加强道路运输单位档案管理工作的思考

曲艳玲

摘 要：随着改革开放逐渐深入和市场经济飞速发展，道路交通运输已经成为了国民经济和社会各项事业发展过程中非常重要的一项。而作为道路交通运输行业中主要工作之一的档案管理工作，不仅仅是道路交通运输工作的基础和前提，更是保障道路交通正常运作的根本。随着时代的进步，道路交通运输单位档案管理工作的重要性越来越高，任务越来越重，在此背景下，我们必须切实加强对档案管理工作的重视程度，保证档案管理工作的正常进行，推动道路交通运输行业的正常发展。

关键词：道路交通运输单位；档案管理工作；有效措施

一、交通运输档案管理工作的重要性

1.1 从交通运输与经济发展的关系上看

就我国道路交通发展进程来看，道路交通规划已逐渐被规划至国民经济范畴之内。现如今，道路交通运输在推动国民经济发展方面，发挥着至关重要的作用，不仅迎合了当前我国经济的发展，而且在很大程度上满足了国民经济的发展需求。就道路交通运输行业而言，稳定的发展可有效改善运输水平，提升运输能力，在一定程度上减少运输成本，进而实现以最低成本获取最高利益。但是从另一个角度来看，道路交通运输对国民经济的发展水平并不能起到完全的影响作用，虽然通过改善道路交通运输可提升国民经济的整体发展态势，但对于不同的地理地域而言，其作用也会存在较大差异。对于交通便利的区域，在交通运输道路建设中增加人力及物力的投入，并不会明显增加经济及社会效益；而对于交通落后的区域，在交通运输道路建设中增加人力及物力的投入，能够有效提升当地的物流流动效率，提升该地区的经济发展水平，进而促进地域发展。

1.2 从档案管理与经济发展的关系上看

交通运输档案管理工作的实施是针对国民经济的发展应运而生的。从某种角度而言，档案管理工作是对经济发展的文字描绘，可以说其是一种文字型缩影。对交通运输信息资源进行合理规划，充分发挥信息资源的价值，同时有效激发档案管理价值，进而促进国民经济的健康稳定发展。另外，交通运输档案管理信息能够将当前的经济发展态势明确清晰地反映出来，并作为今后经济发展的有效依据，通过为经济实践活动提供理论基础，进而获取更好的经济效益与社会效益。

二、利用各种资源，实现档案现代化管理

1、推进档案工作规范化、标准化

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立“以本单位为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

2、设计好档案现代化管理总体方案

档案信息网络建设时网络发展的总纲，具有总体性、全局性、长期性和相对稳定的要求。内容包括档案信息网络的功能设定、建设目标、建设思路、基本内容、建设步骤的组网模式等直接关系档案网络未来发展和最终成效的重大决策。因此，制定总体方案是道路交通运输档案信息网络建设组织管理工作中最为重要的内容。

3、加快档案信息化基础设施建设

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。没有计算机，或者说有了计算机而没有进入网络，道路交通运输档案现代化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现道路交通运输档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足道路交通运输档案管理现代化的起码要求。

4、建设系统工程，实现信息共享

道路交通运输档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关信息共享能力。

三、提高管理人员素质，构建全能管理队伍

道路交通运输档案管理工作是一项极为重要的工作，因此对工作人员的要求也较高。随着道路交通运输行业逐步的发展，我们必须加强对高素质档案管理人员的培养，培养更多高素质的档案管理人员，使其能够更好的适应当前道路交通运输单位的档案管理工作，保证档案管理工作合格的完成。其一，国家应加大对新型档案管理人员的培养，设计专门的档案管理教育体系，形成一个完整的人才培养模式；其二，道路交通运输档案的信息较复杂，这就要求档案管理工作人员应具备极为敏锐的观察能力和非常迅速的反应能力，在工作中应善于观察和分析，及时对道路交通运输实际工作中各项信息进行收集和整理，同时，道路交通运输档案管理工作人员应具备一定的总结能力，应对所有的档案有一个完整的认识，能够不定期的从档案中挖掘有价值的信息，从而帮助高层更好的进行决策，促进整个道路交通运输单位的发展；其三，道路交通运输单位档案管理人员必须具备一定的调查研究能力，应掌握基本的调查方法，从而科学、客观的对道路交通实际工作的種种问题进行汇总和整理，同时应对社会需求有一个较为细致的了解，帮助单位更好的制定道路交通运输方案，推动单位更好的发展；其四，作为管理部门之一的道路交通运输档案管理单位，由于需要随时与其他单位相沟通，因此对其工作人员的组织协调能力有一定的要求；其五，道路交通运输单位应加大对包括档案管理人员在内所有管理人员的监督考查力度，应随时对档案管理人员的专业技能、理论知识、法律知识以及道德素质进行全方面的考查，努力构建一只爱岗敬业并且专业技能过硬的档案管理人才队伍，从而有效保证档案管理工作的质量和效率，推动整个道路交通单位日常工作更好的开展。

结束语：任何行业的发展都需要一定的管理和监督，道路交通运输行业更不例外。随着我国经济的进步和行业的发展，我国的道路交通运输事业已经今非昔比，庞大的运输网络在给人们带来方便和快捷的同时，也同样给档案管理工作带来很大的难度。新的时代，为了更好的保证道路交通运输工作的正常进行，我们不得不更必须做好档案管理工作，努力建设一套完善的管理模式、优秀的管理队伍、健全的管理制度、先进的管理设备构成的现代化档案管理系统，从而推动我国道路交通事业更快更好的发展。

参考文献：

[1]方月.强化交通运输档案管理的思考[J].中国高新技术企业，2016（34）：255-256.

[2]吴东霞.交通运输单位档案管理存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2015（17）：63.