信息化背景下的高校档案管理探讨

陈竹

[摘要]随着我国科技的快速发展，人们的生活水平得到不断提升，同时促进了社会的信息化发展。与以往传统的档案管理工作相比，信息化背景下高校档案管理存在着一定的难度，其中包含着较多的科技含量的工作。从实际来看，在信息化时代背景下的高校档案管理工作还存在着一些问题，如何提升高校档案管理工作就成为一项重要的任务。因此，针对信息化背景下的高效档案管理的现状与措施进行分析具有重要意义，以此为实现高校档案管理信息化的发展奠定良好的基础。

[关键词]信息化；高校档案；现状分析；管理措施

0引言

当前我国高等教育已经进入信息化时代，“数字化校园”建设中的档案信息化建设是重要的组成部分，其主要通过信息技术工具来实现档案资源的获取、处理、传输以及应用，以此提供有效价值的信息资源，使资源达到良好的共享效果。信息化背景下的高效档案管理核心内容为档案信息资源建设，以计算机设备为基础，扩大档案信息资源开发利用为目标，提升高校信息化档案管理事业的发展。为教学、科研与管理等方面提供有利的资源信息，以此推动高校的良好发展。

1高校档案信息化管理的必要性与紧迫性

1.1高校档案业务工作发展的需要

高等学校传播文化、传承文明是其发展的重要内容，因此，高校的文化积淀与文化理念是学校发展的主要支撑。高校档案部门对增加学校文化底蕴方面发挥着重要作用。随着高校体制改革的不断深入，对外活动逐渐增加，档案管理的资料也有所增多；同时，信息化时代背景下，大大提升了办公自动化的应用，档案载体也发生了变化，档案资料容量不断增加，不稳定因素也增加了。

1.2档案工作人员提高自身素质的需要

当前高校与社会对档案信息提出更高的要求，这就给档案管理人员的整体素质提出了新的要求。同时，办公自动化的广泛应用使现代化档案管理工作存在更大的难度。由以往纸质的档案文件转为电子文件的载体，传统的档案管理方式已无法满足信息化背景下的档案管理需求，给档案人员的工作内容结构与知识结构带来一定的影响。

1.3档案信息资源开发利用的需要

在当前信息化时代的背景下，人们越来越重视档案信息资源，社会也越来越依赖一些加工过的信息资源，以及更全面、系统的档案信息服务。信息化档案资源的管理也有着很大改变，这对档案管理工作来说，是一次质的飞跃。电子档案已完全代替了纸质档案，其对人类文化的发展起着促进作用。电子档案具有体积小、储存密度高、使用寿命长等较多优点，对人们生活生存有着很大改变，影响着社会的发展。同时，这也说明档案工作将面临“脱胎换骨”，给传统档案工作带来很大冲击。

2高校档案管理的现状分析

2.1管理人员思想观念滞后

档案管理工作是高校各项管理工作中的重要部分，其是实现现代化的校园信息资源的基础。随着当前科学技术的快速发展，高校当前管理工作的工作内容与形式也有所改变。同时给相关管理人员的工作提出新的要求，在高校档案管理工作中，有的管理人员不够重视信息化的档案管理工作，没有认识到工作对学校发展的重要作用，单纯地认为档案管理工作只是一个附带性质的工作，认为管理工作质量的好坏与学校的发展没有很大关联。因此，在实际工作中缺乏责任心，只注重档案的基础性管理工作，忽视档案社会服务功能等方面的工作建设。另外，高校档案管理工作中还存在着专业素质较低的人员，直接影响着档案管理工作的整体水平。

2.2档案管理工作效率较低，缺乏相关基础性设施

高校档案管理工作从整体来看相对较复杂，当前高校中大多数档案为纸质档案，这给档案的分类与校订带来一定难度，通常需要由大量人员共同完成，不仅耗费了人力资源，还无法达到良好的工作效率。另外，高校对档案管理工作的不够重视，使信息化的高校档案管理的基础设施缺失，这将直接影响高校档案管理工作的发展，造成高校档案管理工作陷入停滞的状态。另外，有的高校虽然花费较多资金购置大量计算机，但在实际工作中却还是依靠人工，无法将计算机设备真正应用于档案管理工作中，使大量信息设备成为摆设。

2.3资源共享存在弊端。高校合并带来新问题

当前高校的档案管理分工比较细，人事档案管理及学术档案管理属于两个不同的部门，导致管理工作中时常出现信息资源的重复收集现象，使资源无法实现共享。另外，随着高效体制改革不断深入，有的高校是由其他的学校合并而成的，其给高校档案信息管理工作带来很大挑战，档案信息管理工作需要处理一些新的问题，比如，档案流失、档案交接难等。

3提升高校档案管理水平的有效措施

3.1优化高校档案管理模式

高校档案管理主要模式有两种，分别为纳入管理模式、非纳入管理模式。其中纳入模式是指高校本校档案管理每個部门的档案资料，主要进行档案业务的管理；非纳入管理模式的表现形式较多，不同的档案管理模式有着不同的形式。比如，人事部门主要负责人事档案的管理，教务处等部门负责学生档案。非纳入模式也可以分为按归口部门分散管理模式，也可以说是集中的管理模式。非纳入管理模式的设施功能的发挥具有重要作用，其有助于实现档案信息资源的共享，且不会造成人力资源的大量投入；纳入管理模式对于资料收集过程中存在的问题，能够较为便捷地使用大类档案查找的方式进行补充。

3.2高校档案信息的数字化

要想更好地实现高校档案管理信息化，首先应推动数字化的档案信息建设。管理人员应转变传统的观念，采用先进的科学技术，以此为促进高校发展奠定基础。高校档案的数字化建设涉及较多的内容，包括人力、物力、财力等，因此，高校在数字化档案信息建设中，应做好调研工作，在充分调研的基础上制定数字化方案，严格把握档案资料数字化处理的具体程度，并控制好处理的成本，使资源得到最大化的利用，以减少浪费的现象。

3.3提升档案管理队伍素质

管理人员的整体素质关系到档案管理质量的好坏，因此，提升高校档案信息管理队伍的专业素质十分重要。可以通过对管理人员的培训来提升其专业素质，加强管理人员的责任意识，使管理人员认识到工作的重要意义，让管理人员掌握先进的管理方法，以此，为提升高校信息化的档案管理工作奠定良好的基础。

4结语

总而言之，在当前信息化时代背景下，高校档案管理工作朝着信息化的方向发展，通过运用网络资源来实现信息资源的共享，对促进高校档案管理的水平发挥着重要作用。然而当前高校档案管理还存在一些问题，如管理人员思想观念滞后；档案管理工作效率较低，缺乏相关基础性设施；资源共享存在弊端，高校合并带来新问题等，因此，需要针对问题采取有效的措施，通过优化高校档案管理模式，促进高校档案信息的数字化；提升档案管理队伍素质，以此使高校档案管理更好地适应社会的发展需求。