文件生命周期理论研究进展

张 臻

（1 北京电子科技学院管理系 北京 100070；

2 中国人民大学信息资源管理学院 北京 100872）

文件生命周期理论研究进展

张 臻1，2

（1 北京电子科技学院管理系 北京 100070；

2 中国人民大学信息资源管理学院 北京 100872）

本文综述了文件生命理论的基本概念、源流、内涵、与其他理论的关系，以及对文件生命理论的评价与应用；展望了文件生命理论研究的三个方向：着力夯实理论研究，扎实推进理论与实践相结合，积极深度开展跨界交流与合作。

文件生命周期 文件连续体 档案学 文件管理

国内外档案学者通常认为“文件生命周期理论是现代档案学基本理论”[1]。该理论是研究文件运动规律的重要理论，与具有紧密联系的文件连续体理论一同被认为是“近年档案学基础理论研究方向的研究热点之一”[2]。本文重点从基本概念、源流、内涵、与其他理论的关系，以及对文件生命理论的评价与应用等方面分析国内外对文件生命周期理论研究的焦点，以期探索研究方向。

一、文献检索结果

文献检索结果如表1。从国内研究看，年度、期刊、作者及主题等多个方面的研究特点与李财富和谢婉莹（2012）[3]文献计量分析结果基本一致：我国文件生命周期理论研究论文数量大致呈现起步（1991年起）、上升（1999年之前）、稳定（1999年—2006年）、下降的趋势（2006年至今）；论文集中发表在《档案学通讯》（37篇）《浙江档案》（36篇）《档案学研究》（28篇）《兰台世界》（27篇）《档案与建设》（23篇）《档案管理》（22篇）等核心期刊；发文数较高的依次是吴品才（15篇）、何嘉荪（12篇）、傅荣校（10篇）、邹吉辉（9篇）等；研究主题包括理论内容与价值、是否适宜中国化、电子时代的文件生命周期理论（文件连续体理论）、理论与实践的关系等。国外研究方面，论文主要集中于 ArchivalScience，Archives& Manuscripts，Records Management Journal，Archivaria等期刊。

表1 文献检索结果

二、主要研究焦点

1.文件生命周期的基本概念。

（1）文件。对文件生命周期理论中的“文件”的概念界定，我国学者有不同理解。主要有“广义文件”和“狭义文件”之分，其中又以“广义文件”观为主流，持这种观点的有傅荣校（1994）[4]、唐振华（2007）[5]、孙芳芳（2010）[6]等。究竟应作广义还是狭义理解，我国档案界对“大文件”有一场大讨论。所谓“大文件”，学界一般认为它对应“广义文件”。王茂跃（2007）认为“大文件”是我国在引入文件生命周期理论时，把本土的“广义文件”与其对接时提出的。他认为陈兆祦是“大文件”概念的首倡者——陈兆祦（1987）指出“档案是文件的一部分”[7]。持有“大文件”观的还有何嘉荪。他认为“文件”是一种广义的概念、一种集合（全称）概念。若用我国档案界特指现行文件的“狭义文件”来出发，将无法理解文件生命周期理论，因此，必须基于“广义文件”，即“贯穿于从形成到销毁或永久保存整个过程的记录材料”[8]。

陈作明（1997）则认为，只有将“文件”作狭义理解才能让生命周期理论“名副其实”，否则“文件”便是“万寿无疆”的了[9]。王茂跃（1998）指出该理论源自西方，西方又认为“档案属于文件”，故相应地，我国应将“文件”作广义理解[10]。冯惠玲（1997）在其博士论文《拥有新记忆—电子文件管理研究》中将电子文件与电子档案统称为“电子文件”。此后，我国档案学界普遍采纳这一观点，这是电子时代的“大文件观”。当然，对于“大文件”和“广义文件”是否为同一概念、陈兆祦的观点应作何解读，甚至他的观点是否正确，我国有诸多讨论和反思。对此，侯衡（2016）作了较为全面的综述[11]。

（2）文件生命周期。“文件生命周期”概念由美国菲利普·布鲁克斯（Philip Brooks）1940年首次使用。随后，美国国家档案馆第二任馆长索伦·巴克（Solon Buck）在总结美国文件中心实践经验时也运用了这一概念。现在，英文表述已由最早的“Stages in the Life of Papers”逐渐归结为“Life Cycle of Records”[12]。曾任美国档案与文件管理署署长的詹姆斯·B·罗兹（James B.Rhoads，1983）将其定义为“从文件的产生，经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到现实效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时，对其进行销毁，或者因它们具有值得永久保存的价值，而把它们作为档案，赋予新的价值”的整个过程[13]。傅荣校（1992）认为它指文件从其形成到销毁或永久保存这一整体过程的时间跨度[12]。国际文件管理信托机构（The International Records Management Trust）的定义是“将生物有机体出生、生活和死亡的生命过程与文件的创建、尽量使用其价值、最终销毁处置或移交档案机构两者之间进行类比描绘的一个概念”[6]。

对于“文件生命周期”的中文称谓，国内学者有不同看法。陈兆祦1987年曾称为“文件运动周期”[14]，1992年用的则是“文件生命周期理论”[15]。吴宝康（1993）认为叫“文件运动过程（阶段）理论”更好[16]。此外，陈作明（1997）认为将其改为“文件运动规律理论”更好，因为这样能使“生命周期”“名副其实”[9]。潘连根（1998）则认为，生命周期理论的概念是确切的，更改名称不妥，并以何嘉荪和傅荣校（1997）的观点——“文件生命周期理论与全宗理论、价值理论一起作为文件运动规律的三大部分”——为论据[17][18]。随即，陈作明再次撰文提出了自己的理解：既然被称为“文件生命周期理论”，自然是要包涵文件生命全过程的“各种形态的运动”及其规律的，因而不能认为该理论是文件运动规律的三大部分之一。而且，按照何嘉荪和傅荣校（1997）的定义——文件运动特点和规律的研究称之为文件生命周期理论研究，可进一步将其还原为“文件运动规律研究”。同时，他表示自己1997年的文中[9]提到的“我国一些档案学者已经改称为‘文件运动规律研究’”正是源于这一理解[19]。

2.文件生命周期理论的源流。

（1）理论起源地。我国学者对该理论的起源地有不同理解。尽管吴品才（2005）等学者认为是国外档案学者创建了该理论[20]，但多数学者认为是“我国和外国的共同财富”。吴宝康（1993）认为有西方档案学家的贡献，但在20世纪80年代传入我国之前，国内在20世纪50年代就已有研究，甚至可以追溯至20世纪30年代的文书档案连锁法。一个重要的论据是：曾三在1962年全国档案工作会议上的以“要研究和认识档案的形成规律，按照档案的形成规律来管理档案”为题报告中的讲话，提到了档案自然形成规律，具有同“‘文件生命周期理论’相同意义的理论概括和升华的高度”。对于这一点，陈兆祦（1992）认为是“不谋而合”，何嘉荪（1991）认为是“殊途同归”[1]。陈作明（1997）认为文件生命周期概念是外国首创，但论及实质内容则不应将我国排除在外[9]。潘连根（1998）[18]和何嘉荪（1998）[21]也认为概念源自外国，但理论是全世界的共同财富。张伟斌和周莉莉（2015）也是从中外两个角度分别介绍该理论的起源[22]。

至于该理论产生的理论背景，傅荣校（2004）认为是实用主义哲学思想和谢伦伯格的文件管理思想[23]。

（2）发展历程。由于国内外对文件生命周期理论都有研究，因此本文从国外和国内两个角度分别介绍发展历程。

①理论在国外的发展。理论的雏形——文件“三阶段论”。国内外学者基本认为文件生命周期理论起源于二战结束后美国、英国等国家的文件管理实践，当时美国海军及其他部门为应对二战时的“文件雪崩”建立起了文件中心，英国1950年也在海斯（Hayes）设立了文件中心。在1950年8月法国巴黎召开的第一届国际档案大会上，伦敦大学艾利斯（Roger Ellis）教授提出了文件的“三阶段”——文件的现行、暂时可存和永久保存阶段，并认为这三个阶段与——办公室、文件中心和档案馆这三个文件保管场所之间是对应的。

此后的50年代到60年代，法国、德国等诸多国家纷纷建立文件中心或中间性档案馆。为指导建立中心、解释建立文件中心的理论依据[8]，1974年由联合国教科文和国际档案理事会组织、英国档案学者马勃斯（A. W.Mabbs）著的《中间档案馆的组织》系统论述了艾利斯的观点。文中指出文件从形成者、使用者的现行作用与被送往档案馆永久保存并销毁之间，需要一个结合部来管理“非现行、非活动或休眠的文件”（Non-current、Inactive or Dormant）。这个结合部就叫文件中心或中间档案馆。这一“三阶段论”将“文件管理理论”作为文件中心产生的理论基础[24]。

理论的定型——巴斯克斯的努力。自文件“三阶段论”提出后，国外对文件生命周期依然没有全面系统的研究。直至阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯（Manuel Vazquez）的研究出现。在《文件的选择》（1982）和《文件生命周期研究》（1987）两本著作中，他系统论述了文件的价值属性与其运动阶段、保管场所、保管方式之间的关系。

表2 文件生命周期阶段的划分

②理论在国内的发展。国内学者对该理论的研究始于陈兆祦1986年的引入，而后以何嘉荪、傅荣校等为代表的学者在20世纪90年代通过中外比较，与我国实践相结合，进行了深入研究，有一批代表性文章（详见下文第3点“文件生命周期理论的内涵”和第4点“文件生命周期理论与其他理论的关系”）。对此，傅荣校（2008）认为这使该理论走了一条“中国化”的道路，并从四个方面论述了具体表现：一是国外尚未使用“文件生命周期理论”这一说法，而我国有；二是我国对该理论的研究重在解释文件整体运动规律而不是解释文件中心的产生；三是文件生命周期理论内容的三点基本内容是根据国外的阶段划分和我国档案工作实际提出的；四是在我国该理论有研究方法更新的意义[24]。

如何将该理论应用于电子文件管理实践催生了以冯惠玲为代表提出的电子文件生命周期理论。她认为“电子文件在每一阶段因其特定功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方”，“电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系”。

对国内外研究情况，黄存勋（2002）将其划分为三个流派：一是强调档案管理即把文件的档案阶段提前到文件制作完毕或生效或签收之时的以阿根廷档案学者巴斯克斯和一些法国档案学者为代表的拉丁语族流派；二是强调文件管理的美英档案学者，如英国艾利斯、马勃斯、迈克尔·库克（Michael Cook），美国谢伦伯格（Theodore Schellenberg）、罗兹等；三是中国档案学界的主流派，以持有陈兆祦提出的“四阶段论”和“‘归档’文件即档案”为特征[25]。

3.文件生命周期理论的内涵。

（1）阶段划分。国内外对于阶段划分的研究整理如表2。傅荣校和王相华（2004）认为文件生命周期理论“可以说是有中外两个版本”。国外学者的研究主要集中在文件运动阶段的划分上，且划分通常有三阶段和四阶段两种。同时，他们还关注文件价值、运动阶段和保管场所的关系。国内对于阶段的划分则以陈兆祦的四阶段划分观点较为流行。

（2）主要内容。傅荣校和王相华（2004）在讨论主要内容之前，将基本原则归纳为四条：一是注重文件运动中文件价值的变化，并要求“就近保管”；二是强调文件的实体控制和智能控制；三是强调文件管理和档案工作的线性一体化效应；四是对传统档案学特色理论有着高度的依赖。他还指出，文件价值的研究是该理论最重要的特征[23]。

对于该理论的主要内容，何嘉荪（1991）在介绍国外研究情况时将其要点归结为三句话：从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程；文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用或价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段；所以应针对不同阶段文件的特点，采用适宜的存放与管理方式[1]。傅荣校（1992；1994）也将其概括为三点，表述与何嘉荪（1991）基本一致，只是将第三句进一步概括为“文件的价值属性与管理方式、存放场所存在着一种固有的内在联系”[12][26]。

此后，学者通常采用何嘉荪和傅荣校著作（1999）[8]中的表述：“第一，文件从形成到最后消亡或永久保存，或者说从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程，即文件的运动具有整体性的特点；第二，文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件的运动具有阶段性的特点；第三，文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系，故在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法。”有时也进一步简称为整体性、阶段性和内在联系性。

4.文件生命周期理论与其他理论的关系。

（1）与文件连续体理论的关系。国内对文件生命周期理论和文件连续体理论关系的研究成果颇多。根据张予宏和王进（2014）的研究，其数量达到了58篇[27]。这堪称继“大文件”和“文件生命周期理论中国化”的又一次大讨论。邹吉辉（2004；2006；2007和2009）[28][29][30][31]在2004年和2006年研究的基础上，于2007年和2009年两次归纳我国学者的观点，笔者将其整理如表3。

此外，朱惠珏（2006）[32]、刘艳和何军（2008）[33]、傅荣校和靳颖（2008）[24]也进行了研究。

国外对二者关系主要有两种观点：一种是以厄普伍德（Upward）、麦克米希（McKemmish）为代表的“取代说”，即文件生命周期理论将会因无法适应电子文件管理而最终被文件连续体理论取代，其他不同程度支持此观点的有加拿大库克、美国比尔曼（David Bearman）和海兹乔姆、英国费林（Flynn）等；另一种是以加拿大露西安娜·杜兰蒂（Luciana Duranti）、美国琳达·J·亨利（Linda J.Henry）为代表的反对说，他们认为文件生命周期理论在电子时代仍然具有旺盛的生命力，并对文件连续体理论提出质疑[34]。

表3 文件生命周期理论和文件连续体理论关系

对两者的比较研究，最具代表的是Roberts（1999）。他从起源、文件定义的要素、关注焦点、文件运动规律、文件保管的视角、文件保管的过程、档案鉴定的标准、档案鉴定时间、文件保管者角色以及文件管理任务的完成共10个方面对比分析了两个理论[35]。安小米（2002）引用这一比较，探讨了对电子文件最优化管理的启示[36]。台湾学者林奇秀（2007）基于安小米的引用和Upward、McKemmih等人的观点，从11个方面进行了比较，内容大体一致[37]。

（2）与其他理论间的关系。关于文件生命周期理论与其他理论间的关系，国外研究很少，我国则有不少。傅荣校（1994）[38]、李玉洁和张长海（2002）[39]将文件生命周期理论与我国档案形成规律进行了比较分析。唐振华（2007）分析了与文书档案连锁法的区别与联系，他认为二者在适用范围和理论完整性、管理程序和处理环节上存在不同，而在文件与档案的关系上相互印证，在实践操作过程中都体现了“文档一体化”的改革思路[5]。

与来源原则的关系方面，黄霄羽（2003）从形成背景和原因、建设起点和基本特征、研究范围和指导等层面分析了二者宏观区别，并认为其本质联系是共同坚持历史主义思想[40]。她还指出，该理论与来源原则的并立是现代档案学成熟的标志[41]。与价值鉴定的关系方面，李玉洁和张长海（2002）认为文件价值是文件运动的动力，也是划分文件运动阶段的基石，要以文件运动阶段为依据进行价值鉴定[42]。麻新纯（2005）讨论了基于电子文件生命周期的不同阶段采用不同的价值鉴定方法，即综合鉴定法[43]。

何嘉荪等人于2003、2004年撰写了三篇系列文章，提出了基于文件生命周期理论和文件连续体理论的“文件运动理论模型”，并阐释了模型的内容和机理。章燕华（2007）则认为这一模型虽融合了多个档案学理论，但过于理想，无法承载多重功能[44]。

5.对文件生命理论的评价与应用。

（1）理论评价。国外对文件生命周期理论的意义鲜有着墨，但国内对其是否有意义特别是可否中国化，以及有何意义进行了广泛讨论。何嘉荪和潘连根（2000）认为讨论归根结底是理论如何联系实际的问题[45]。靳颖（2005）将“中国化”相关观点划分为三派：一是以中国特色的名义持“否定论”，以王茂跃为代表；二是以共同科学规律的名义持有“实用论”，以何嘉荪、陈兆祦、傅荣校、潘连根、黄存勋等为代表（包括自己）；三是“折衷论”，以周玲、宗培岭、林清澄、吴品才、陈作明等学者为代表[46]。

理论意义方面，我国对此有诸多研究。何嘉荪（1991）结合我国档案工作实践，论述了该理论四个方面的启示：应重视阶段划分研究，重新研究归档环节的设置，可用该理论指导对全宗问题的研究，该理论可作为研究档案管理的科学方法论[1]。方一言（1994）在此基础上进行了补充，认为源于市场经济下档案工作实践的这一理论对处在新经济形势下的我国档案工作实践有重要意义：能为实施文件档案一体化管理扫清理论和认识上的障碍。傅荣校（1994）则认为该理论的最大意义在于研究方法的变更，即采用了区别于长期采用的“分析方法”的系统方法。他还指出了其对我国文档管理一体化、档案定义、馆网建设、文件移交、文件价值研究、全宗理论探讨等方面的理论研究和实践的指导意义[47][48]。吴宝康（1996）认为我国文件管理理论形成的基础是文件同档案区别与联系的理论，并指出这是我国的特色，因此要结合实际，学习和吸取国外档案学理论中好的有用的东西[49]。黄霄羽（2008）认为该理论与来源原则的并立是现代档案学成熟的标志[41]。

此外，也有不少学者指出该理论的缺陷。王茂跃（1996）认为对其评价不宜过高，因为尽管该理论有其合理性，但它不符合我国无“半现行文件”的概念和文件中心的实际[50]。陈作明（1997）认为该理论不能代替文书学和档案管理的研究[9]。

（2）理论应用。国外的研究多从理论结合实践角度出发，这从美国联邦组织架构文件管理框架（FEA Records Management Profile，Version 1.0，2005年12月颁布）可见一斑。2007年12月，《国际数字保管期刊》上发布了英国国际数字保管中心研究提出的电子文件生命周期模型[51]。近年，Hoke等（2011）论述了该理论对现代文件档案管理实践的指导价值，并提出它在信息获取和信息资源管控方面为内容管理提供了高效的工具[52]。Mitja Decman等（2013）分析了文件生命周期在电子文件管理中的作用[53]。

国内新近的研究多聚焦电子文件管理。张雅君（2014）分析了电子文件生命周期管理理论实例化，即电子文件管理系统（ERMS）[54]。黄新荣和封玮（2015）讨论了电子文件管理实践中的适用性[55]。屠跃明和张梦霞（2016）探讨了生命周期视角下电子文件长期保存的影响因素和对策[56]，还构建了责任体系[57]。

三、研究展望

国外对文件生命周期理论的讨论集中于阶段划分上，且理论与实践结合紧密。与国外相比，国内研究偏重理论，对实践关注较少。正如李财富和谢婉莹（2012）所说，国内研究存在“基础理论研究多、实际工作问题研究少”、“存在一定的重复研究”和“研究主体分布不均衡，实践工作者参与较少”三个问题[3]。笔者认为，我国未来的研究应从以下三个方面着手。

1.着力夯实文件生命周期理论研究。尽管有文件管理信息学的出现，但其基础是文件连续体理论，再进一步，其基础又是文件生命周期理论。为应对新实践背景的挑战，需要大力加强对后保管范式下文件生命周期理论的研究。第一，要注意处理好档案理论发展的“趋同论”和“特色论”的关系。对于二者关系的认识和态度，将直接影响到对两个理论的中外比较研究和如何“西学中用”的问题。第二，研究方法和路径上，应解释主义和实证主义相结合、定性研究与定量研究相结合。第三，理论和实践研究工作者要和实践工作者加强联系和沟通，共谋现代档案学的理论发展。

2.扎实推进理论与实践相结合。实践是检验理论的唯一真理，档案学也不例外，特别是文件生命周期这一基础理论。我国对文件生命周期理论的研究，并未使文件管理和档案管理工作、档案事业产生大的变化，这可以说是一种遗憾。因此，不论是从理论要适当超前于实践的角度，还是从理论要服务于实践的角度，今后的研究都要加大力度推进理论联系实际。尽管制定出了一些政策和标准，但这并不代表实践界已经认可和落实。因此，这些政策标准的执行情况和实际效益如何值得探讨。再者，实践工作者对文件生命周期理论能否理解和认同，并积极运用于实践的情况也不得而知。因此，理论是否发挥足够影响，若已产生影响，其影响方式和程度如何；若未产生足够影响，其原因和对策如何，这些都是值得研究的。

3.积极深度开展跨界交流与合作。进入新世纪以来，包括文件生命周期理论在内的档案学理论研究开始朝着与历史学、管理学、法学、社会学、传播学和信息科学等多学科交叉的方向发展[58]61。尽管学界对包括跨学科、跨文化和跨文本等多重含义的跨界档案学研究有不少批判[59]，但跨界仍然并且应当是档案学发展的方向之一。若将文件连续体理论视为文件生命周期理论的发展，那么从实践角度看，记录保存人才的角色和作用应该更多更广，文件和档案工作的界限也将变得更加模糊。随着“自觉、跨界、融合”的呼声逐渐增多，今后对文件生命周期理论的研究要特别注意处理好“自己的地”和“别人的田”的关系，要努力解答和解决档案学领域“钱学森之问”。

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Research Review on the Records Lifecycle Theory

Zhang Zhen1,2
(1.Management School of Beijing Electronics Science&Technology Institute,Beijing 100070,China;
2.Information Resource Management School of Renmin University of China,Beijing 100872,China)

This paper provides an overview on the research of records lifecycle theory from basic concept,theoretical origin, connotation,its relationship with other theories,and the evaluation and application of this theory.Then it points out three development directions:focusing on theoretical research,pushing forward the combination of records lifecycle theory and practice,and actively carrying out cross-border exchanges and cooperation.

records lifecycle;records continuum;archival science;records management

张臻，北京电子科技学院讲师，中国人民大学信息资源管理学院在读博士，主要研究方向为档案学基础理论。

G270

A

2017-04-14