浅议高校档案利用信息反馈工作——以河南广播电视大学综合档案室为例

卫恒

（河南广播电视大学 党政办公室，河南 郑州 450046）

浅议高校档案利用信息反馈工作
——以河南广播电视大学综合档案室为例

卫恒

（河南广播电视大学 党政办公室，河南 郑州 450046）

以河南广播电视大学综合档案室为例，分析高校档案利用信息反馈工作的现状以及存在的问题，试图探讨完善高校档案利用信息反馈工作的相关机制。

高校；档案利用；信息反馈

一、高校档案利用信息反馈现状

新中国档案学和档案教育奠基人吴宝康先生提出的“以利用为纲”观点认为，档案利用即是推动档案工作向前发展最有力、最为活跃的因素，更在档案工作中起主导和支配作用。档案利用信息反馈是指在档案利用这一连续活动中，档案工作者和档案利用者将发现的问题和情况、提出的要求、意见、评价和效益等，以信息的方式反过来传输给档案部门，档案部门据此来调节档案工作各环节，使其逐步趋于完善，在满足利用者需求的过程中不断提高档案管理的水平。［1］高校档案馆（室）保存了学校在招生、教学、科研、管理等职能活动中直接形成的具有保存价值的各种载体形式的重要信息资源，真实地记录着学校的历史和发展，承担着档案利用服务工作。在满足本校师生日常利用需要的同时，对日益增多的社会利用需求，如何实现更高效便捷的查询利用，如何更科学地预测利用需求应当引起档案工作者的关注，档案利用信息反馈的收集和研究工作也亟须引起高校档案馆（室）高度的重视。

表1 2005-2015年档案利用及信息反馈统计表

本文以河南电大综合档案室2005—2015年的档案利用及信息反馈情况为例进行分析。

通过表1可以看出，河南电大综合档案室在2005—2015年的十余年间共接待利用者 1474次，提供利用档案3654件。工作查考是利用档案的一个主要方面，占利用总量的57%；学籍、学历证明其次，占利用总量的28%；个人职称、工资方面的利用需求较少，占利用总量的10%；其他利用目的占5%。在此期间档案利用信息反馈情况不容乐观，从档案利用信息反馈统计表中可以看出，早期的档案利用信息反馈基本处于“零”状态，档案室基本没有开展此项工作，只是隔三差五地收集一些反馈信息。到2011年可以说是个转折点，信息反馈工作稍有起色，并从这一年后呈现出逐年递增的态势。

图1 2005-2015年档案利用目的统计图

档案利用工作是整个档案工作中重要的一个环节，但也是比较薄弱的一个环节，如果把档案工作比作一个系统（如图2），那么档案利用工作就可以作为整个档案管理系统中具有反馈作用的子系统，忽视档案利用信息反馈的现象不仅存在于河南电大档案室，也是大部分高校档案馆（室）普遍存在的一个问题。［2］当前高校档案利用信息反馈工作的现状和问题主要表现为以下几个方面。

（一）缺乏高校档案利用信息反馈的保障体系

图2 档案工作系统

首先，缺乏相应的制度保障。已出台的相关档案法律规章鲜有提及档案利用信息反馈要求，各高校档案馆（室）大都未将档案利用信息反馈工作纳入相关领导和档案工作者的岗位责任制、工作程序及有关的规章制度。在实际工作中，对档案利用信息反馈的时间、内容、程序、要求和方法等没有统一明确的规范指导，如《河南广播电视大学档案查（借）阅及利用制度》《河南广播电视大学综合档案室档案工作人员岗位职责》中都没有涉及档案利用信息反馈的相关要求。其次是组织保障的不健全。各高校档案馆（室）多数没有设立相应的组织机构来承担该项工作，缺乏有效的监督机制和管理规范，高校档案工作者的流动性较大，大都不是专岗专职，档案队伍缺乏稳定性，导致档案工作衔接不顺畅，无法保障档案利用信息反馈工作的持续开展。最后是经费保障的不足。《高等学校档案管理办法》中明确规定，“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。但在实际工作中大部分高校的档案馆，尤其是仍然处于档案室阶段的高校，其经费支出都是由所属处室统一安排协调，如此一来，在经费保障方面势必具有一定的局限性。

（二）高校档案利用信息反馈缺乏多样性和主动性

一方面档案利用反馈信息的收集方式过于简单，流于形式，一般都是采用“档案利用情况登记表”或者是“档案利用登记册”等形式，主要登记姓名、单位、联系方式，利用目的和效果等项，填写随意，尤其对利用目的和效果这些重要信息项往往只有寥寥数字，如“补办毕业证”“学历认证”“打官司用”等。高校档案馆（室）建立网站的情况不是很普及，即使已有网站的也仅仅停留在宣传报道的建设层面，缺少互动性内容，没能充分利用档案网站开展反馈信息的收集，如设置利用者意见箱、发放档案利用信息反馈表、打电话或发信函督促利用者反馈信息等，仍处于一种坐等利用者上门反馈的被动状态。

（三）高校档案利用信息反馈意识薄弱、宣传力度不够

高校档案馆（室）一直以来大都以档案管理职能部门自居，以服务本校档案利用工作为主要任务，向档案信息开发利用转变的观念薄弱，缺乏对社会提供档案利用服务的意识。而对公众来说，高校档案馆（室）更是长期以“尤抱琵琶半遮面”的封闭、半封闭姿态出现，档案利用信息反馈工作本身在我国就起步较晚，不仅高校档案馆（室）自身缺乏足够的认识，公众对高校档案利用信息反馈工作的状况更是无从知晓。而高校档案工作者仍未很好地完成从档案管理职能工作的角色到档案利用服务提供者的岗位转变，没有看清信息反馈工作的重要性，主动服务观念淡薄，缺乏与档案利用者的沟通。

二、完善高校档案利用信息反馈机制

（一）建立健全保障体系

1．制度体系。国家层面来说，可以在《档案法》及其实施办法等相关法规中以具体条款的形式列出档案利用信息反馈工作的要求，在宏观上对档案利用实践进行指导和监督，制定相关的配套管理机制和具有实践操作性的指导规范，敦促地方各级档案行政管理部门也尽快完善和细化地方法规。对各高校档案馆（室）来说，应根据档案利用的相关规定和本校工作实际，同时学习和借鉴相关院校的经验，将反馈信息收集的程序、方法等规定纳入档案开放利用的相关制度中，依规开展反馈信息的收集、处理等基础性工作，力求档案利用信息反馈工作常态化，切实提高档案利用服务质量，进一步明确档案工作者和利用者信息反馈的责任和义务。

2．组织体系。高校档案馆（室）应当成立相应的领导小组或组织机构，专人专职负责反馈信息的收集、调查、分析以及处理，将这项工作纳入日常工作职责范围，定期或不定期地向利用服务部门提供真实可靠的反馈数据，科学预测公众的利用需求，改善服务质量。同时，保障档案队伍的稳定，明确职责分工，保证档案工作者在完成本职工作的基础上进行信息收集、处理，将反馈工作落到实处。在岗位交接时明晰档案人员的移交职责、履行完备的交接手续，确保档案交接工作严格按照规定办理，保证信息反馈工作衔接有序。

（二）拓宽档案利用反馈信息内容，创新信息反馈方式

档案利用登记、统计及书信、电话、调查表等传统的信息反馈方式都具有一定的局限性，随着移动互联网络的迅猛发展和手机新媒体的兴起、普及，为档案利用信息反馈提供了更多更快捷的方式。

1．电子邮件。电子邮件是人们在工作、学习和生活中广泛使用的一种交流方式，高校档案馆（室）可以将“档案利用效果登记表”以电子邮件方式发送给利用者，快捷高效地与利用者进行沟通和交流。

2．博客反馈。建立档案网站的高校档案馆（室）可以通过设置档案利用博客社区，吸收各界意见，根据评论及留言，了解利用者的真实感受，科学预测利用需求。

3．网络论坛。高校档案馆（室）可以在档案网站上专门开设 《网上留言》《网上咨询》《查档利用反馈》等栏目，广泛及时地收集利用者的意见和利用过程中遇到的问题，便于两者之间的沟通交流，更好地体现档案利用反馈效果。

4．手机媒体。手机作为新时代的通信工具已成为人们生活必不可缺的一部分。档案部门可以将利用反馈信息以短信形式发送给利用者，同时，微信公众平台也为档案利用信息反馈提供了便捷的渠道。

（三）树立主动服务观念，强化信息反馈意识

新形势下，社会对高校档案信息资源利用的需求不断增加，需要高校档案工作者积极自觉强化主动服务的意识，善于发现和了解利用需求，充分认识到提高自身素质的紧迫感，实现由档案管理员到档案信息开发者的转变。

一方面，高校档案工作者应进一步强化基础业务的学习，同时关注专业学科的知识前沿，及时同步更新自身的专业知识体系，提升业务修养和综合素质。［3］在思想上提高对档案利用信息反馈工作重要性的认识，在业务工作中充分熟悉馆藏档案资源，熟练掌握各种检索工具，对各层次利用者针对不同的利用目的，创新利用服务渠道，向他们推荐适合的档案查阅方法和手段，保证查全率和查准率，实时了解利用者的需求及意见、建议，及时获取利用反馈信息，提高利用服务质量。另一方面，高校档案馆（室）急需进一步加大宣传力度，不仅仅局限于传统的宣传手段，还可以充分利用移动网络、手机新媒体等信息平台，向本校和社会宣传普及档案利用的程序方法，让公众逐步了解档案利用信息反馈工作，唤醒公众档案利用信息的意识，及时调整不适当的档案利用方法和工作环节，逐步取得利用者的配合，进一步树立和提升高校档案馆（室）在公众心目中的形象，更好地促使利用者主动向档案馆（室）反馈相关信息，架起高校档案馆（室）与利用者之间的桥梁，更好地适应新形势下档案利用工作发展的要求。

［1］肖润.档案利用信息反馈的问题、原因和对策研究［J］.四川档案，2011，（2）.

［2］李金峰，史江.档案利用信息反馈工作的现状、问题与原因探析［J］.档案学研究，2007，（2）.

［3］王建玲.浅谈如何做好档案利用信息反馈工作［J］.档案管理，2009，（3）.

Abstrack：Taking Henan Radio&Television University comprehensive archives as an example，this paper analyze the current situation and open problems about the information feedback of Archives utilizationin Universities，and attempts to discuss theperfection of relevant mechanism of information feedback of Archives utilization in Universities.

A Brief Analysis on Information Feedback of Archives Utilization inUniversities——Take Henan Radio&TV University Comprehensive Archives as an Example

Wei Heng
（Henan Radio&TV University，ZhengZhou，Henan，450046）

universities；archives utilization；information feedback

G472.4

A

1671-2862（2017）02-0104-04

2016-12-07

卫恒，女，河南信阳人，硕士研究生，河南广播电视大学馆员，研究方向：档案利用、档案信息化。