高校财务档案在数字化校园中的管理研究

莫振琳

[摘要]高校财务档案管理作为高校日常管理的重要组成部分和财务管理的重要内容，在数字化校园的大环境下，高校财务档案信息化管理是一种必然趋势。目前高校档案信息化管理存在意识缺乏、制度不健全、基础设施落后、人员素养欠缺等现象，为提高高校档案信息化管理水平，实现高校财务档案服务功能，需培养人员相关意识、完善相关管理制度、加强基础设施建设、保障信息化技术。

[关键词]高校财务档案；管理；数字化；信息化

0引言

数字化校园指的是以数字化信息和网络为基础，在计算机和网络技术上建立起来的对教学、科研、管理、技术服务、生活服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输和应用，使数字资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。通过实现从环境、资源到应用（包括教、学、管理、服务、办公等）的全部数字化，在传统校园基础上构建一个数字空间，以拓展现实校园的时间和空间维度，提升传统校园的运行效率，扩展传统校园的业务功能，最终实现教育过程的全面信息化，从而达到提高管理水平和效率的目的。可见，信息化是数字化的结果，管理水平和效率的提升是数字化的最终目标。高校财务档案管理作为高校日常管理的重要组成部分和财务管理的重要内容，在数字化校园的大环境下，高校财务档案信息化管理是必然趋势。高校财务档案管理实现信息化，能让财务档案得以更妥善的保管，同时也利于查询和利用，从而实现财务档案信息资料价值。

1高校财务档案管理在数字化校园的现状

1.1财务档案信息化意识缺乏

由于思想观念的因素，部分高校负责人没有真正意识到高校财务档案信息化管理的重要性，限制了部分推进财务档案信息化管理的决策，导致高校财务档案管理在资金、人员、设施等方面的投人不足，影响了高校财务档案信息化管理的进程。由于财务档案管理人员服务意识的缺乏，阻碍了财务档案管理水平的提高。当前众多高校因财务工作人员过少、工作量过重等因素，财务档案管理工作并未有专人负责，导致高校财务档案管理工作停留在应付性质上。实际上高校财务档案管理工作是一项服务性质的工作，服务性质的工作讲求的是服务水平和服务效率，因财务档案管理人员没有意识到其工作本质，部分高校财务档案管理人员在工作中不关注、不重视，无作为、无追求，不根据信息时代的需求寻找、学习、更新管理技术和管理方法，一定程度上影响了高校财务档案信息化管理的进度。

1.2财务档案信息化管理制度不健全

在高校数字化背景下，高校财务档案信息化管理需要有一套规范的制度作为前提和保障。目前，众多高校财务档案信息化管理制度尚存在一些问题，导致高校财务档案管理工作出现部分分工不明确、操作不规范、监督不到位、奖惩不分明的现象。

1.3基础设施落后

要适应数字化校园，要实现高校财务档案信息化管理，需要有相应的基础设施作为保障，否则，就会严重阻碍学校正常的教育、教学、科研、行政等方面的工作，由于目前多数高校对财务档案信息化管理的重要性认识不够，财务档案信息化管理建设的资金投入不足，高校财务软件对财务档案信息化管理功能的开发和投入尚未完全成熟。行业技术指标也不规范。因此，财务软件档案数据与财务档案管理信息化要求的无缝对接，档案利用的准确性和服务效率，仍未能达到信息化的要求，满足不了实际工作的需求，基础设施跟不上信息化时代的发展。

1.4管理人員专业素养欠缺

在信息化的时代，高校财务档案管理人员的素质和技术必须跟上步伐，不能按照传统的思想和标准来要求财务档案管理人员。目前，很多管理人员并不具备高校财务档案信息化、数字化、网络化、电子化的专业素养和技能，对高校财务档案工作认识简单、随意、粗放，没有掌握高校财务档案信息化管理需要的现代化信息技术、现代化管理方法和高科技管理手段，不能熟练操作各种管理软件。

2提高高校财务档案信息化管理的建议

2.1培养人员相关意识

（1）培养相关人员信息化意识。学校相关部门领导需要意识到高校财务档案信息化管理的重要性，意识到高校财务档案信息化管理是高校信息化的一个组成部分，高校财务档案管理必须跟上校园数字化的发展，才能为学校教学、科研、行政等各方面工作可持续发展起到促进作用。在意识到高校财务档案信息化管理的重要性后，才有可能加大人力、财力、物力的投入，从而真正落实高校财务档案信息化管理。同时，要提高财务档案管理人员及相关财务工作者的信息化意识，只有他们真正意识到财务档案信息化管理的重要意义，他们在工作中才能尽职尽责、规范操作、保证工作效率，注重培养新技能、学习新技术。

（2）培养相关人员的服务意识。高校财务档案管理的最终目的是提高档案的利用效益，以达到促进学校可持续发展的目的。高校财务档案管理工作实际是为高校提供关于财务方面的服务性工作，这要求财务档案管理工作人员有相应的服务意识。针对目前高校财务档案管理人员的应付性思想，学校相关部门需要加大财务档案管理服务功能的宣传，纠正应付性思想，化被动应付为主动服务，实现高效财务档案本质功能。

（3）培养相关人员与时俱进的意识。高校传统的财务档案管理形式是纸质档案管理，财务档案的收集、整理、归档、保管、查询、利用、销毁等都依赖手工，但是随着技术的发展和要求，财务档案管理要向更为专业、便捷、高效的电子形式发展，这就要求高校财务档案管理人员跟上时代的发展，转变传统的管理观念，创新档案管理方式，做到与时俱进，破除墨守成规。

2.2完善相关管理制度

（1）针对分工不明确现象，建立明确的责任制度。由于部分高校财务档案管理人员非专职化，由财务部门人员兼任，加上财务档案业务不清晰等原因导致高校档案管理工作分工不明确，兼职人员在财务档案管理工作中出现不重视、不负责等现象。因此要建立明确的责任制度，聘请专业人员任职，明确档案业务，将责任落实到人，使财务档案管理专业化、专职化，避免分工不明确而推卸责任现象出现。

（2）针对操作不规范现象，需要建立规范的操作制度。《会计档案管理办法》《高等学校档案管理办法》《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》为高校财务档案工作的规范化和信息化提供了制度依据，但信息化进程中，高校财务档案工作的实际操作中会出现各种各样的新问题，这需要学校依据以上各管理办法和意见，结合学校的具体情况，针对财务档案工作中出现的具体问题，完善制度，规范操作，使财务档案资料在收集、整理、归档、保管、查询、利用、销毁各环节有章可循，确保财务档案的完整性、真实性、安全性。

如有序的收集、整理制度：收集整理档案资料要完整、真实、及时，避免档案资料的虚假错漏，在将档案电子化、数字化的过程中，同样需要确保档案信息的完整性、真实性、及时性；整理档案分门别类等。规范的归档制度：归档需要严格执行审批手续，规范装订、规范存放；电子档案规范分类、规范存档。健全的保管制度：特别是各类电子档案要专人保管，设立安全密码，未经允许不复制不传送，不篡改档案数据，不丢失档案信息等，需要有数据库系统监控制度、重要数据备份制度、内外网隔离制度等；严格的查询、利用制度：财务档案的查询利用程序要合法、手续要严格。合理的销毁制度：销毁档案先造册，审批后按期销毁。

（3）针对监督不到位的现象，制定完善的监督制度。以定期与不定期检查相结合的方式，检查档案有无破坏、丢失、散乱，检查财务档案管理工作各环节是否符合规章制度，以实现财务档案管理的规范化。

（4）针对奖惩不明细的现象，制定明细的奖惩制度。对于违规违纪操作的人员进行严厉的惩罚，对于表现尽职尽责的员工实施适当的奖励，最大限度调动财务档案管理人员的积极性和主动性，抑制其消极被动的心理。营造一个公平、公开、良好的氛围，培养提升财务管理人员的责任心与成就感。

2.3加强基础设施建设

数字化环境下，高校财务档案管理的基础设施必须要符合时代的需求，如果基础设施无法更新，财务档案管理的水平就无法提高，其服务性功能就无法实现。财务档案管理的基础设施包括硬件基础和软件基础。保证硬件基础和软件基础夯实，才能提高高校财务档案管理的信息化水平。

（1）硬件基础。财务档案管理的硬件基础包括档案库房、计算机房、现代办公设备（计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、装订机、碎纸机等），要加大财务档案管理的硬件設施的投入，及时添置和更新相应的财务档案管理的硬件设备。

（2）软件基础。软件基础包括在财务档案管理中涉及的系统软件和应用软件，系统软件包括计算机监控管理程序、数据库管理程序、储存和安全管理程序、操作系统等，应用软件包括电子文档管理软件、档案信息管理软件等，在选择使用相关财务档案管理的软件时，要考虑软件的实用性、安全性、准确性，及时升级更新软件，使其功能更强大、技术标准更规范统一，在高校财务档案管理过程中发挥现代技术优势。

2.4保障信息化技术

（1）技术创新。随着档案信息化管理、数字化的发展，高校财务档案往以计算机硬盘、光盘、U盘为主要存储媒介，以电子数据为存储数据，以电子搜索为查询方式的方向发展，这要求用新的手段、新的技术、新的方式来进行财务档案管理。

（2）技术防范。在高校财务档案信息化管理过程中，现代技术起到了无可替代的促进作用，但是也带来了新的问题。最主要的就是档案安全问题。一旦用于管理档案的计算机或软件遭受病毒、黑客等破坏，档案的安全性就会遭到威胁，资料遗失、数据被盗、信息泄露都会带来巨大损失。所以财务档案在信息化的过程中要加强技术防范，确保档案的安全性。同时，需要做好档案的备份工作，避免因电子档案丢失影响学校各项工作的进程。

（3）技术使用。档案管理的技术需要人的操作才能实现其价值。信息化财务档案管理是一项专业性、技术性都很强的工作，对人员的素质要求较高，除了具备专业的财务知识、管理知识外，还需要掌握现代化信息技术、信息手段和熟练操作各种管理软件。为使财务档案管理人员能够熟悉掌握相关现代化技术、使用先进设备和软件，需要加强对人员专业技能的培训，这些技能包括专业的信息研究与分析、网络建设与维护、信息维护、数据库维护、数字化加工与管理等。