短人们档案搜索时间，提供更加高效、便利的服务。

4 总结

综上所述，社会在不断发展，科技水平在不断提升，互联网时代已来临，将互联网技术应用到档案管理中非常有必要，这不单单是时代发展的必然结果，也是科技水平进步的重要标志。而文章主要是对互联网应用在档案管理中的重要性进行分析，随后总结了一些有效地应用与建设策略。

参考文献

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