办公档案的现代化管理及其应用研究

曲海柱

摘 要：本文首先介绍了办公档案现代化管理的优势，然后对办公档案现代化管理的重要性和办公档案现代化管理应用进行了详细的论述，希望能够对相关从业人员的研究起到一定的参考作用。

关键词：办公档案；现代化管理；应用研究

1 办公档案现代化管理的优势

1.1 提高办公档案的健全性

在现代化办公档案管理制度中，为了保证办公档案不会丢失或者损坏，需要进行双份保存，即纸质保存与电子保存。在传统的办公档案管理中，通常仅仅只会采用纸质保存方法。当企业的经营时间过久时，就有可能导致办公档案丢失，或者档案记录模糊等多种不良现象。而采用现代化办公档案管理制度则具有更强的管理优势，采用电子保存方法不仅能够做到多备份，还不会导致档案字迹模糊，是一种先进的办公档案管理模式，能够显著提升办公档案管理水平。

1.2 提高查找效率

采用现代化办公档案管理制度，可以极大的提升搜索档案的效率，减少查找档案的时间。企业所需要保存的档案数量较为庞大，在传统的办公档案管理制度中，若想要搜寻所需的办公档案，需要花费大量的时间与经历进行寻找。而现代化办公档案管理制度，可以通过建立档案数据库，利用计算机技术，在办公档案数据库中进行搜索，极大的降低了寻找档案的时间。不仅如此，还能对企业的办公档案进行详细的分类，按照不同类型的办公档案进行存放。现代化办公档案管理模式是一种优质管理模式，值得推广。

1.3 现代化办公档案管理更具规范化

现代化办公档案管理管理基础就是规范化与标准化，基于这两项原则再对办公档案进行进一步的分类与归纳。而传统的办公档案管理中，由于档案管理主要是以纸质档案为主，整理难度较大。而采用现代化办公管理制度，可以降低管理难度，设立规范化管理模式，按照不同标准将办公档案进行整理。而在现代化办公档案管理工作中，当档案需要转移时，需要选择适当的转移方法，如U盘、硬盘等方法。为了办公档案不混乱，在进行办公档案管理时，必须设立相应的管理规范，避免出现交叉状况。

2 办公档案现代化管理的重要性

现代社会不论是生活还是生产节奏都明显加快，而企业办公档案管理效率的提升是社会发展的必然结果。为了满足企业需求，符合企业发展的节奏，现代化办公档案管理制度起到了至关重要的作用。就目前而言，现代化管理技术已经渗透到各个领域当中，现代化管理技术可以利用先进的科学技术与管理观念加快行业的发展。而现代化办公档案管理的进步，是企业办公档案管理的一次里程碑性的变革。完全改变了传统的办公档案管理面貌，呈现出一副新的管理容貌。采用现代化办公档案管理制度，不仅提升了办公档案管理的工作效率，还将办公档案管理引入了一个新的领域。在传统的办公档案管理工作中，办公档案管理的工作内容仅仅是将企业的相关办公文件进行保存，而在现代化的办公档案管理工作中，不仅解决的企业文件的保存问题，还能够从所存档的档案中寻找出企业所需要的档案，对企业过去的发展做出相应总结，帮助企业更上一层楼。

3 辦公档案管理现代化的内容

在当前进行办公档案管理现代化的建设时，我们首先要知道现代化所蕴含的内容是什么，只有明白我们所要达到的目标，我们才能更好的去实现办公档案管理现代化。总的来说，它包括以下几个内容：1.档案技术与设备的现代化。当前档案工作中的知识含量和技术含量比以前大为增加，现代科学技术在文件档案工作的全过程中得到应用，如文件制作技术、信息存取与传输技术、文件检测与保护技术等。这些现代化的技术都需要现代化的设备来完成。2.档案工作组织和管理的科学化。科学的组织管理与现代科学管理技术的采用具有密切的关系，现代技术要以科学的组织管理为基础，同时也为提高科学管理水平提供了手段。科学的组织管理包括建立合理的文件档案管理组织和工作流程两个方面。3.档案管理业务与技术的标准化。标准化的基本目的是使档案管理和信息资源共享中必要的通用性、互换性得以实现，提高各项业务工作中的质量和效率。档案工作中需制订和执行的标准主要包括有关技术和有关管理业务等方面的标准。4.档案工作人员的专业化。目前，“专业化”的含义不仅是指档案人员要掌握档案专业方面的基本知识，也应具备多元化的知识结构，现代仆、科学仆的管理理点和管理特点等。

4 办公档案现代化管理应用

4.1 充分实现办公档案现代化

选择现代化办公档案管理制度，可以充分体现出办公档案的现代化。首先，应当以现代科学理论为核心，办公档案工作人员在组织工作时，需要根据企业自身的特色，对企业办公档案进行规律性、规范性的整理。想要实现现代科学化的管理方法，不仅仅需要结合现代科技设备，还需要将现代化办公档案管理理念进行充分的宣传，让现代化办公档案管理理念充分溶于员工的心中。将现代化管理理念应用于办公档案管理系统中，对于企业办公档案的发展具有历史性意义，能够显著提升办公档案的管理效果，提高工作效率。

4.2 加强对办公档案现代化管理人才的培养

现代化办公档案管理的实施，离不开专业人才的建设。在选择办公档案管理人员时，需要综合多方面进行思考与选择。首先，进行办公档案管理的工作人员必须具有专业的档案管理知识，能够熟练的操作现代化管理系统，并且具有科学、合理的管理观念。其次，应当尽量选择经验丰富的管理人员。由于现代化办公档案管理工作与传统的办公档案管理工作内容相差较远，除了需要将档案进行保存外，还需要具有分析与统计的能力。而经验丰富的档案管理人员，能够更加合理的将办公档案资料进行分析与整理，能够发现企业在过程发展中的不足之处，尽早解决，促进企业的快速发展。最后，应当定期对管理人员进行培训。在这个信息化快速发展的时代，现代化管理具有较快的发展速度。为了能够获得最新的现代化管理技术，企业应当定期设立现代化管理技术培训，避免工作人员出现滞后的状况。只有保证了现代化办公档案管理人员具有专业的管理技术水平，才能保障办公档案工作获得更好的发展，进而促进企业的进步。

4.3 加大对现代化办公档案管理的投入力度

企业应当加大对办公档案现代化管理的重视度，加大对其的投入力度。不论是财力还是物力，为了能够更好的完成现代化办公档案管理工作，应当全方位的加大投入力度。通过完善现代化办公档案管理制度，加强对企业办公档案管理的建设，才能确保办公档案管理工作发挥其应有的价值，为企业的长远发展奠定基础，同时还能够为企业指引正确的前进方向，让企业能够朝着健康的方向发展。

5 结束语

办公档案管理现代化是一项由多种因素组成的系统工程，它的实现需要多方面的努力与配合。随着新时期市场经济的迅速发展，必将给办公档案工作带来新的机遇，只要我们抓住机遇，找准工作切入点，办公档案工作现代化、科学化的管理水平会有一个新的飞跃。

参考文献

[1]陈小玲.办公档案现代化管理探析[J].办公室业务，2012，（03）.

[2]褚海燕，贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济，2013，（15）.