住房保障档案的资源建设管理和利用服务探索

卢言娟

摘要：在住房保障体系不断完善的同时，我市住房保障档案的管理从管理意识、档案制度方面和档案管理方面三个层面均存在一些问题，本文从提高住房保障工作的档案意识、完善住房保障档案管理体制、强化住房保障档案管理的软件建设、加强住房保障档案管理的硬件投入等方面提出了一些建议，并对探索住房保障档案资源利用服务提出了一些新举措。

关键词：住房保障；档案管理；资源建设；利用服务

住房问题是重要的民生问题，住房保障档案是民生档案资源体系建设中的重要组成部分。建立完整、系统的城镇居民住房档案，更好地为经济的平稳较快发展和保障性安居工程建设提供利用服务，促进人民群众居住条件的进一步改善，正是当前解决民生问题的一项重要而紧迫的任务。加强民生档案资源建设最终是为改善民生档案资源的利用服务工作。“两个体系”的建立包括“建立覆盖民生、覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立服务民生、服务人民群众的档案利用体系”，确保住房保障档案造福人民。

一、住房保障档案综述

住房保障档案主要指的是指管理机构在实施住房保障过程中直接形成的具有存储价值的多种声像、文字及表等不同形式的历史记录。有房源档案、住房保障对象档案和保障管理记录档案。各级住房保障管理机构在统一领导、分级管理的原则更要加强对住房保障档案管理工作的监督、指导，以健全档案管理制度为抓手，保证住房保障档案完整与安全，在提供利用服务提供便利。和其他民生档案相比，住房保障档案具有一些自己的特点：

（一）专业性

保障性住房档案涉及国家大政方针、法律法规、规划建设等多方面的专业知识或技能，有严格的操作，属于专门档案，有专业性很强的特点。

（二）动态性

己获保障的家庭收入和具体情况会动态变化，在退出机制的作用下，其保障资格随之消失，因此产生的相关文件材料应及时补充、整理和归档，以保证住房保障档案的系统性和完整性。

（三）实用性

保障条件的设定、申请材料的审核、退出机制的完善等都需要完整系统的档案材料作为依据，在住房发生产权变更、产权纠纷、拆迁还建等情况时，都需要查询住房保障档案，发挥住房保障档案的参考和凭证作用。

二、临沂市住房保障档案管理实践和取得的成绩

（一）管理实践

我市在大力推进住房保障工作的基础上，结合自身实际民生状况，创新性地实施了一些住房保障的基本实践，积累了许多好的实践经验，相应制定了一些方法制度，探索出了一套适合临沂市实际情况的具体措施，部分好的做法还具有进行全省推广的实际应用价值。这些具有地方特色的住房保障实践工作及住房保障档案管理模式，对于推进全省社会保障工作，改善民生，构建社会主义和谐社会都具有重要意义和价值。

临沂市住房保障档案的市级统管模式建立，具体是住房保障对象档案由临沂市住房保障中心统一收集、归档及保管。具备移交条件后，全部移交市房产管理局进行保管。目前，临沂市住房保障档案是由区级向市级移交并进行统一归档管理的。实行纸质档案和电子档案并举，二者相对应，原则上一户一档；并开发和运用计算机管理系统进行规范统一的管理。

住房保障档案集中由市级统管具有很多好处，首先是提高了资源的使用效益，节省了管理成本。其次是有利于档案信息资源的开发利用，尤其是一些大主题、深层次和宽范围的档案信息，优越性会更加明显突出。当然，市级统管也有一些缺陷，比如相对于街道、区和其他部门来说，住房保障档案集中统一存放在市级档案机构，不利于其他部门的随时调用及查考。

（二）取得的成绩

近些年来，临沂市多维度住房保障体系逐步建立，廉租房、经济适用房、公租房、限价商品住房等多种供应方法逐步推进，越来越多弱势群体的住房保障问题得以解决。制度化、科学化和规范化是发展趋势，我市住房保障档案管理工作的斐然成绩主要体现在如下几个方面：首先，档案管理制度逐步建立，临沂市相继制定和出台了廉租住房、公租住房档案管理办法以及住房保障归档规范。其次，档案资源逐渐充实，当前，住房保障中心都尽增加了专职的档案管理工作人员的配备比例；第三，应用更趋广泛，住房保障档案的管理在满足自身部门工作的需要的基础上而按照规定向其他相关部门提供利用服务，拓宽了住房保障档案的应用范围。

三、我國住房保障档案管理存在的问题

在住房保障体系不断完善的同时，我市住房保障档案的管理从管理意识、档案制度方面和档案管理方面三个层面均存在一些问题，主要是：

（一）管理意识方面

住房保障的档案管理意识在趋好的同时依然相对薄弱，必须提高提高重视程度。住房保障档案管理面对的是维护住房困难家庭申请人的利益。如何管理和利用好档案资源，对于档案管理工作的长足发展，拓宽住房保障事业服务渠道具有重要意义，要不断发展创新，就应该狠拽住房保障档案管理工作的落实。

（二）档案制度层面

在各市建立了基本住房保障制度的同时，还有一些地市创新性的建立公租房和限价商品住房等制度，但是在住房保障档案管理业务方面，却还存在着制度上的空白，需要不断补充和完善。首先，档案分类不明晰，现有政策体系尚未明确具体的归档范围和内容；其次，档案管理期限不明确，现行政策并没有明确对各类住房保障档案材料的保管期限区分为永久或定期保管，给档案材料的立卷、归档和整理带来不便；第三，档案管理部门职责不清晰，住房保障管理部门和民政部门、银行、交通等相关部门在住房保障档案管理上的业务关系及衔接沟通还需要进一步的理顺关系。

（三）档案管理层面

住房保障中心机构和管理体系均不完善，特别是住房保障档案的兼职管理人员比例偏高，直接影响到档案管理工作的效能。住房保障档案的硬件设施与住房保障工作的迅速发展也不匹配。档案管理的信息化应用程度偏低，档案应用管理系统存在诸多问题，这些问题影响到住房保障档案的查询检索和利用服务。endprint

四、加强住房保障档案管理工作的建议和对策

（一）提高住房保障工作的档案意识

加强住房保障档案管理，规范档案材料的收集、整理、保管和利用，对于促进住房保障工作规范化、制度化、长效化具有重要作用。观念更新是改进工作的前提，做好住房保障档案工作的第一步便是大力提高住房保障机构的档案意识。首先，要引起领导对住房保障档案管理工作的重视。科学地制定出完善合理的住房保障档案管理规范，完善住房保障档案的各项管理流程和制度，以制度为抓手，形成科学管理业务档案的长效机制。第二，要提高档案管理工作人员的职业道德，切实把各项档案管理规范落到实处。第三，要适当提高档案管理工作在绩效考核中的绩点，提高档案管理工作在整个住房保障工作中的位置，让档案管理工作成为住房保障机构的自觉行为，建立起住房保障档案科学规范管理的长效机制。

（二）完善住房保障档案管理体制

住房保障档案管理要根据各级住房保障部门的职责分工，依托现有管理体制并按职能分解档案管理责任，发挥基层管理的积极性，同步做好档案管理工作。同时，住房保障机构、档案行政机构、民政机构、各街道以及保障性住房建设管理等相关部门在住房保障档案项目上的业务关系与管理关系需要进一步梳理，要加强相互之间的衔接沟通，明确各自工作职责，从而逐步建立起完善的涵盖各门类、各层级住房保障档案管理的配套制度体系。

（三）强化住房保障档案管理的软件建设

首先，提高住房保障工作人員档案业务水平，住房保障工作人员不仅要树立科学的档案管理观念和思想，还要努力熟练掌握计算机技术、网络管理和应用技术；其次，加快实现住房保障档案专人专职管理，要将住房保障档案管理工作单独分离出来，配备专职住房保障档案管理人员，实现专人专职管理，要探索多种途径、多种实现方法和依托平台开发住房保障档案工作；第三，制定住房保障档案工作科学发展规划，要从经费和设施等方面保障住房档案的建设和管理，不断提高住房保障档案的现代化管理水平，逐步实现住房保障档案的服务网格化和管理现代化。

（四）加强住房保障档案管理的硬件投入

首先是增加资金投入，住房保障机构要从加大投入着眼，切实加大对人员以及设备的投入，有效解决人员编制问题、库房建设问题，配置专门档案设备和档案信息化管理系统，提高工作的实效性；其次要推动建立专门档案室，加大力度推动建立住房保障专业档案室可以解决存在的这些问题，比如沂南县住建局己经做了一些探索，在经费和人员编制许可的情况下，在各街道推广这种管理模式。

五、探索住房保障档案资源利用服务的新举措

（一）对住房保障档案的利用权限做出明确规定

住房保障档案不得外借。如有特殊需要，经本单位负责人批准，并办理登记手续，可以提供查阅或者复制，档案管理部门或档案工作人员应当配合本单位做好政府信息公开工作，保证住房保障档案的安全、合理、有效利用。

（二）充分挖掘档案信息资源，进行住房保障档案的深度开发

要建立合理有偿服务的机制，在政策和条件许可并确保社会效益的前提下，创造应有的经济效益，实现住房保障档案管理和建设的良性发展与自我完善，发挥住房保障档案的最大价值。

（三）全面实施数字化管理

档案部门应依据档案管理的相关规定，建立全面系统的住房保障电子档案，并根据住房保障实践工作的变动情况，及时更新住房保障档案的信息内容，实现住房保障档案的动态管理。为了满足住房保障档案的现代化要求，需利用信息技术将保障性住房档案转化为电子档案信息，实现档案信息化管理和高效便捷的利用服务，促进住房保障档案工作的重点由实体管理向信息服务、信息挖掘利用方向转变，使住房保障档案工作进一步走向标准化、规范化、社会化和网络化。

参考文献：

[1]王文明，关于建立住房档案的设想，[J]南京大学学报，2012（11），P34-35

[2]王萌萌，对山东省住房保障档案管理的思考，[J]中国城市经济，2012（1），P39-41endprint