信息化背景下如何充分发挥出社会档案保险的作用

摘 要：随着信息化时代的到来，现代科技愈发发达，给社会带来了技术上的改变，也影响了社会保险档案的载体形式和检索方式，电子档案渐渐取傳统档案而代之。另一方面，改革开放以来，我国不断取得重大的经济建设成就，国家更加重视对人们生活水平提升有利的社会保障，而随着人们收入的增加，人们参与保险以保障自身的意识也渐渐增强。社会保险的覆盖面进一步扩大，社会保险档案的数目也渐渐与日俱增，档案管理机构妥善保存社会保险档案和科学管理社会保险档案的难度增大。在这种情况下国家需要正视信息化带来的影响，积极做出努力，促进社会保险档案管理的进步，社会保险档案机构也应当采取措施，提高管理社会保险档案的水平，为参保个人和参保单位提供更好的信息检索和信息咨询服务。

关键词：信息化；社会保险档案

科学技术是第一生产力，毫无疑问的是，科学技术与社会生活的各个方面都息息相关。近现代以来，许多关键技术的发展对档案往电子化发展起到了决定性的作用。在当今社会，互联网时代已然到来，许多技术得到了长足的进步，多媒体技术和现代网络通信技术的发展都极大的改变了档案资料的载体形式，使数字档案的实现提供了技术前提。相比较于传统档案，数字档案的优点无疑是十分明显的，所以我们要根据现实的情况慢慢将纸质版的档案转变成电子档案，以便于档案资料更好的长期保存。而本文主要探讨的问题是信息化背景给社会保险档案管理带来的变化以及国家在信息化背景下应当采取什么手段以做好社会保险档案管理这一工作。

1 社会保险档案是什么

社会保险档案是档案多个种类的一种，顾名思义，社会保险档案的主要内容是关于社会保险的具有保存和利用价值的各种形式各种载体的历史记录。这些历史记录往往是专业性的文字资料或者图像、视频，随着保险意识的深入人心和保险业务的开展，这些历史记录数量十分庞大，需要专业人员进行管理和保存。而行政部门负责领导社会保险档案管理工作，社会保险档案是由社会保险机构进行管理的，并配备适应现代化背景的专业的技术设备和场所，以确保社会保险档案的安全。一般来说，社会保险档案由县级以上社会保险机构集中保存。

社会保险机构按国家规定会遵循社会保险的经办规律和特点，对社会保险进行检查、归类、整理和编号，及时入库保管，并编制科学合理的索引目录，以方便使用者检索社会保险档案资料，社会保险档案为社会保险工作的开展提供了重大依据。按照法律规定，社会保险机构有义务向参保单位和参保个人提供社会保险信息查询服务。除此以外，人是社会保险的参与人，每个参与了社会保险的人都有相对应的档案，每个参与了社会保险的人都能够享受社会保险待遇，社会保险档案的保存有利于维护参与了社会保险人的合法利益。

信息化给社会保险档案带来的变化

随着信息化时代的到来和我国经济水平的不断提高，国家更加重视对人们生活水平提升有利的社会保障，社会保障体系逐渐建立，人们的参与保险意识也渐渐增强。社会保险的数量随之增多，其覆盖面进一步扩大，社会保险档案的数目也渐渐与日俱增，妥善保存社会保险档案和科学管理社会保险档案的难度增大。

与此同时，科技的高速进步和信息化的多元时代到来也对保险档案带来了技术上的极大改变，海量的各种文字和音像等资料可以保存能够实现，社会保险档案的数目过于庞大不再成为令人困扰的问题。尤其是现代社会，多媒体技术越发成熟，传统的文字、视频和图像等档案资料可以利用多媒体技术实现数字化，从而建立数字档案，数字档案的优点显而易见，数字档案更有利于社会保险的大量管理和长期保存，人们检索档案信息也会更加方便快捷，其次，数字化的社会保险档案信息还可以被国家有关部门充分利用。

但是，信息化的时代让我们发现传统落后的管理社会保险的方法与数字档案根本不匹配，落后的管理意识和手段已经不适应时代的要求，而缺少高水平的专业人员和技术设备也是无法提高管理水平的重要原因。由于资金和人员等种种限制，我国大部分的社会保险档案仍然是纸质版的，这种情况无疑不利于档案资料的长期保存和参保信息查询。而基于我国的国情和社会保障制度，我国的社会保险档案被多个部门保管，如此分割保管的不合理做法极易造成历史记录的丢失，实际上大大损害了社会保险档案的管理和查询。

2 如何发挥社会档案保险的作用

面对种种挑战，我们首先要树立正确的思想，培养人们管理社会保险档案的意识。思维的作用不言而喻，思想决定着行为，即思维对人们的行为起指导作用，但是这个作用是两方面的，思维对行为既可能起积极作用也可能起消极作用。所以，我们要提高社会保险档案的管理水平，更好的发挥社会保险的作用，思维的改变往往是第一步，正确的思维使我们事半功倍。而且就目前的现实，从某种程度上来说，以往陈旧的社会保险档案管理思维已经渐渐不适应时代的发展，也不适应现实需要了。所以我们要先转变思维，抛弃以往的不合理的社会保险档案管理思想，加强做好管理社会保险档案工作的思想教育。国家也应该更加重视，动员各部门做好宣传工作。

其次，国家应该完善相关的制度法规，改革现有的多头管理弊端，设置统一的便于管理的社会保险档案机构，集中收集、整理、归档、保存和检索所有的社会保险档案资料。国家立法能够为社会保险档案的管理和查询工作提供充分的法律依据，各种细化规范的社会保险档案管理制度则能够实现标准化的档案工作流程，这无疑有利于我国社会保险档案管理整体水平的提高。

除此以外，国家应该加大资金、人员、设备和场地的投入，加强基础设施建设。我国档案管理水平的现状很大程度是因为资金不足，缺少高素质的专业人员，很多经济条件不太好的地区甚至没有足够的计算机等硬件设施用来把纸质档案资料存入电脑，社会保险档案数字化自然无法实现。而国家要更好的进行社会保险档案管理，必须保证社会保险档案机构有合适的场所办公，配备足够的硬件设备，有实践能力的专业档案管理人员。除此以外，科学的档案管理软件有利于电子档案的管理，有利于参保人和国家部门方便快捷的查询到社会保险信息。

总得来说，在政治经济和社会快速发展的今天，我们要正视信息化带来的改变。信息化对社会保险档案的影响重大，不可否认的是，信息化对社会保险档案的长期保存和信息检索提出了新的挑战。但是另一方面，信息化的时代也使海量的各种资料可以保存能够实现。我们要充分认识现代科技和信息化的影响，使信息化在社会档案管理中发挥好的作用，进一步提高社会档案管理的水平，为更好的保障社会服务做贡献。

我们要在现状下进一步促进社会保险档案的管理，是任务十分艰巨的，所以需要国家要积极树立正确的思想，完善相关的法规制度，加大资金、人员、设备和场地的投入，加强基础设施建设，为提高社会保险档案的管理水平做出充分的努力。社会保险档案机构也应当重视人员培训和管理，调动管理人员积极性，合理使用现代化的先进设备，提高管理档案资料的水平，给广大参保个人和参保单位提供更加优质全面快捷的信息查询服务。

参考文献

[1]钱均.社会保险档案管理存在的问题及其解决方法研究[J].办公室业务，2013（13）

[2]刘秀红.做好社会保险档案管理工作之我见[J].劳动保障世界（理论版），2010（04）.

[3]王怡.我国社会保险档案管理法律问题研究[D].西南大学，2011（5）.

[4]赵艳萍，伍明慧.做好新形势下社会保险档案管理工作的思考[J]；哈尔滨职业技术学院2008（05）.

[5]孙严梅.当前社会保险档案管理工作的思考[J].科技经济导刊，2016（07）.

[6]王英.社会保险档案工作存在的问题及对策[J].企业导报，2016（07）.

作者简介

杜翠霞（1965-09），女，山东省菏泽市，馆员，大专，汉语言文学，研究方向：汉语言文学。