论传统档案信息管理与电子档案信息管理

王玲玲

信息时代的到来，使得档案管理的方式和手段都迅速顺应潮流，发生着巨大的变化。电子档案逐渐代替传统档案，以其信息量大、共享性高且方便快捷的优势在档案管理中发挥着越来越重要的作用。本文从传统档案信息管理和电子档案信息管理的整体角度出发，论述了其各自在档案管理这一过程中的优势及特点，并从客观角度出发浅谈了二者之间的区别和共同点，对档案管理工作的开展在一定程度上有着极其重要的意义。

网络信息时代的到来引起了一场翻天覆地的变化，于档案信息管理而言，其也在这次浪潮中抓住机遇，不断革新工作的方式方法，逐渐从传统的信息档案管理转变为电子档案信息管理，这个全新的变革的过程，是时代进步的一种表现。在各个基层台站中，如何高效的提高工作效率，在缩短工作时间的过程中保证工作质量，是档案信息管理工作应当改进的。

1 传统档案信息管理简介

1.1 传统档案信息管理概述

所谓传统档案信息管理，就是通过人工收集、整理、统计、保管等手段对某些重要的信息进行规整管理，储存到固定的文件柜中以便日后在工作中对某部分信息进行查阅。

1.2 传统档案信息管理的优势

档案信息管理实质上就是一种管理工作。传统的档案信息管理从数量上保证了档案的齐全性，收集各类资料进行规整实现档案信息的系统管理。在档案之间建立联系是传统档案信息管理的一大特点，能够有效保护档案免受外界破坏，保证档案保持原始状态，不容易被别有用心的人私自篡改，大大增加了档案的安全性。传统档案信息的规整，能够有效的保留历史原貌，实现信息管理的真实性。

2 电子档案信息管理简介

2.1 电子档案信息管理概述

所谓电子档案信息管理，就是紧随科技信息时代，通过电子技术和信息技术以互联网为载体进行的一种电子化信息统计，记录备案形成档案编制管理。

2.2 电子档案信息管理的优势

从快捷程度来说，电子档案信息管理颇为高效，具有极大的快捷性。从经济环保角度来讲，电子档案信息管理大大减少了对纸张的使用，一切信息均记录编制在电子计算机中，节约了大量的纸张。从信息共享的角度来讲，科技信息下讲究的是资源共享信息互用。

3 浅谈传统档案信息管理与电子档案信息管理的差异性

3.1 从“归档时间”洞悉差别

传统档案信息管理一般会涉及到多方面的资料且纸质版较多，繁琐戎杂的信息导致对其归档处理非常不易，很多时候都不能及时的进行文件归档。但是，电子档案信息管理则不然。它可以及时的利用局域网进行信息归类处理，整理到一个文件夹中进行统一归档处理。时间上占有极大的优势，在归类和保存方面颇为省时省力。

3.2 从“鉴定方法”洞悉差别

传统档案信息管理在进行鉴定的时候必须严格按照规定，通过资格审核、确定生存期、价值复审这三个阶段才能鉴定出結果，时间上是最为浪费的，不可囫囵吞枣，亦不可粗制滥造，必须进行分页审核方可。而电子档案信息管理则可以利用计算机的一系列功能，即可完成大规模的审核，大大的提高了工作效率，缩短了鉴定的时间。在利用电子信息技术对档案进行编制管理时，应当尽量保证电子档案的安全性，利用信息加密技术等来确保档案的原始性。

3.3 从“存储空间”洞悉差别

传统档案信息管理的以纸质档案存储形式为主，随着信息量的加大，纸质档案越发显得力量不足，不仅信息容量小，而且占用的空间还比较大，导致越来越多的纸质版文件积压，不利于文件档案迅速查找。而电子档案信息管理则高效地解决了这一问题，它可以容纳图片、音频、ppt、视频、文档等多种形式的信息，不仅解决了传统档案存储信息容量大的缺陷，还占用了极小的空间，优势极为明显。

3.4 从“保管形式”洞悉差别

传统档案信息管理通过档案盒及档案柜的载体进行保管，而电子档案信息管理则通过计算机媒介进行信息保管。

4 浅谈传统档案信息管理和电子档案信息管理的共同点

从某种角度来讲，电子档案信息管理是由传统档案信息管理演变而来的，二者之间存在着一定的联系。首先，两者都是实体档案。传统档案信息是看得见摸得着的实质性纸张档案，他们以其特定的规整要求排列在文件柜中，而电子档案信息则是通过电子信息技术，对档案进行加密技术后利用计算机显现出来的信息管理。其次，传统档案信息和电子档案信息都具有原生性。不管是哪一种档案信息管理，都必须保持档案信息的原生性，不可以随意更改信息。再者，从价值角度分析两种档案信息管理，二者都具有一定的社会价值和历史价值，都能够为社会管理工作或者其他方面的工作提供指导，方便其他行业对档案信息的需求。

5 当下我国电子档案信息管理的应用

我国致力于对电子信息技术的研究，试图充分利用电子技术在各个领域争创新高。在档案信息管理领域，引入电子信息技术进行档案管理。譬如，我国的人力资源部门，就利用电子信息技术对人员的信息进行管理。除此之外，医院、教育部门等也通过电子档案对其发生的事件或者其他方面的有意义的事件进行管理，不仅保证了信息的安全性，也大大提高了工作效率。

6 结语

综上所述，传统档案信息管理远远没有电子档案信息管理更能够得到社会发展的青睐。在科学技术发展的同时，必须紧随时代的脚步，才能适应时代的潮流，促进各方面进步，致力于使用电子档案进行信息管理，是正确的选择。

[1] 闻国权，曹义.对检察机关档案信息化建设的思考[J].中国档案，2011（06）.

[2] 安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2010（01）.

（作者单位：国家新闻出版广电总局2024台）