高校人事档案管理人员的素质提升策略

陈桂香

【摘要】人事档案工作者的素质和水平对人事档案管理和利用的规范化及专业化有直接的影响。本文分析了目前高校人事档案管理者的素质现状，探讨管理者素质提升对策。

【关键词】高校人事档案；管理者；素质；建设

高校人事档案作为学校发展的历史记录，它为师资队伍建设、职称评聘、薪酬分配、办理离退休手续、干部考察任免等诸多工作提供了精确的数据。档案管理人员在人事档案工作中是主体力量，素质如何将会直接影响档案事业的发展，要求干部人事档案管理者是专业型兼管理型的人才。因此提高人员的综合素质，更好地适应新形势的发展是人事档案工作者亟待解决的问题。

一、高校人事档案管理的当前状况

近年来高校人事档案工作有了较大的提升，但目前还存在着一些不能适应人事档案工作的问题，主要有这些表现：

（一）领导重视不够，档案管理意识淡薄。目前大多数高校受人力、财力、物力因素的制约较大，发展水平不均衡，校领导和广大师生对人事档案的重要性普遍缺乏足够认识，整体对档案管理利用意识淡薄，对人事档案归档内容、管理范围缺乏认识，重要性宣传力度不够，未能全面了解人事档案的功能，未能深层次开发人事档案，在对应归档的材料未能及时送交档案部门，目前主要是停留在简单的基础利用阶段。

（二）管理人员的综合素质水平整体偏低。在大多数高校，当前人事档案管理情况是人员配备比较随意，普遍缺乏专职档案专业技术人员，管理人员很多是转岗过来或者是兼职工作，人员调动频繁，流动性大，队伍稳定性差，工作的连贯性与专业性较难保证，导致不熟悉工作，经常出现各种失误，档案管理工作的專业性、专业性无法保证，影响档案管理工作的正常运行。管理人员主动服务意识欠缺，安于现状，缺乏创新精神，年龄结构偏大，学历层次不高，知识结构不合理，专业人员偏少，职业情感缺失，欠缺主动服务意识。

（三）信息化管理水平低，档案服务利用水平受限。目前很多高校日常业务环节的档案工作多数以手工操作方式较多，这些常规的业务环节耗费了大量的人力物力，工作效率低下，管理人员现代化的档案信息管理方式较难适应，计算机应用水平不高，不具备档案信息化技术知识和水平，无法适应档案信息化管理的大趋势。高校档案工作队伍知识结构和管理水平不合理，缺乏懂专业技术和信息技术的全才，与信息时代人事档案管理的需要不相适应。档案管理工作急需懂档案专业技术，又能掌握现代化信息管理技术的复合型人才。

二、高校人事档案管理者素质的提升对策

随着档案学研究内容的日益深化和扩展，管理者必须树立终身学习的观念，紧跟时代步伐，提高档案管理人员队伍的整体素质，培养复合型的人才。

（一）加大对领导和教职工档案意识的宣传，获得领导的政策支持。档案工作人员首先要提高自身认识，要积极主动汇报、请示工作，加大宣传人事档案工作的重要性，扩大档案的利用服务范围，加强校领导和广大教职工的档案意识宣传，争取领导加大对档案工作的支持力度。校领导档案意识增强了，给予档案工作政策倾斜和支持，协调解决工作中的人才引进、经费支持、设备配置等方面的困难，完善激励机制，建立尊重人才、培养人才的良好氛围，加大宣传力度，提高全员档案意识，形成人人关心档案、人人支持档案工作的良好氛围，鼓励职工及时上缴形成的档案材料。规范制定高校人事档案管理工作制度，提高档案工作的地位，更需要学校领导层面从上到下齐抓共管和制度保障，才能保证人事档案管理水平不断提高和服务工作顺利开展。

（二）优化人员素质结构建设，提高人员综合素质。1.档案工作者必须具备较高的服务意识和政治素质。人事档案工作保密性很强，档案管理者要忠于职守，遵守纪律，必须加强党的路线、方针、政策的学习，在日常工作中始终保持正确的政治方向，要树立主动服务精神，抓住学校的主要任务和中心工作，强化管理人员的责任意识、保密意识，把握档案需求的动向，深化档案信息资源的开发利用。加强职业道德建设，坚持原则，具有严谨细致的工作作风和较强的事业心，提供优质高效的服务。2.提高档案人员的专业技能素质。人事档案管理专业性和操作性都很强，这就要求档案管理人员不但要具备良好的政治、道德素养，更要扎实掌握档案管理的业务技能和专业知识，具备丰富的管理经验和实践能力，能熟练应用数字化信息的管理技术，注重其他学科知识的学习与积累，积极提高自己的业务素质。提高档案队伍的整体水平，优化档案队伍结构，采用科学管理手段，探索现代型的技术操作模式，保证高校档案管理人才队伍稳定与素质提升，积极学习先进的管理技术等，认真研究新型管理模式，以适应人事档案工作的现代化发展为要求，为学校的人力资源开发提供利用，保障高校的改革和顺利发展。为了更好地适应高校人事档案管理的新趋势，改善管理人员知识结构，引进档案专业人才，提高档案管理专职人员的比例，提高档案管理人员的综合素质。要加强业务新知识与现代化技能的学习与教育培训，安排专业技能高、业务能力强的年轻人才到档案管理队伍中，从而优化年龄结构；引进一些高端人才，他们既能掌握档案管理专业知识，又能熟悉现代化信息化管理技术，从而更好地优化档案管理人员的专业结构。3.档案管理者必须不断提高综合素质。（下转第151页）（上接第149页）新时期的档案管理工作环境是开放的，档案材料的形成要靠多个部门之间的协调和配合，对于管理人员的沟通协调能力、语言表达能力、环境适应能力、社会交往能力、管理能力等综合能力都有着较高的要求，档案管理者不但要掌握一定的专业知识，而且还应具备一定的综合能力，这样才能够更好地促进档案管理工作的顺利进行。

（三）完善培训开发体系，提升管理者的信息素质。高校要有计划地实施有助于档案管理人员学习与工作相关能力的活动，将培训开发工作纳入单位计划，开展针对性的培训工作，采取多样的培训方法及现代化的培训手段以保证培训的效果。档案部门针对人员知识老化严重的现象，应积极开展多种形式的教育培训，如在职教育、岗位培训、网络继续教育、进修学习、参观访问、交流研讨等多种方式拓宽自己的知识面，加大对档案人员培训的经费投入，必须多渠道、多形式地培养，重视岗位定期进行考核，学习档案管理的经验和信息化的管理方式，多方位培养复合型人才。通过一系列的业务教育培训，可以使工作人员的知识结构、档案管理技能得到明显提升，及时、全面地总结培训的效果，让员工通过培训进行自我学习和提高。

档案人员应该通过培训，掌握档案工作技能、管理专业知识、现代管理技术、计算机网络技术等知识，熟练操作数据库和多媒体应用技术，学习多学科综合知识，提高驾驭信息资源、应用信息技术的整体素质，促进高校干部人事档案管理的现代化进程。提高档案管理人员信息化管理能力和服务能力，运用现代信息技术来综合分析和深层次加工信息资源，实现档案的科学化、规范化、标准化管理，提高档案管理工作的效率和质量，掌握现代档案管理方法，为全校师生提供服务，成为掌握既懂档案管理业务知识，又擅长信息技术的复合型人才。档案信息化建设可以方便工作人员更加高效、方便查阅者快速准确找到需要的信息，提高管理人员的工作能力和水平，服务学校教学工作，推动高校人事档案工作的高效发展。

总之，档案管理人员的素质与高校档案事业能否顺利发展关系十分密切。因此必须加强高校档案队伍建设，档案管理工作者必须具备良好的政治素质、职业道德素质、综合的业务素质、现代化的信息素养，转变传统档案管理者角色向现代档案信息管理者身份转变，为学校的人力资源开发和利用提供服务，适应高等院校的改革发展趋势。

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