高等职业技术学院档案管理工作浅见

赵瑜

[摘 要] 档案管理是高等职业技术学院管理、教学、科研等各项事务的真实记录，是高等职业技术学院的“记事本”。档案管理工作是学院教育事业的重要组成部分。档案管理有助于真实全面记录学院发展历史，有助于学院在发展过程不断总结、回顾以往的经验，进而以史为鉴，促进学院可持续发展。在教学过程中，档案也可以作为教学评估、教育改革的重要依据，但是现阶段高等职业技术学院档案管理工作中还存在很多问题和不足。分析学院档案管理工作的现状，结合存在的问题，对学院档案管理工作提出改进建议。

[关键词] 高等职业技术学院；档案管理；数字化档案

[中图分类号] G271.4 [文献标识码] A [文章编号] 1002-8129（2017）03-0073-04

档案管理是我国高校管理工作的重要组成部分，高校应当在遵守《高等学院档案工作规范》《普通高等学院档案管理办法》等规范的前提下，结合本校具体情况，建立档案管理体系，并开展档案管理工作。但是高等职业技术学院规模一般没有综合性高校大，校内部门设置和人员配备也相对较少，高等职业技术学院档案管理工作开展的难度也较大。

一、高等职业技术学院档案管理的意义

档案对学院发展有着记录历史、指导现在、启发未来的重要作用。学院的发展离不开对过往经验的总结，对过往经验的总结离不开对学院历史的研究，而档案就是记录学院历史的重要载体。

档案为学院对外宣传提供重要素材。学院在发展过程中积累了大量记录着有学院特色的历史，重大事件、教学成果等多方面信息的档案，这些档案展示了学校文化，传递了学校理念，代表了学校特色。对这些档案资料进行整理和展示，不仅可以丰富师生的校园生活，还可以起到展示学校特色的作用。

“昔人所为而得，我可以奉为模范；如其失策，便当设法避免”，档案管理的重要意义就是总结经验，避免失策，指导现在，促进未来。只有这样才能让学院不断总结经验，取其精华而用之，对其糟粕而避之，为教学评估和教育改革提供依据，真正实现学院的可持续发展。

二、高等职业技术学院档案管理工作现状

（一）档案管理意识淡薄，重视程度不足

档案管理跟其它工作有本质上的区别，档案管理是服务性、保障性工作。这就导致档案管理工作人员在档案管理中可能缺乏积极性和成就感。高等职业技术学院由于本身规模和教职工数量的限制，往往没有档案管理专职人员。教职人员往往身兼数职，除了档案管理工作以外还有其他工作，这就导致教职人员很有可能将更多精力用到其他工作上，进而忽视档案管理工作。

（二）档案管理人员素质有待提高

高等职业技术学院往往没有设立专门的档案管理部门和相关人员，而是由其他职位的教职工兼任。他们没有接受过系统的档案管理方法、标准、流程等的培训，档案管理工作主要根据经验开展。这就导致档案管理缺乏规范性，档案资料缺乏完整性，档案资料的收集、分类、归档等可能存在不合理的地方。长此以往，将造成档案管理混乱，档案查阅困难，档案检索效率低等问题。

（三）资料重保管，轻利用

高等职业技术学院档案管理不仅仅是档案资料的收集、整理、分类、归档，还包括档案的开发利用，而后者，才是档案管理工作的重点和难点。现阶段大多数高等职业技术学院档案管理工作还停留在档案资料的收集整理和档案的归档保管，而档案管理更重要的作用——档案的开发利用往往被忽略。导致档案资源的浪费和档案资源的不合理利用，未能充分发挥档案促进学院发展、辅助学院决策、促进教育事业发展的重要作用。

（四）档案管理水平有待提高

有的学院没有设立专门的档案管理室，档案资料与其他资料混在一起，不利于档案的分类管理。有的学院没有引进先进的档案管理技术，如数字化档案管理系统等，档案管理还停留在纸质档案的阶段。纸质档案占据大量空间，而且管理、查询和调用效率低，速度慢。總而言之，档案管理软硬件设施不健全，直接制约了学院档案管理水平，影响了档案资源的合理利用。

三、高等职业技术学院档案管理工作改进建议

（一）加强档案管理意识

针对高等职业技术学院普遍存在的档案管理意识薄弱，重视程度低等情况，学院应通过一系列手段加强教职工的档案意识。只有从意识层面重视档案管理，才能在实践中真正做到重视档案管理，科学管理档案。有条件的学院可以聘请专业的档案管理人员，或者设置专门的档案管理职位。其次，学校可以开展一系列的讲座、活动等，让广大教职工、学生了解档案的作用，树立档案意识，积极参与和配合档案管理。从而形成一个档案管理人员重视档案管理，档案资料提供者主动配合档案管理人员的良性循环系统。

（二）完善档案管理制度、规范和流程

任何一项工作的完善都离不开相应制度的建立、规范的制定和流程的设计。要加强和完善高等职业技术学院档案管理工作，首先要建立健全档案管理相关制度，从管理层面上规范档案管理参与者的行为，强化档案管理参与者的意识。系统、全面的档案管理流程，有助于每个档案管理参与者各司其职，明确自己在档案管理过程中的角色。资料提供者，主动建立、留存相关资料，并整理和上交；档案收集人员，收集、整理并检查资料的完整性；档案归档人员将档案分类、归档。在实施过程中，收集档案管理参与者的意见和建议，不断改进和完善档案管理制度、规范和流程。

（三）提高档案管理人员素质

高等职业技术学院档案管理工作的完善除了管理制度、规范和流程的完善，还离不开档案管理人员素质的提高。任何工作都离不开人的参与，参与人员素质的高低直接影响档案管理工作的效率和效果。没有有效的实施，再完善的制度，再合理的流程都是一纸空谈，因此提高档案管理人员的素质是高等职业技术学院档案管理工作的重中之重。学院应该挑选具有档案管理专业知识和能力的人员负责档案管理工作，在实际工作中尽可能提供相应的培训机会，提升档案管理人员的档案管理能力。档案管理人员也应当积极主动，多途径、多渠道学习档案管理专业知识，了解档案管理相关理论和工具，不断更新档案管理知识和技能，学习和使用新兴的档案管理工具。只有这样才能提高档案管理的效率，促进档案管理工作的科学和可持续发展。

（四）档案管理信息化、数字化

随着科学技术的发展，学院的各项管理工作都不断向信息化、数字化发展，档案管理工作也不例外。纸质资料具有占用空间大，查阅困难，检索速度慢等特点，不利于档案的查阅和利用。随着计算机和互联网的普及，档案管理逐渐向数字化发展。电子档案更有利于信息和资料的保存和整理，将人们从厚厚的纸质档案中解脱出来，避免纸质档案占用大量空间，有效减少纸资源的浪费。使用和查询方面，电子档案具有查阅方便，检索速度快等优势，可以有效提高档案查询的效率。学院应为档案管理的信息化、数字化提供资金、设备、技术等方面的支持；档案管理人员要不断学习和了解档案数字化管理的方法和技术。从而全方位促进高等职业技术学院档案管理工作的科学开展和可持续发展。

（五）促进档案的开发利用 学校要改变以往“轻利用，重保管”的管理理念，重视档案的开发利用。在档案的收集、整理、分类、归档、保存固然重要，但档案管理更重要的意义是档案的完善档案资源，科学整理和保存档案资料的基础上，为教师和学生提供档案查询服务。根据档案建立校史馆，让教师、学生和家长了解学校发展历史、办学理念、重大成果和学校文化。针对特色档案，可以开展主题研讨会，交流会、展览等，扩大学校的知名度和影响力。引导教职工积极研究档案资料，进行学术交流并撰写论文。

四、结语

在遵守高等职业技术学院档案管理法律法规的前提下，结合学院自身特点建立具有学校特色的档案管理体系，是学院管理工作的重要组成部分。学院要引进专业人才、使用科学管理方法、引入先进软硬件设施，全方位优化学校档案管理水平。学院根据档案建立的校史馆、特色档案展、重大成果展等可以作为学校对外宣传的名片，为学校的对外宣传工作添上浓墨重彩的一笔。

[参考文献]

[1]于金霞.高等职业技术学院教学档案管理工作探析[J].考试周刊，2013，（18）.

[2]王婷.高等职业技术学院电子档案管理工作探析[J].新教育时代电子杂志：教师版，2017，（3）.

[3]宋龙.高等职业技术院校人事档案管理刍议[J].决策与信息旬刊，2013，（5）.

[责任编辑：曾 菡]