人事档案管理改革思考

关英慧

摘要：随着社会及档案信息化建设的发展，人事档案对人事资源的开发和利用所起到的作用越来越大，但目前我国人事档案管理工作还存在很多问题。文章针对人事档案管理中存在的问题提出了相应的解决方案，以加强人事档案管理的效率和质量。

关键词：人事管理；档案管理；人事档案；信息化建设；人力资源 文献标识码：A

中图分类号：G275 文章编号：1009-2374（2017）11-0318-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.11.161

1 概述

人事档案在企事业单位人事管理中的作用非常重要，所有员工人事档案包括单位人员信息，只有完成人事档案信息的管理，人力资源管理才能打下基础。人事档案管理的核心是确保人事档案信息的真实性、完整性和准确性。人事档案管理改革必须有明确的目标，有计划地制定科学合理的改革方案，从而达到提高管理工作质量和效率的目的。

2 人事档案管理的作用

2.1 提高人力资源的结构配置

企业人力资源管理部门可以借助相关的员工人事档案管理，实现高效的人员管理，所以企业人力资源规划、人事档案可以根据员工的专业知识、业务性能和专业品质，将最合适的人员放在最合适的岗位，执行工作任务。此时人事档案可以促进员工潜力的激发，帮助他们实现人生价值，促进企业的可持续发展。

2.2 有助于人力资源需求的合理性和科学性

对人力资源的需求产生干扰的因素往往来自企业内部环境，辅助人事档案管理可以帮助企业人力资源管理部门有一个一生都献给了对人力资源的理解，并且可以参考企业长、短期发展目标，合理地估计和预测的需求，从而确保企业的连续性和稳定性。此外，在规划的过程中，人力资源管理人事档案材料可以使企业高层管理者和决策者对人力资源有一个清晰的理解，是奠定一个好的基础发展的战略目标，建立一个科学的人才体系，大大降低了好员工“跳槽”的现象。也就是说，人事档案可以促进人力资源管理科学和标准化的发展，这是一个重要的形式。

3 人事档案管理改革中存在的问题

人事档案管理改革的过程中，经常会有一些难以解决的问题，一方面，相关管理人员的人事档案管理缺乏全面的认知；另一方面，人事档案管理人员不具备完善的管理体系，需要提高人事档案管理的质量。具体问题表现为以下三点：

3.1 人事档案管理改革人员缺乏正确的认知

改革人事档案管理和业务管理人员对于人事档案管理、业务单元缺乏正确认知，领导还没有树立正确的思想，在一定程度上不能适应时代的发展，不能提高人事档案管理的关注。与此同时，业务单位人事档案管理的工作人员对人才档案管理存在错位的认知，忽视其重要性，很难真正实现管理系统，导致人事档案管理质量低下。人事档案管理改革存在问题，如人才稀缺，有关部门没有建设高质量的人才团队，没有钱，在提高人事档案管理的效率和质量上很难发挥出重要作用。

3.2 缺乏完善的人事档案管理系统

目前，人事档案管理工作没有建立完善的管理制度，人事档案成员的行为管理系统无法使用，导致人才流失加剧问题，很难提高业务单位人事档案管理的质量。同时，人事档案管理人员档案工作领域改革得较晚，没有建设完善的改革机制，可能存在文件丢失的问题，很难加强人事档案的管理。

3.3 缺乏更高层次的信息化

随着我国社会经济的发展，市场经济体制不断完善，引入相关的法律、法规和政府有关部门管理机制，可以努力提升信息技术水平，使人事档案管理的效率得到提高，但结合当前的现实人事档案管理，许多企业的人事档案管理信息不完善，水平相对较低，电脑只是一个简单的打印作业配置，没有实现人事档案信息电子化，也没有互联网接入功能，它会造成人力资源的浪费，人事档案管理错误率会直接影响人事档案管理的效率。

4 改革问题的解决措施

随着我国人事档案管理的改革，相关的管理人员和技术人员必须完全解决各种问题，提高人事档案管理工作效率和质量，提高人事档案发展的影响力。具体措施包括以下：

4.1 树立正确的认知

在我国人事档案管理的改革过程中，必须重视对意识的想法，主要是因为意识的正确概念有利于改变人们的思想和行动，提高管理的效率，第一，管理者必须重视员工的概念转换，使其可以面对他们的工作，与此同时，人事档案管理部门需要增加营业额，提高人事档案管理的质量，营造良好的工作环境；第二，我們国家相关的管理部门必须严格分析人事档案管理要求，形成系统的人事档案管理平台；第三，相关管理部门也应高度重视人才工作，提高员工的专业素质，使其能更好地参与管理，保证人事档案管理专业和系统的管理能力，使员工更熟练地掌握办公软件，通过这种方式提高人事档案管理改革的工作效率。

4.2 建设高素质人才队伍

人事档案管理必须具备高质量的人才队伍建设，提高人事档案管理的效率和质量。第一，我国人事档案管理部门需要严格的招聘体系，招聘人员专业素质高，要求按照规定和思想道德水平，提高人事档案管理在我国的保护水平；第二，我国人事档案管理部门在招聘员工时，应定期进行专业知识和技能培训，使其能掌握专业的人事档案管理知识和技能，并提高他们的工作质量；第三，我国人事档案管理需要做好思想政治工作，提高效率和质量的思想政治工作，加强思想政治建设系统。

4.3 建立“统一”、“分离”查询和方便的管理系统

所谓的“统一”是人事部门的要求，档案管理机构必须相互配合，紧密联系在一起，在很大程度上要避免人员的转移和流动。所谓的“分离”是在职人员档案管理和退休人员管理要分开，在职人员档案保管在单位和部门，退休人员文件由另一个部门统一管理。一方面，它在很大程度上减轻了档案管理工作的压力；另一方面，档案管理工作可以更清晰，更加方便管理。这个退休人员专业管理的方法，可以防止由于不注意导致的退休文件损坏或丢失，因此失去了重要的有价值的文档。

4.4 建立社会公共权威档案管理机构的性质

人事档案管理可以建立一个社会公共性质的档案管理机构的权威，而我国现有的人力资源机构和人力资源市场中心一段时间内难以解决这个问题，一些人的档案在归档后，他们将不会再接受这些档案，这意味着一些人事档案仍不能得到有效的保护，许多企业和机构都保持自己的单位人事档案，这造成其他人和退休人员文件没有托管，因此建立一个社会公共性质的档案管理机构的权威是必要的，它不仅有记录的作用，还很大程度地方便了个人，如人的保险信息是否有违法、违规的情况。

4.5 建立完善的创新体系

随着我国科学技术的发展、社会的进步，我国人事档案管理应该从单向到社会管理转变，相关管理部门也需要改变管理方式，减少管理存在的问题，同时企业还应重视人事档案管理方式，实现资源共享，通过人事档案的流动，加强人才选择的科学性和合理性，并達到预期的目的。与此同时，我国人事档案管理部门需要满足社会的需要，减少人事档案管理存在的问题，加强人事档案的管理。

4.6 开发信息管理解决方案

我国人事档案管理必须注意应用信息技术，以确保合理利用人事档案电子档案的管理，减少人事档案管理存在的问题。第一，人事档案管理人员应使用电子文件，而不是采用纸质记录管理模式，减少问题的产生，避免文件损坏和遗失等现象；第二，人事档案管理需要备份，避免人员文件丢失等问题；第三，要在人事档案管理时在计算机上秘密安装防火墙软件等，以避免黑客的攻击，并确保能促进改革人事档案管理质量和效率，加强人事档案管理的改革。

5 结语

综上所述，人事档案的管理可以促进我国社会主义市场经济的发展，人才和市场的重要环节是人事档案，人事档案管理不能一成不变，不能保守，应从实际出发，打破传统管理模式，通过改革和创新以适应科学技术和社会的不断发展，从而达到真正地服务于人员档案管理和人事管理。只有通过这种方式，才可以使人事档案更好地服务社会，更好地适应社会主义市场经济的发展需要。

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（责任编辑：周 琼）