会计档案管理之我见

白晓春

摘 要：会计档案是任何一个有经济活动的部门都会产生的，是单位及国家档案的重要组成部分，是了解一个单位运作情况的有力依据，根据它独特的自身特点，会计档案有它自己的分类及保管方式，我们要遵循实际情况，给出合理性的安排，制定细致的收集、整理、保管、移交、销毁、查询、借阅等制度。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和泄密。

关键词：会计凭证；会计账簿；财务报告；保管期限；自身的特点；整理立卷；装订成册；编制保管；销毁；查询；借阅

会计档案是各个单位及国家档案的重要组成部分，是经济活动的详细记录和真实反映。通过会计档案可以了解单位所有各项经济业务收支情况，还可以了解一个单位是否遵守财政纪律，是否遵守财政相关法律、法规，有无弄虚作假，违法乱纪等各种不合法行为，为一些检查提供可靠的依据。

会计档案按照装订内容可以分为会计凭证、会计账簿、财务报告和其他在办事过程中产生的材料。按照保管期限可以分为永久和定期两类，定期分为3年、5年、10年、15年、25年5种，其中3年的有各级行本身及汇总全辖的月计表、系统运行日志、不定期报表、检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料、流水账等其他需要保管的档案；5年的有月、季、半年度的报表、联行往来的清单及查询查复书、密押代号表、使用保管登记簿、存贷款单位余额对账回单、固定资产卡片、固定资产报废清理卡、申请办理电子业务的基本资料、协议及其他需要保管的档案；保管期限为10年的上级编送的各种报表及缴库退库凭证、各收入机关编送的报表、财政总预算保管行政单位和事业单位决算、预算报表、税收年报、国家金库年报、基本建设拨付款年报、税收会计报表等；保管期限为15年的会计档案有会计凭证、总账、明细账、日记账和辅助账簿、会计移交清册、行政单位和事业单位的各种会计凭证、各种完税凭证和缴退库凭证、财政总预算拨款凭证及其他会计凭证、结算凭证、会计移交清册等；25年保管期限的有现金和银行存款日记帐、税收日记账和税收票证分类出纳账等；永久保存的是年度决算财务会计报告、资本金、股金及股权明细、开销户登记簿、挂失登记簿、补发收据、财销案存的清单或资料、会计档案保管登记簿、销毁清册、有价单证、业务公章销毁清册、机构变动交接清册、会计初始环境文本、基础数据维护修改有关记录、文件及其他需要永久保管的档案。

目前，新版《会计档案管理办法》公布，会计档案的保管期限分为永久和定期两种。定期的分为10年和30年，下面我们大致说一下某些机构当中是怎们分类的。其中企业和其他组织的会计档案，保管期限10年的有月、季、半年度财务会计报表、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等，需要保管30年的有原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿、会计档案移交清册等，需要永久保存的有年度财务会计报告、会计档案保管清册、销毁清册、会计档案鉴定意见书等。行政事业单位的会计档案的保管期限也是分为10年、30年和永久的，10年的有月、季度报表、银行对账单，30年的有各种会计凭证、日记账、总账、明细分类、分户账或登记簿、会计档案移交清册，永久的有部门财务报告、部门决算、会计档案保管清册、销毁清册、会计档案鉴定意见书等。

会计档案与其他档案一样都有其自身的特点，主要有以下几个方面：

第一、数量较大，无处不有。每个单位每天的经济活动都会产生一些凭证、账簿、财务报表等专业核算资料，尤其是一些企业、财政、商业、税务、金融等单位，只要有经济活动存在，就会形成会计档案。

第二、档案收集的内容稳定一致，即会计凭证、会计账簿、财务报表等，虽然各行业的会计名称不一，但核算方法、工作流程及需整理收档的材料是一致的。

第三、会计档案整理后的外形多样。有的账簿是定本式，有的是活页式，还有卡片式等，报告有文字、表格、数据产生的纸张大小不一，长短不齐，所以在会计档案的整理和保管方面不能要求一致，应该从实际出发。

各单位领导应该对会计档案给予足够的重视，并给财务部门安置专门负责会计档案管理的人员，根据会计档案的相关法律法规及管理规定，建立起严格的会计档案立卷、归档、保管制度，好多单位没有专门的会计档案管理人员，都由出纳代劳，但按照有关规定出纳人员不得兼管会计档案。

管理期间按要求分门别类将会计档案整理立卷、装订成册，具体到不同种类的会计档案有其具体的操作方法。

一、会计凭证：按照年、月顺序整理，整理每一个月的会计凭证时可根据多少装订成一本或几本，每本厚度以二公分左右为宜，装订时要去掉金属物，破损面要进行修补，对大小不一的凭证要折叠或裱贴，左侧和上边或下边要墩齐进行装订，编号可视材料的多少，一年编一个连续号（卷号）或几年编一个连续号。

二、会计账簿按年度进行整理，有几本装几本，装订时，订本式账簿应保持原来面目贴封装盒；活页式或卡片式账簿应去掉帐夹，抽出空白页，编写页最后进行装订。

三、财务报告：会计报表按年报、季、月报分别装订，财务会计报告等材料视纸质规格装订。

四、其他材料按纸质规格不同分别装订，会计账簿、财务报告及其他材料按年代、类别分别排列编号。

在整理以上材料时，使用的装具应做到整齐统一，类别醒目。记账凭证使用标准卷皮的不可装盒（袋）；会计账簿、财务会计报告以及其他材料必须装会计档案盒保管。会计档案卷皮、卷盒背脊要注明年月、类别、期限和卷号。会计档案编目封面要正确、美观、各项目均用钢笔填写，字迹要工整，用字号盖章的项目要用红色印油。

会计年度终了后，可暂时管理一年，制定清楚细致的移交清册，移交至本单位档案机构保管，移交时应确保原卷册封装完好。同时制定完善的会计档案查询、借阅、复制、登记、销毁等制度，如有特殊需要，必须经单位负责人批准，办理登记手续后才实施，不然不得拆封。借出的会计档案应完好无损地归还，否则追究借用人的责任。

保管期满的会计档案可以按规定销毁，要不然會越积越多，会计档案销毁应该非常慎重，需要从以下四个方面严格执行：

一、档案部门和会计部门一起提出销毁意见，列出清册，注明档案的名称、卷号、册数、起草年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、注销时间等。

二、制作好销毁清册之后，经过详细核查之后应交由单位负责人签署意见。

三、销毁时应由档案部门及会计部门一同监销，并核查清册与清点内容是否一致。

四、销毁后应在清册上由财务部门签名盖章，并报单位负责人。

各单位必须加强对会计档案的管理，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损坏、散失和泄密。

参考文献

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[2].赵清和.谈财务部门会计档案的管理[J]沈阳建筑大学学报：社会科学版，2005，（4）：144-146

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