企业档案管理信息化建设的思考

王若琪

[摘 要] 当今时代是一个信息化的时代，而档案是一个企业的重要组成部分，是日常经营管理的基础性工作。原始的保存方法非常的麻烦，查找困难，且不够准确，不够统一。想要管理好企业的档案，就必须跟上时代的步伐，与时俱进，利用信息化建设，使档案办公自动化，让档案工作更加规范更加标准。

[关键词] 企业；档案管理；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 060

[中图分类号] G251 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0123- 02

0 前 言

传统的手工管理档案，有很多弊端。现如今企业档案管理信息化能够提高企业的竞争力。信息化建设，就是利用新时代的计算机和网络，实现企业档案信息资源共享，使资源得到整合和利用，也能提高企业的办事效率，促进经济发展。同时企业档案合理管理，能够使企业更加规范，能够顺利开展其他工作，对于提高企业管理水平和服务质量有非常重大的意义。随着科学技术的进步，计算机在企业档案管理中运用得越来越广泛。计算机能够很好保存图像和音像，还能查到历史记录，用科学的原理来管理企业档案，能够使档案业务工作更加轻松化，也能够使档案信息得到充分的开发和利用，进而为企业发展提供动力和支撑，更好地服务社会服务大众，实现企业档案管理信息化。

1 目前企业档案管理的现状

传统的档案管理都是手工操作，不仅人员多，使用的工具也多，效率还非常低，过程也很复杂，容易出现错误。档案数量大还非常占面积，保存的文件也很容易破损。而且想要资料，也很难查找到。

部分企业不重视档案管理，认为档案管理信息化就是在网上加上文字，且最终会因为数据的质量不能共享，成为垃圾，造成浪费。

还有一些企业认为档案管理工作很简单，认为企业档案管理就是收集和整理资料，而且认为档案管理并没有什么意义，对经济发展也没有作用，反而是浪费时间和人力，忽视了企业档案管理工作的重要性。

企业档案管理信息化制度也不够完善。一直以来，很多企业都是采用传统的方法经行档案管理，没有把信息技术结合进去。而且企业档案管理也缺乏资金和技术支持，想要档案管理信息化，就必须结合计算机使用先进的系统，而先进的系统要不断的维护和更新，这就需要相关技术人员和资金的投入。大多数企业在这方面缺少资金，也就无法请专业的技术人员，无法配备设备，使信息化建设发展缓慢，导致信息化建设工作不能得到落实贯彻，没有发挥到作用，

企业档案管理人员的综合素质有待提高。档案管理人员在档案建设中扮演着非常重要的角色，这就需要专业的档案管理人员。目前大部分企业档案管理人员不专业，不知道如何管理档案，对计算机知识也不熟悉，甚至有的人员对计算机技术非常陌生，完全不会使用，这就会在实际工作中出现很多困难，面临很多问题，使档案管理信息化不能够有效进行。那么就必须提高企业档案管理人员的职业素养，提高档案管理的专业知识，让他们学习计算机，使用计算机，掌握最新的管理技能。

2 企业档案管理实现信息化的重要意义

企业档案管理实现信息化建设是社会发展的需要。如今所处的年代是一个信息化时代，信息是很重要的资源，档案管理部门是掌握信息资源的重要部门，能够为企业生产经营提供高质量的服务，更能为社会提供优质的服务。

如今的企业竞争很强，优胜劣汰，只有采用先进的信息化管理，才能使企业不断发展向前，使企业在社会发展中不被淘汰。档案是企业非常重要的资源，随着社会经济的不断发展，企业档案只有信息化才能有助于企业的发展，才能提高企业的工作效率。

信息化建设提高了档案管理水平，利于档案的整理，改善了传统管理工作带来的困难和弊端。只有实现企业档案管理信息化，才能使档案管理越来越开放，才能利用职能实行服务转变，而且企业档案管理信息化也给企业高层做出重大决策提供了档案支持，比如对某职员进行任免，或者竞争对手的信息，都提供了很好的背景支持，使企业高层能够更加充分全面地了解自己或者对手的基本信息，知己知彼，才能百战不殆。

加快档案管理现代化工作，也是档案事业的需要，档案信息化建设在企业发展中有着非常重要的作用，只有积极推进档案信息化建设，才能提高档案工作效率和质量。档案管理其实就是知识管理，是信息管理的延伸，实现档案管理社会化和知识共享，把档案管理深化落實，从而提供了档案工作的社会地位，也提高了档案工作人员的社会地位，才能使档案事业得到很好的发展。

3 如何运用信息化建设管理企业档案

3.1 加大对档案管理信息化建设资金的投入

马克思在资本论中提出：经济基础决定上层建筑，首先要加强对企业档案管理信息化建设资金的投入，才能够进行后续工作，只有提供资金支持，才能够配备完善的硬件设备和软件设备，这也是档案管理信息化的基础。

3.2 完善硬件设备

这是企业档案管理信息化最基础的，有了设备才能够将信息化运用到实践中。想要加快信息化建设，就必须配备专业的计算机设备和专业的的辅助设备。还要完善软件设备，要选择操作性强、安全系数高的应用软件，保证数据库的安全，也要保证通信设备、网络设备的安全。

3.3 加强业务知识技能培训

提高企业档案管理人员的专业素质。注重档案管理人才的培养，档案管理人员应具备一定的技术，对日常档案管理存在的故障能进行维护和保养，能够随时提供技术指导，要及时更新最新最先进的系统供档案管理人员操作使用。还可以聘请一些相关的技术人员进行技术指导，与一些专门搞科学搞技术的专业人士合作，取长补短，使企业档案管理更加科学化，更加标准化。这样档案管理人员不仅会掌握计算机操作，还会对其他制作和处理得心用手。那么就需要对档案管理人员进行定期培训，鼓励档案管理人员学会创作创新，也让他们自学，还可以加入考试，这样档案管理人员就会非常努力，不断学习，使档案管理变得越来越专业。

3.4 运用现代的先进的管理模式

使档案管理专业化，提高管理人员工作效率，并且落实责任。许多企业都存在管理不善不到位的情况，这就使得企业提高档案管理水平，运用现代化设备和技术使档案管理更加科学化。

3.5 企业应加强对档案管理的认知

建立完善的操作管理制度，使各个部门之间的职责更加明确，这是企业档案管理信息化的重要前提。不仅要妥善保管纸张档案，还要把计算机硬盘中的档案归类整理，要进行备份，在使用过程中做好登记工作，选择性进行加密，防止资料外泄，或者被盗，泄露客户隐私或者商业机密。明确岗位职责，什么样的职位开通或者关闭哪些功能，使企业档案管理正规化。企业在进行信息化建设时，必须严格执行国家相关规定和标准，遵守国家相关法律法规，同时加强对信息化系统的管理，保证信息系统的安全。

4 结 语

这是一个信息化的时代，信息化也是目前档案事业发展的重要方向。企业档案管理信息化要不断创新，不断改变，去选择合适的先进的管理模式，这个使命任重而道远，很有挑战性，也很艰难。随着经济全球化的发展，企业在档案管理中运用信息化技术，这是发展趋势，也能提高更多的经济收益。企业想要得到很好的发展，那么在管理方面就应该是全方位的，在档案管理方面更加专业化，在档案管理模式上不断创新，必须实现档案管理信息化建设。在档案信息管理中，掌握全新管理理念和管理机制，加大这方面人力和财力的投入，提升档案管理人员的职业素质，有利于提高工作效率，降低成本，企业才能更好地生存和发展。

主要参考文献

[1]张海英.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].办公自动化，2015（6）：43-44，31.

[2]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报，2014（8）：184-187.

[3]张瑞芳.浅析企业档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013（23）：97-98.