企业档案工作面临的问题与对策

段小莹

[摘 要] 企业档案是企业日常经营管理和人员信息的文件资料，它以各种形式保存在企业内，且对于企业、社会、国家都有非常重要的意义。鉴于档案对于企业的重要性，企业档案工作者和企业领导部门要高度重视档案工作。随着时代发展，企业档案工作面临着新的问题。通过对目前企业档案工作存在的问题进行分析，并提出对策，旨在为企业档案工作提供参考。

[关键词] 企业；档案工作；创新发展

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1002-8129（2017）03-0070-03

企业档案工作不但是企业管理的基础工作，同时，也管理着企业核心机密及无形资产，对企业的重要性不言而喻。企业档案工作的好坏直接影响到企业的发展和经济效益。因此，企业的领导者不可忽视档案工作在企业的作用，档案工作者也要做到认真工作、尽职尽责。对档案工作中面临的问题要及时发现、及时处理，并采取处理对策，争取做到有效预防。

一、 企业档案工作面临的问题

（一）档案管理意识不强，基础设施配套不到位

我国大部分企业对于档案工作认识度不够，觉得档案对于企业无关紧要，属于鸡肋部门，这导致了档案工作在企业内不被领导重视。领导不重视就会产生一系列的连锁效应，如档案工作者对档案工作没有达到应有的认识，甚至认为档案工作没有技术含量，属于闲差职位。相关业务人员对工作缺乏热情，认为档案管理岗位的工作与财务科、经营办、人力资源部相比是微不足道的工作，是没有业绩的工作。所以大部分档案管理工作存在重形式轻内容的问题，经常为了上级检查而应付工作。另一方面，大部分企业档案室狭小，通风、照明条件较差，管理工作设备不够完善，比较落后，有的企业还保留着以人工为主的工作方式。企业领导对档案工作不够重视，对档案设施配套也放任不管，大大影响了企业档案工作的實施，这对企业是极不负责的行为。

（二）档案人员综合素质有待提升

许多工作人员对于档案工作一知半解或者只有很浅层的认识，也不具备专业技术，认为工作只是简单的记录、存放等。档案工作者在平常的工作中由于没有专业技术，导致在归档、分类、整理上存在着诸多问题，这对企业档案管理造成了安全隐患。另外，随着时代的发展，新形势对档案工作有了更多新的要求，当下部分没有专业档案知识的人员已很难适应档案管理工作的快节奏要求。部分档案管理人员不注重提升自身的知识水平，不重视学习，不更新观念，在遇到新问题时，缺乏创新意识，仍然使用旧方法处理，导致事倍功半，企业档案人员专业水平和综合素质的提升迫在眉睫。

（三）档案管理信息化建设不足

我国大部分企业的档案工作还保留在企业初建时的模样，基本以人工操作为主，虽然，有些企业配备一些现代化的设备，但是用之甚少。随着企业日益扩张，规模越来越大，档案也随之增多，传统的以人工为主的工作模式已经满足不了档案工作的需求，档案工作效率低下，容易出现失误等常见现象。企业的扩大，科技的进步，对档案工作是一个新挑战。

（四）档案的管理与利用相分离

档案的管理是为服务企业而工作的，当前的档案管理大多是保存档案资料，并没有让档案的作用发挥起来。由于历史原因和人为因素，部分档案资源丢失，导致档案断代，失去了完整档案的利用价值。另外，由于现在企业员工基本都是为了市场严峻的竞争而去奔波，争取利益，很少为了企业竞争优势而去翻阅档案，这就造成档案服务企业生产经营活动的服务功能降低，使企业档案处于闲置状态。

二、 企业档案工作的发展策略

（一）领导重视到位，改善基础设施建设

只有从思想上得到重视并且改变，才能落实到行动中去。提高企业领导对档案工作的认识是发展的第一步，也是重要的一步。领导要做到重新认识档案工作，看清档案工作对于企业的重要作用，把企业档案工作作为企业规划里重要的一个环节。领导重视到位的具体措施为定期去档案室巡视工作，并要求档案管理部门向领导汇报近期的工作情况，开展档案工作会议，设立督察小组对档案工作进行监督检查；另一方面，企业要成立专项档案资金用于档案室基础设备建设，改善档案室的环境，达到国家要求。在基础设备建设上做到不吝啬资金，把工作中需要用到的设备购置完善。档案室环境好了、设备齐全，档案工作者才能愉快的工作，工作起来得心应手，确保企业档案工作顺利开展。

（二）加强档案队伍建设，配备高素质档案人才

档案工作是一项技术性工作，它需要一批专业的人才来管理，企业在投入财力后，在配备人才方面也要跟上脚步。档案工作想要发展，第一关键还是人才，只有企业拥有一批专业性强、素质高的人才，企业的档案工作才能与时俱进，才能发展得更好。企业可以通过对外招聘档案管理人才，也可以对企业的档案工作者进行培训[1]。另外，加强企业档案队伍建设还需要有一名好的管理者，对档案工作者实行严格的管理，并设立科学的规章制度，对工作者实行绩效考核、奖罚等。通过这些措施，企业拥有了一批高素质人才，档案工作室工作氛围良好、工作人员个个激情饱满、斗志昂扬。

（三）充分调动档案工作人员的积极性

企业档案管理工作由于比较枯燥，工作人员工作的激情都不高，企业应当把档案工作是疗养工作的理念打破，完善管理机制并制定考核标准，实行竞争上岗、择优上岗的机制。每月固定进行考核，对考核不达标者进行处罚或者转岗，对考核成绩优秀者给予奖励。激励档案工作人员的工作积极性，采用奖金或者个人职业能力培养等手段激励他们开拓创新。

（四）加快档案信息化建设，开发利用档案信息资源

随着科学技术的飞速发展，企业档案管理工作改变传统落后的局面，跟上信息化的脚步，实现档案信息化建设。企业需要从观念上接受现代化科技的变革，从行动上掌握现代化技术，在档案室配备信息化建设所需要的设备。如在档案室内配备打印机、复印机以及一些通讯设备，实现电脑办公无纸办公，真正做到档案信息化建设。另一面，企业在信息化建设的过程中，还可以开发档案信息资源，实现企业间档案信息互相交流、互相借鉴，为企业档案更好的发展做铺垫[2]。

三、结语

总而言之，档案工作的好坏是衡量企业发展的标杆，是企业健康稳定的保障。在新时期下，企业档案工作面临着新的挑战与机遇，企业要想方设法解决这些问题。重视档案的重要性，从基础设备上改变，做到与时俱进。只有这样，档案工作的作用才能体现出来，企业才能做到持久发展，为人民为社会为国家做出贡献，更好地服务于人民。

[参考文献]

[1]邵金耀.新时期档案保护技术工作面临的问题与对策[J].档案学研究，2016，（02）.

[2]向倩岚.国企档案工作面临的问题与对策[J].办公室业务，2017，（03）.

[3]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制——转型期的档案管理体制改革研究之二[J]. 档案学通讯，2006，（01）.

[责任编辑：曾 菡]