信息技术支持下的文档一体化实践与探索

王晓琳

【摘要】 笔者以文件生命周期理论为理论依据，分析了文档一体化管理的必要性，提出了在信息技术和网络技术的支持下革新文书和档案分开管理的传统工作模式，实现文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化的管理理念，并依托中国原子能科学研究院（以下简称“原子能院”）进行了一系列的实践和探索。

【关键词】 信息技术；文档一体化；实践

一、研究背景

近年来，信息技术和网络技术飞速发展，给各行各业带来了前所未有的冲击，这对文书和档案管理工作人员而言，既是难得的机遇也是严峻的挑战。如何跟上信息时代的步伐，利用信息技术和网络技术的优势，将办公自动化系统和档案系统有效的结合起来，改革传统的文书和档案分开管理的工作模式，实现文档管理一体化，文档信息利用一体化，从根本上提高办公效率是我们必须要探索的重要问题。

二、概念界定

文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性，元数据结构的一致性，从文书到档案数据畅通、完整性。

三、文档一体化管理的必要性

（一）文件与档案的关联

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文件是人们社会实践活动的工具和伴生物，其本质属性是工具性，而档案是一种保存备查的原始的历史记录，其本质属性是原始记录性。文件转化为档案之后，其信息内容没有发生变化，改变的只是文件的价值和作用。

（二）文档一体化管理的理论依据

文档一体化管理的理论依据是文件生命周期理论，该理论指出：从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程，而且，前一阶段的文件质量将直接决定后一阶段的档案质量。从系统管理的观点看，有必要将文件管理和档案管理看作是一个统一的系统工程，采取统一的标准和方法来控制整个相互连续、衔接的工作程序。

（三）文档一体化管理是我国档案工作的发展趋势

文件工作是档案工作的基础，档案工作是文件工作的延伸和发展，两者只有有效的结合才能实现文件运转的高效率和档案管理的高质量。而传统的管理模式下文件工作和档案管理工作分开进行，存在档案信息在收集过程中难以保证完整性和准确性，从文件运转到归档过程，文书人员和档案管理人员重复工作等缺点。

文档一体化管理将公文处理和档案管理有效结合起来，借助信息技术的支持将办公自动化系统和档案系统结合起来，充分利用文书过程中形成的数据信息，实现文件“即办即归”，使文件工作中文件的收发、登记、运转、办理以及文件的整理、归档、利用和统计形成一个完整的过程，从而实现文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化的管理理念。既保证了档案信息的完整性、准确性，又避免了在归档交接过程中档案部门的大量重复劳动，从真正意义上提高办公效率，实现资源共享。

文档一体化管理使得文件工作和档案工作都更加的方便快捷，其具有的优势正日益显现，已经成为文件工作和档案工作发展的必然趋势。

四、文档一体化管理的实践

笔者依托原子能院进行文档一体化的实践和探索，原子能院是一个有着六十多年历史的事业单位，是我国第一个核科学技术研究机构，组织机构完善。文件工作由院办公室负责管理，档案工作由档案馆管理，档案馆在行政上挂靠院办公室。

（一）文档一体化管理面临的问题分析

1.现行管理体制的制约

文件工作与档案工作分开管理，文件工作由院办公室管理，档案由档案馆管理，文件工作和档案工作以文件的归档作为交接点。尽管档案部门承担着指导文件工作的职责，但实际工作中，两个部门分开设立，各司其职，档案部门为了避免“越权”，并没有真正履行对文件工作的同步业务指導及标准化监督职责。一份文件在其生命周期中要经过多次登记和整理，文件管理者和档案管理者不仅重复劳动，档案质量也受到影响。

2.经济条件的限制

推行文档一体化管理需要大量的资金投入采购设备和开发系统平台，而在以科研为主的事业单位，领导通常不够重视，导致文档一体化的推行进程受到限制。

3.复合型人才缺乏

文档管理人员大多只对自身的业务领域比较熟悉，且大部分工作人员无文书档案的专业知识背景，而推行文档一体化管理需要既掌握信息技术又兼具文书档案知识的复合型人才，因此，文档管理人员的专业素质有待提高。

（二）文档一体化管理采取的对策

1.组织协调，实现文档协调管理

文档一体化管理的内容主要包括：文件、档案生成的一体化和文件、档案管理与利用的一体化。因此，将对档案的管理提到文件形成的前端，档案部门提前介入，加强电子文件归档的前端控制。把对文档的管理渗透到文件运转的各个环节。

2.完善制度，重视标准化

文件管理与档案管理标准一体化。文件运行采用严格、规范的管理才能有效的保证档案的质量，因此，完善制度、加强标准化建设，建立统一的文档一体化管理业务规范，即对文件和档案采用统一的工作标准和操作规范，在文档一体化管理中具有重要的意义。

3.增加投入，加快文档一体化管理系统开发

文档一体化管理的技术保障是信息技术和网络技术，因此，在实践中借助先进的技术开发专业的系统平台是文档一体化管理的技术保障，加大投资，加快办公自动化建设进程，选择功能齐全、易操作、安全可靠、性能稳定的管理系统是关键。

4.重视人才，加强档案队伍建设

重视复合型人才培养，加强档案队伍建设。加大对文档工作人员培训力度，注重提高文档工作人员队伍的整体素质，加强文档工作人员信息素养的提高，培养新型的复合型人才，是文档一体化管理的人员保障。

（三）文档一体化管理系统设计方案

1.系统功能模块设计

主要分为文件管理和档案管理两个模块，其中文件管理包括：收文处理，发文处理，档案管理划分为基础数据库、工作数据库、管理数据库三个工作模块。

（1）发文处理流程的设计

发文处理指以本单位名义制发公文的过程。包括：拟稿人拟稿、拟稿单位（部门）领导审核、协办单位（部门）会签、院办公室核稿、院办公室文秘人员编号、院领导签发、院办公室缮印、拟稿人校对、院办公室复核、用印、分发并存档等程序。发文流程的规范化是发文处理设计的关键环节，因此通过流程化的设计，权限的分配，将发文流程固定并规范化是发文处理流程设计的关键点。

文档一体化管理系统中，通过对文件式样、文头、公文要素等格式进行固定化、模板化，对不符合规则的操作进行限制，最大程度减少格式类和行文规则类的错误。通过拟稿环节将发文审批单上的各要素均设置为必填项，否则无法进入下一节点；审批环节各级领导必须同时签署意见名字和日期；发文流程各节点不可跨越，依次顺序进行等设计将发文流程规范化，保证了发文归档的完整性、准确性。同时，方便跟进文件签发的进展情况，同时保存发文处理的痕迹，为今后的工作留下可供参考的宝贵资源。只有发文流程规范化了，发文质量得到保证，档案的质量才能得到保障。

（2）收文处理流程的设计

收文处理指对接收到的公文进行办理的过程。包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、存档等程序。由于原子能院公文“传阅”环节通常同时涉及多个院领导和单位，流转时间较长，传递方式机械，各阅文人员通常不记得填写意见，是提高收文办理效率和保障档案质量的关键环节，也是收文处理流程设计的关键点。

文档一体化管理系统中，公文上传的同时选择是否需要归档，公文的传阅采用并行模式，保证随收随传，即办即归。收文处理流程以文书人员为中心，主要分为四个步骤，第一步：文书人员登记公文后选择是否需要归档并提交院办公室主任签署拟办意见；第二步：文书人员根据拟办意见将公文同时发送给与该文相关的院领导，阅知给所有相关单位；第三步：文书人员关注院领导的批示，判断是否需要调整阅文范围或者是否有督办事项，并将公文同时发送至所有阅文单位；第四步：阅文单位填写办理意见后将公文提交至文书人员，由文书人员存档并可以再次判断是否归档。

（3）权限设置

文档一体化管理系统中，权限的设置和控制是非常重要的。根据员工的职责与权限，确定其接触电子公文的权力，确保公文的安全性和可控性。

（4）流程跟踪功能设计

记录员工对系统的任何操作及其结果，形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式，保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间，建立文件关联关系。

2.严密的安全机制保障

安全是系统至关重要的特点，因此，为了保证应用系統的安全，在设计的时候采用了用户身份认证的方法，使用密码登陆程序，限制人员登陆系统，并根据用户的类型设置系统权限；其次，限定对数据库的访问权限；第三，当数据库发生损坏时，可以恢复数据库，根据日志文件的审核找出原因；第四，对数据库进行备份。第五，文件流转过程中，不同用户的修改痕迹均可保留。

3.强大的存储和检索功能设计

档案文档具有非结构化数据特征，且档案管理需要强大的检索功能和快速的检索速度。因此，采用TRIP数据库技术，既能满足非结构化特征，又兼具强大的搜索引擎功能，其最突出的特点在于采用倒排索引技术，通过散列函数将每个搜索词生成一个唯一的代码存储在索引文件，检索的速度基本是独立的数据库的大小。

4.基本开发进程

由于受资金和人力的限制，开发分步骤进行，即文件管理模块先开发，同时为档案模块保留数据接口。

五、结语

虽然我国对文档一体化的研究早已展开，文档一体化管理已经成为我国档案工作的未来发展趋势和改革方向，文档一体化管理的实践也取得了一定的成果。但是在实践过程中面临着诸多问题亟待解决，理论落实到实践上仍有许多限制，理论与实践的差距仍然需要我们投入更多的精力去研究和探索。

参考文献：

[1] 王健主编.文书学[M].北京：中国人民大学出版社，2010

[2]岳芬.文档一体化管理探讨[J].办公室业务，2012（03）

[3]唐江玲，吕露.近五年来高校文档一体化研究综述[J].科技资讯，2012（02）：245-246

[4]张秀玲.办公自动化系统中公文处理模块的应用[J].科技资讯，2010

[5]秦涛.文档一体化之实践[J].四川档案，2004（03）：34-35

[6]杨要科，高艳霞.文档一体化在档案应用中的研究[J].兰台世界，2015（07）：63-64