浅析文书立卷中存在的主要问题及其对策

赵海荣

摘 要：文书立卷是机关事业单位进行公文处理的重要内容，是文书档案保管的基本单位。文书立卷不当，就会影响档案管理的质量，影响档案管理工作的开展。文章梳理了当前文书立卷存在的主要问题，并对其进行了探讨，提出了相应的对策，以期提高档案管理质量，提高档案管理工作水平。

关键词：文书立卷；主要问题；对策措施

文书立卷是文书处理的重要环节，认真做好文书立卷，不断提高案卷质量，是做好档案工作的重要基础。目前，文书立卷中存在有若干问题，在一定程度上影响了档案作用的充分发挥。

一、文书立卷中存在的主要问题

从近几年进馆的档案看，案卷质量问题主要有：

（一）归档的文件材料收集不齐全

当前收集不全的主要散存在有关业务人员手中的一些文件材料，这些材料大都没有经过收发文登记，文书立卷人心中无数，有的虽然有数，但有关业务人员以经常使用为借口，不愿交立卷人员归档，只是立卷归档的文件材料不全。归档不全的文件材料主要有：（1）.对一项重要工作的调查报告以及上级对报告的批复。（2）.经济活动中形成的合同、协议书等。（3）.土地征用，房地产处理协议及重大纠纷的处理结果。（4）.领导同志外出开会带回的与本单位有密切关系的文件材料。（5）.重要会议记录及有关人事材料。这些文件材料是一个单位的历史记录，是全宗档案中不可分离的重要组成部分。如不归档，就会严重影响案卷质量额提高和今后的查考利用。

（二）立卷归档的重点不突出

本单位在职能活动中形成的有紧密联系的上下级的报告、批复，是应立卷归档的主要组成部分，是立卷的重点。有的单位在立卷时没有突出这个重点，而是将同一年度同一问题都立在一个案卷里，以为这样可以方便利用。其实这样成立的案卷，只能导致归档文件的主次不明。

（三）案卷标题不准确

案卷标题是案卷的名称，是直接指引和帮助利用者查找档案的向导。因此，案卷标题必须简明而准确地揭示卷内文件的内容。案卷标题准确与否与立卷人员的业务知识和文化水平有关。有的立卷人员在拟写案卷标题时存在的问题是：一是问题揭示的比较琐细，文字不够简练；二是问题揭示的不够全面，没有将卷内全部问题概括出来。利用者通过案卷标题查不到应有的档案文件，使档案信息不易于发挥作用；三是案卷标题的基本结构不完整。由于结构不完整，同样不利于查阅利用。如人事部门将本单位地区一年的干部名册立成若干卷，将案卷标题写成干部名册（1）（2）、、、、、、，由于没注明作者，利用者要查找某个单位的干部情况，必须将干部名册卷全部调出，给接待人员和利用者带来麻烦。

（四）卷内目录不能简明揭示文件内容

有的卷內目录对文件的题写的过于简单。如，：“山东省委通知”。“关于启用印章的通知”等等。究竟山东省委是什么内容的通知，启用哪个单位的印章，都没有明确地揭示出来，给利用人员带来了不便。

（五）卷内文件排列不合理

有的文书立卷人员在卷内文件的排列上不能与案卷标题结合起来，排列的顺序与案卷标题中揭示的问题相呼应，不是将同一问题的文件按照问题的主次和时间的先后顺序排列，以及将同一问题的文件分散，严重影响了文件的条理性。

（六）卷面的书写不规范

字迹不端正，影响了案卷的整洁美观，有的立卷人员装订案卷不合要求，长短宽窄交错。窄的没有订上，有的装订线挤压文字痕迹，有的折叠不当，装订后不易打开。影响了文件的原始性、严肃性和今后的查阅利用。

二、解决的问题与办法

如何解决上述存在的问题，使案卷质量不断得到提高，笔者认为应该做到以下几个方面：

（一）加强领导，提高认识

是做好文书立卷工作，提高案卷质量的关键。因此，必须解决好三个问题：一是克服一些模糊的认识，明确文书立卷是历史对现实工作负责非搞好不可的一项重要工作；二是将文书立卷列入本单位领导工作的议事日程，经常了解检查工作进展情况，及时解决存在的问题。三是建立健全文书立卷工作制度，使大家有章可循，都能按照统一的制度规定搞好文书立卷工作。

（二）加强宏观管理，搞好业务指导

做好基础工作。立卷前要做好基础工作，处理好三个关系：一是正确处理文件材料立卷归档与查考利用的关系，充分明确文件材料办理完毕后进行立卷归档，它不但方便当前利用，而且更有利于今后长久的利用。二是正确处理文件材料收集齐全与立卷归档的关系，不全不要急于立卷，立卷必须尽力保证齐全。三是正确处理文书立卷与案卷质量的关系，初步组成案卷后，要严格进行质量标准检查，对不符合质量要求的案卷要认真调整修改。

（三）举办业务培训班，提高人员业务水平

文书立卷中存在的一些问题，很多是由于人员经常变动，业务水平不能提高所引起的。针对这种情况应经常举办业务培训班，系统讲解文书立卷的基础理论知识，并注意理论联系实际，突出实践性。培训班的教学内容要有针对性，既讲明理论依据，又特别与实际操作结合起来，明确提高案卷质量要注意的问题。

（四）积极推行现代化管理，加速实现计算机在档案管理中的应用

如计算机编目，检查，可以一次性输入，多次多种形式的输出，实现多途径检索，组配检查等多种技术要求。这不但让工作者从手工编目，人工查找繁重的劳动中解放出来，同时也可以及大地提高编目与检索质量和效率，提高档案的查准、查全率。

参考文献：

[1]李雪媛.浅析文书立卷归档中卡片式档案的检索工具[J].好家长，2015（38）：244.

[2]杨健萍.对提高文书档案立卷质量的几点认识[J].办公室业务，2016（06）：124+134.