关于做好医院档案管理工作的思考

张君 河北省唐山市中医医院

关于做好医院档案管理工作的思考

张君 河北省唐山市中医医院

在医院管理当中，档案管理发挥着极为关键性的作用，是促使医院管理水平得到显著性提升的有效举措。对医院而言，规范化的档案管理将关系着医院发展的成败。在医院发展的过程当中，档案可以说是医院发展历程的主要呈现，并且关乎着未来医院发展阶段内经营策略的制定和具体实施，所以说，做好档案管理工作具有十分重要的现实性价值。

档案管理 医院管理

从医院发展的层面进行分析，档案管理工作所发挥的价值是非常大的，在经过很长时间基础上，档案管理的重要作用却没有被人们所认识到，并未将档案管理工作的价值充分地发挥出来。在医院日常工作当中，档案管理工作作为不可或缺的组成内容，是促使医院经营效益得以提升的关键举措。

一、加强管理力度，保障档案管理工作的顺利进行

通常，档案资料是一些专业度非常高的技术性隐秘材料，所以，档案管理人员肩负着十分重要的责任。在医院的档案当中，很多档案具有隐秘的性质，为此，针对不同性质的档案资料采取恰当的管理措施有着实际性的意义。在过去的档案管理工作当中，经常因管理工作不到位导致很多档案丢失或缺损的问题存在，这必然会给医院造成意想不到的影响。为防止出现档案损坏或丢失的问题，在日常的档案管理工作当中加强档案的管理力度非常有必要。此外，需要设置专门的档案室，安排完善的档案存储设施，从而达到档案的一体化管理。

二、拓展档案资料收集渠道，严把收集关

通常档案可包含很多种不同的类型，内容繁多，为此，正确处理档案归档的问题是很关键的，这就需要档案管理人员明确档案的归档范围与收集重点，方便将价值高的资料完整的搜集到一起。

（一）创建完善的网络管理机制

医院要从当前发展的实际状况入手，制定科学合理的档案管理机制，设置明确的管理机构，从而形成系统化的网络管理体系，组成各管理程序有专门人员负责的网络管理架构，上下互相配合、密切协作，为做好档案管理工作打下坚实的根基。作为一名合格的档案管理人员要时常保持与其他部门的密切联系，不断加强对档案资料搜集的自检，争取能够达到档案资料的随时性收集和定期归档，防止医院档案资料的出现外流的现象。在完善的网络管理机制下推动了医院各项工作的顺利进行。

（二）档案管理人员要坚持“三勤”原则

档案管理工作人员在做好档案资料数据的收集基础上，在日常的管理工作当中，一定要坚持做到“三勤”——即脑勤、手勤、腿勤。热爱自己的工作，竭尽自己最大的权利做好每一件事情。按照档案材料的来源途径、涉及区域做好主动服务工作，并且做好档案资料的收集跟踪。这就要求按照档案资料的形成规律做好资料的主动收集，这样把握好档案资料收集的主动权，将那些能够真实呈现主要职能活动、历史面貌的关键资料全部收集到一起，强化与其他部门间的及时性沟通，防止档案出现未及时归档的现象。在年度工作完成之后，档案管理人员要主动地将所有的文件资料做好收集与归档整理，对那些分散的档案做好类别划分和相应的归档，从中找出资料中浅存的规律，做好完整的真实记载，与此同时，加强档案管理工作价值的宣传，促使医院全体员工的档案管理观念得到进一步的提升，让大家能够积极地配合档案管理工作的正常进行，从而促使档案的作用真正地发挥出来。

（三）重视档案管理人员综合素养，提高档案有效使用率

无论是哪项工作，工作人员的综合素养关系着此项工作的质量。对档案管理工作而言亦是如此。在日常的档案管理工作当中，最终工作质量实则在很大程度上取决于档案管理人员的综合素养，这是十分关键的一大影响要素。所以，医院有责任和义务去加强对档案管理人员综合素质的培训，除此之外，亦可开展各种类型的活动来培养大家对档案管理工作的浓厚兴趣，带动大家工作的积极能动性，从而促使现有档案的有效使用率得到显著性地提高。关注与档案管理人员的专业技能培训和专业知识的积累，增强管理人员在电脑计算机运用等其他技术方面的学习，这样大家就能够很好地利用先进的计算机技术高效率地完成档案管理工作。

在日常的档案管理工作当中要认真遵循国家既定法律制度和医院现有规范，履行自身肩负的管理职责，并且一定要详细记录好档案资料的查询与使用登记，保证档案查阅的质量和精准性，这样才能够达到档案网络查询的最终目的，让档案资料得到更为有效地运用，这会在一定程度上提高医院整体档案管理水平。

四、改善基础设施，保证档案管理安全有序

在医院原有档案管理成本的基本前提下进行成本的增加，从而使得当前档案管理设备得到及时地更新，为档案管理日常办公提供优质的设备，更好地完成日常档案管理工作。一间好的档案室不仅要具有充分的存储空间，并且要有良好的工作氛围，同时要配备完整的档案存架、存储柜、灭火设备、打孔机、特殊材质的纸质档案整理设备、移动硬盘、电脑等相关设备，从而创建一套完善化的档案管理电子系统，安装档案室监控设备，确保整个档案室的安全，只有将各项档案存贮和安全工作共同做好，才能确保档案管理工作安全有序的进行。

五、增加档案管理成本投入，实施档案数字化管理

在建立信息化档案的过程当中，档案目录的数据化是首先要达到的一个目标，是创建数字化档案室的先决性因素。伴随着信息化科学技术的飞速发展，过去依赖于人工管理的方式显然无法适应飞速发展的信息化社会对信息的多元化需求，为此，加大档案管理成本投入，早日实现档案的数字化管理是实现医院档案资源信息共享的有效方式，从而更好地为医院各部门及领导供应更加优质的信息，促使医院档案管理整体质量得到显著性的提高。

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