业务规则技术在档案信息管理系统中的应用探究

李顺

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150080）

业务规则技术在档案信息管理系统中的应用探究

李顺

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150080）

档案信息管理系统给档案管理工作带来很大的便利，但是现有的档案信息管理系统还不能智能化运行和便捷升级、维护。把业务规则技术引入到档案信息管理系统中，不仅能够弥补现在的不足，还可以提高档案管理工作的质量和效率。本文分析了现有的档案信息管理系统存在的问题与不足，然后构造出基于业务规则的档案信息管理系统模型，最后分析了将业务规则技术引入到档案信息管理系统的优势。

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20世纪90年代以来，信息技术、网络技术不断地发展与创新，影响着社会生活的方方面面，并极大地提高了生活质量和工作效率。在信息化大潮流中，我国档案信息化建设工作也取得了一些瞩目的成绩，如档案数字化建设和一大批数字档案馆的建立、档案网站的开通、档案信息资源管理系统的开发与实施、档案信息资源的整合与共享理念形成与普及等。这些新理念与成就是档案信息化建设道路上的一小步，假以时日，技术不断更新，思想更加成熟，直到档案现代化建设目标的实现。然而，前进的道路并非平坦，并不是每个脚步都可以走得很扎实、稳妥。特别是现有的档案信息管理系统，虽然已经被成功开发并广泛使用，但是使用效果不佳，升级维护过程烦琐，总体效果差强人意，有待提高。其次，这些系统在工作中需要大量的人工干预，还未能实现智能化。由于档案工作人员自身知识结构的限制，档案信息资源管理系统的设计与开发基本上都是外包给IT公司，这样固然节约了本部门的人力与精力，但是忽略了系统升级与维护的烦琐步骤。实际上，这些表面上看起来简单、便捷的做法，在后期的系统实施与维护工作中将会带来更大的麻烦和问题。

一、当前档案信息管理系统存在的问题

1.设计与开发过度依赖IT公司。为了节约人力成本，提高系统开发效率，档案部门通常将设计、开发档案信息管理系统的任务外包给IT公司。外包模式为档案部门节约了大量人力与精力，只要付钱，IT公司就可以开发出针对本部门工作特性的档案信息管理系统并提供升级、维护服务。但是，档案信息管理系统的开发过度依赖IT公司并不会像它表面上那么便利与省事。首先，能否开发出令档案部门满意和符合档案业务人员工作习惯的系统，关键在于IT公司能否精准地把握档案部门的需求。由于两者之间的信息不对称，在系统设计阶段，档案部门需要与IT公司不断地沟通与交流，在交流过程中，档案部门语言表达的不准确、IT公司对档案部门需求的非正确理解等不可避免的干扰因素都会干扰IT人员对业务需求的精准把握，继而影响系统功能的实现。如果初步交流不善，那么最后的结果是，要么档案部门将就使用功能不齐全、不符合业务人员工作习惯的系统，要么档案部门与IT公司继续反复交流，直到双方都满意为止。显然，这两种结果都差强人意，前者会耽误档案部门正常的业务进程，后者拖长了整个系统开发的周期。其次，当系统实施后，一旦相关政策、规定和标准以及系统运行的网络环境、计算机环境发生变化，那么就需要对系统进行升级、维护。系统的升级与维护工作由其开发者IT公司承担，外包公司的售后服务积极性决定着升级、维护的进度、质量和周期。如果IT公司售后服务不积极，错误评估旧的系统与新规定之间的不兼容性给档案管理工作带来的影响，导致新的系统满意度不高或系统升级、维护的周期延长，档案部门将处于被动、尴尬的状态。

2.系统升级与维护代价较大。我国档案事业目前正处于快速发展的阶段，一些规范章程、制度规定等形式的业务规则常常发生变化。当业务规则改变时，为了积极响应上级部门的指示，档案信息管理系统的相关功能应该作出适量调整。在现有的档案信息管理系统中，不同的功能模块之间有一定的耦合关系，有时一个著录项目的改动都会“殃及”若干其他功能模块，可想而知，多个业务规则同时修改势必会给技术人员带来细小而又烦琐的排查任务。通常情况下，档案业务规则代码无序散落于系统的所有源代码中，在业务规则代码修改之前，首先应从大量的程序代码中精准无遗漏地找到所有需要修改的业务规则代码，这样才能有的放矢地对系统进行升级和维护工作。但是逐个寻找、逐一排查的过程，不仅对技术人员的编程算法、逻辑能力要求很高，而且每次的操作都需要暂停使用系统和关闭服务器，极其麻烦和低效。

3.系统未实现智能化。“自动化、智能化管理是计算机管理系统的优势和发展趋势所在，是一个需要始终加强的基本点。”[1]7智能的档案信息管理系统应该具备一定的判断推理能力：（1）能够自动获取文件的题名、时间、责任人等基本信息，并自动著录、自动立卷。（2）能够“读懂”文件内容并分析其密级、保管期限，自动生成摘要。（3）能够实时监测档案管理工作，如检查不同密级的文件是否已经区分开来并分别保管，对保管期限到期的文件进行特殊标记。（4）能够获取利用者对档案的利用情况，并据此生成可参考的信息，如查阅经济纠纷类档案的利用者常常将哪几份档案一起查阅，这些档案的共同点或可比性在哪里等。如果档案信息管理系统能够实现智能化，那么我国档案事业的现代化目标才算真正实现。

4.使用周期短。如前所述，我国档案事业规范章程、制度标准修改频繁，加之档案种类与形式多样，我国不同级别档案部门对档案的处理标准不统一，使得系统内业务逻辑的增删改操作是频繁且不定期的。一旦档案工作人员提出业务规则修改的要求，系统就得作出相应的调整，不论是外包公司还是档案部门的技术人员，都必须满足其要求。这样一来，系统有时刚刚上线或升级完毕，还未等档案工作人员适应新变化，新的修改要求就已经提出来了，缩短了系统的使用周期。

二、业务规则技术及其应用

1.业务规则技术概述。规则是运行、运作规律所遵循的法则，一切具有约束、指导和可参考作用的规定、标准、准则、章程、惯例等都是规则。规则无处不在，不可不在。如交通规则，用于维护交通秩序，预防与减少交通事故发生，保护人身安全，提高通行效率。假如没有交通规则的约束与管制，行人走走停停、车辆横冲直撞，那么结果就可想而知了。业务规则是一个组织所制定的规章制度、行为守则、业务流程、操作规范、技术标准等一切规则的总和。它是一个组织“拥有的全部业务知识”，“涵盖了智力资本的全部内容”[2]12。业务规则不是一项或一套规则，而是一个范畴，对于其定义，目前还没有统一的认识。业务规则组织（Business Rule Group，BRG）给出的定义是，业务规则是“描述和约束业务的语句，用来刻画业务的结构和影响业务的行为”。“该定义包含两个层面的理解，从业务的角度来看，‘业务规则是支持决策，影响和控制组织业务行为的指示’；从计算机信息系统的角度来看，‘业务规则是一条语句，它定义或约束业务的某些方面’。”[3]15档案业务规则用来描述档案管理各业务环节步骤与流程，控制与约束档案管理活动数据和信息的产生与流向。档案业务规则主要来源于与档案相关的法律法规、业务标准、操作规范、规章制度、管理章程、未成文的经验与管理和旧管理信息系统里的文档。

近年来，业务规则管理技术发展迅速，越来越多的软件开发商使用业务规则管理技术开发系统，并以其独特的优势，淡化了业务人员与IT公司之间的交流障碍，强化了业务人员在业务系统开发与升级上的主动性，赚足了很大的发展空间。业务规则管理技术的原理是“将系统处理的业务逻辑从程序代码中抽取出来，将其转变成简单的业务规则，以结构化的业务规则数据驱动规则引擎执行业务行为”[4]35。“业务规则管理系统是用一个或多个规则引擎替换原先以程序代码‘固化’在应用程序中的业务逻辑，业务逻辑不再以程序代码的形式驻留在系统中，实现了业务逻辑与程序代码的分离。”[5]80档案业务规则管理系统（Archives Business Rules Management System）主要包括业务规则集成开发环境、业务对象模型、业务规则语言、档案规则库、业务规则引擎，与外部系统部件的数据和指令接口良好的组件化结构。

2.基于业务规则的档案信息管理系统模型。基于业务规则的档案信息资源管理系统是在原有的档案信息管理系统的基础上，将业务逻辑独立出来，生成一个档案业务规则库。当系统处理档案管理业务时，具有推理功能的推理引擎调用规则库，依据规则库的档案业务规则进行业务处理，最终将处理结果反馈给用户。根据计算机运行原理，如图1所示，基于业务规则的档案信息资源管理系统包括四部分，分别是应用层、逻辑控制层、数据层、操作系统层与硬件。应用层主要负责整个系统的输入、输出功能，其中数据库管理系统（DBMS）和档案业务规则库在数据层，是用户与系统进行“对话”的“对讲机”。应用层接收用户的操作和请求指令，并将指令发送到逻辑控制层。逻辑控制层是整个系统的核心，它接收到处理指令时，调用档案业务规则库，并将需要处理的数据集和相应的档案业务规则传给推理引擎，通过推理引擎的一系列推理，将推理结果传至应用层并反馈给用户。数据库管理系统（DBMS）的功能是控制数据的生成和存储数据，是支撑整个系统各功能模块正常运行的数据处理模块。档案业务规则库，是区别于现有档案信息管理系统的主要模块。它存储了整个业务活动的所有类型的业务规则，这些业务规则是推理引擎进行推理的依据。基于业务规则的档案信息管理系统的业务规则使用档案业务人员能够看懂的类自然语言描述，并与应用代码分离，所以当业务规则需要变更或增删时，可直接由档案业务人员处理。处于最底层的操作系统及硬件层主要包括硬件如计算机、交换机、集线器等和操作系统软件。[6]11

图1 基于业务规则的档案信息管理系统模型

三、基于业务规则的档案信息资源管理系统的优势

1.档案业务人员角色的转变。在传统的档案信息管理系统设计与开发的过程中，档案业务人员的任务大多是将其系统功能需求详细、系统地告知给IT公司的技术人员，以使功能需求转换成程序代码继而通过编译满足其业务需求。在这个过程中，由于双方知识背景、工作立场的差别，使得二者的交流与沟通低效、耗时。业务规则技术引入档案信息管理系统的开发中后，业务规则是由业务人员能够看懂的类自然语言编写的，所以这样就消除了业务人员与程序语言之间的障碍。当组织制度、行业规定等档案业务规则有变动时，档案业务人员可以使用类自然语言自行更改业务规则库，而无需重复与IT人员“交流—更改—反馈—不满意—再交流—再更改”的循环过程，也能够及时快速地响应政策、制度的变化。

2.系统使用周期延长。业务规则代码与程序代码的分离，减少了系统开发过程中不同功能模块之间不必要的逻辑联系冗余，大大提高了系统开发的效率。首先，二者的分离是开发任务上的分离，即分离之后，IT人员能够专攻某个具体的功能模块，而不会因为大量逻辑代码的插入而耽误模块功能的实现。其次，通过制定本组织的领域语言，档案业务人员就可以直接参与业务规则的制定。尤其在业务规则有所变更时，无需IT人员的参与，档案业务人员可以自由进行业务逻辑的增、删、改等操作而不影响系统的使用，大大延长了系统的有效使用周期。

3.系统修改效率提高。系统的升级与维护属于IT公司的产品售后服务，从心态上来讲，IT公司认为系统交付使用之后，交易已经结束。没有利润吸引力的升级与维护工作激发不了技术人员的劳动积极性，如果还被频繁召唤的话，很容易产生倦怠心理，导致系统修改效率不高。业务规则技术应用在系统开发中，系统中业务逻辑的修改实现“自主化”，减少了系统升级与维护的负担，保留更多“售后服务热情”，提高售后服务质量。

四、结语

在技术的推动下，档案信息资源管理已经不再局限于纯粹的人工操作，而是顺应时代的发展选择了更高效、更便捷的信息化管理。在档案信息管理系统的开发、使用、维护、升级等方面，业务规则技术表现出了明显的优势，在档案信息化管理这条路上，档案部门需要借助业务规则管理技术来实现档案管理的智能化，把档案管理工作推向一个崭新的发展阶段。

[1]王新才，江善东.基于业务规则的档案信息资源管理[M].武汉:武汉大学出版社，2014.

[2]杨静.业务规则管理技术的研究与应用[D].华东师范大学，2007.

[3]徐黎.基于受限汉语的业务规则管理系统[D].中国科学院研究生院（软件研究所），2004.

[4]吕良双，蔡欢.一种面向业务人员的基于对象的规则描述语言[J].计算机与数字工程，2008（5）.

[5]王新才，李雯，丁时征.业务规则管理在档案信息资源管理系统中的应用[J].档案学通讯，2010（4）.

[6]林金娇，蒲海涛.基于业务规则的信息管理系统实现[J].山东大学学报（理学版），2008（11）.

Research on the Application of Business Rules Technology in Archives Information Management System

Li Shun
(Information Management School of Heilongjiang University,Harbin 150080,China)

Archives information management system has brought great convenience to archives management work,but the current archives information management system can not be operated intelligently or upgraded and maintained conveniently. It can not only make up for the deficiency,but also improve the quality and efficiency of archives management to introduce the business rules technology into archives information management system.This paper analyzes the problems and shortcomings of current archives information management system,and then constructs an archives information management system model based on business rules technology,finally analyzes the advantages of introducing business rules technology into archives information management system.

archives;archives management;business rule;information management system

李顺，黑龙江大学信息管理学院档案学专业在读硕士，研究方向为信息技术与档案信息管理。

G271

A

2017-02-28