浅谈档案管理工作的重要性

徐杨

摘要：档案主要是指在各项工作中形成的历史记录，是进行科学研究和各种设施建设的可靠资料。档案管理在领域发展中有很重要的意义，然而有些地区并不是十分重视档案管理工作，只裹足于眼前工作的需要，不去追求先进的档案管理理念。文章重点分析了档案管理工作的重要性，也说明了只有力求档案管理的科学化、规范化，完善档案设施、建立健全档案管理制度，加强对档案管理的重视度，才能实现档案管理在社会发展中的价值最大化。

关键词：档案管理；科学规范；档案利用

在信息时代背景下，人们对各种信息资源的挖掘与利用给予了充分关注，档案记录的信息具有较强的真实性、完整性特点，加强档案管理利用，不论是对各行业，还是而各类人群都具有重要意义，必须要给予足够重视。

一、档案管理工作的重要性

档案所记录的信息非常全面，通过单位的档案能够了解到单位的经济效益状况和管理机构的情况。档案记录了单位发展中出现的各种变革，可以通过查阅档案，实现对单位未来发展规划的分析。随着时代的进步，档案管理工作不仅仅只是作为信息的记录载体，而是应该加强对其的应用。单位要想提高经济效益，提升单位的市场竞争力，就必须在档案管理工作的基础上进行资源的整合和战略的规划。

档案管理工作首先具有原始性的特点，因为其对历史信息的记录具有真实性、客观性，所以人们在使用档案信息时，档案更加具有信服力。几乎所有的企业或机关事业单位都有档案室，因此当相关工作人员遇到业务或管理工作的问题时，都能够从档案中找到前因后果，而提出相应的解决方法。因此档案具有非常重要的参考作用。

二、档案管理工作的要求

（一）档案管理规范化

档案管理工作采取专人专项管理，不得兼职。对档案专职人员进行规范化的培训，明确管理者的职责，确保档案资料的安全性和真实性。制定严格的档案管理制度，明确档案管理工作范围和任务。

（二）档案管理电子化

为保证档案的安全性，提高对档案的利用率，档案管理工作需逐渐实现档案电子化。在日常工作中，以电子文件浏览更替纸质文件查阅，避免因纸质文件查阅带来的磨损、丢失的风险的同时，提高了文件调阅速度。完善档案录入备注信息，以便从庞大信息中进行内容检索，提高档案管理的成效。

三、档案管理工作现在的状况和问题

随着社会的不断发展，档案管理工作已经渗透到每个单位的每一个部门及每一步业务内容。档案管理工作被赋予了非常高的自身价值，不管是对个人还是对单位，档案管理工作的意义和作用都是十分巨大的。

越来越多的单位开始重视档案的管理工作，将档案管理工作定为业务开展中最基础的保障工作，采取相应的措施来保证档案管理工作的顺利进行。另一方面，在开展档案管理工作的过程中也遇到了一些问题，主要体现在两个方面：即档案管理理念和管理模式。档案管理工作中的一个非常大的问题是每个单位的部门都非常多，在档案管理过程中难免会遇到档案管理意识淡泊的管理者，遇到这种情况就容易出现部门基础工作开展正常，但是部门档案工作方面配合度低，导致移交的部门档案资料不完整、不客观，在后期利用时又会出現数据的偏差，从而失去了档案真实性、完整性的意义。另外，部门和部门间的业务内容会有部分重合，导致同样的资料重复移交或职责不清。这则需要在档案部门的指导下，各部门明确自己的主要业务内容或管理范围，确定各部门的移交资料范围。档案管理工作的目标是完整、客观、准确。这样档案管理工作就能发挥自身的积极作用，将档案的意义和价值激发出来，实现档案的统筹管理的优势。

四、加强档案管理工作的措施

（一）注重对档案管理工作人员的培训

单位要意识到档案管理的重要性，在人力、物力上给予档案管理工作一定的支持，才能让档案管理工作人员能够更好的开展档案管理工作。档案管理工作人员不但需要加强对《档案法》的学习和掌握，也要对档案各项管理制度、新的业务要求进行学习，接受上级管理部门的档案业务指导，从而提高自己档案管理工作的能力，以便更好的为单位档案工作进行服务。

（二）注重档案收集工作

只有通过完善的档案收集工作，才能够体现档案的完整性和再利用性。因此，不但要做好档案收集前的宣传工作，档案部门还需要在各部门的协助下制定适用于本单位工作业务的《归档范围和档案保管期限表》，确保在规定的时间内，能最及时的、最准确的收集完整相关资料。

（三）注重档案鉴定工作

按照规定，制定本单位《档案鉴定销毁制度》，成立档案鉴定小组。由档案室定期对档案价值进行鉴定，对到达保管期限的档案按照单位的制度进行销毁程序。如有争议不能确定档案价值时，可申请上一级档案管理部门进行鉴定。以保证档案鉴定工作能对档案资料“去粗取精”，达到提高科学管理效益的目的。

（四）注重对现代化技术的利用

随着计算机及网络技术的发展，数字化产品的功能越来越强大，档案管理工作也开始先进化。通过专业的档案软件系统平台能够使档案管理工作更加有条理、数据统计工作变得更容易、档案资料数字化工作也可以逐渐完善。通过计算机技术管理，大大提高档案管理工作效率。

五、结语

综上所述，档案的管理工作对于社会的发展是具有重要的价值和意义的，其凭借自身显著的真实性、丰富性等特点，档案管理工作的开展越来越受到重视。因此，不管是哪个行业和部门，都应结合实际情况，从收集、管理等方面对档案管理做出进一步规范，积极引用各种先进技术，在大幅度提升其工作效率基础上，将其档案管理的重要价值充分发挥出来。现代化社会的发展对于档案管理来说是一项挑战，同时也是重大的机遇，对此我们只有不断地在经验基础上进行改进，才能真正地发挥出档案的社会应用价值。

参考文献：

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