信息技术在档案管理中的应用

王萌

摘要：由于社会的发展，信息化的水平也在逐步提高，信息技术被广泛运用于各个行业之中，对事业单位的档案管理工作中有着很重要的意义。事业单位档案具有数量多、所涉面廣、内容多、操作复杂等特点，事业单位要想办法制定方案对，档案进行规范化的管理，提高管理水平和档案的使用效率[1]。本文笔者结合自身工作经验，对信息技术在事业单位档案管理中的运用进行了探讨，提出了信息技术在档案管理中存在的问题并提出了解决措施，以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；方法

随着经济的不断发展，我国的科技发展迅猛，人们的生活已经离不开互联网和信息技术，信息技术已成为人们学习工作中不可缺少的一部分[2]。档案管理应该顺应社会的发展，把信息技术运用到档案管理工作中，这种改革和创新对于事业单位更是具有很重要的意义。但是，由于信息化在事业单位的管理工作中运用时间不是很长，技术还不成熟，很多地方都存在着一定的问题，档案管理者应该重视这些问题，综合实践经验给出解决方案，使信息技术能够在事业档案管理工作中更好的运用。

一、电子信息技术在事业单位档案管理中的应用

目前，事业单位工作中所产生的所有需要保管的文件或资料都是档案管理所需要负责的，对这些文件或资料进行管理是档案管理部门的工作职责。由于这些资料和文件数量大种类多，档案管理工作较为繁琐，需要档案管理者具有较强的专业素质，能够将资料或文件快速进行分类储存。

二、信息技术在档案管理应用中存在的问题

（一）信息化认识程度不高

在事业单位中，要想在档案管理中更好的运用信息技术，并且将计算机运用的优势发挥出来，将原来纸质的档案转变为电子档案管理的形式，就要求档案管理者能正确认识信息技术。由于在档案管理工作中运用信息技术的时间还不是很长，很多档案管理者对信息技术的专业知识认识有限，导致电子档案没有被普遍使用。档案管理者若对计算机的基础操作掌握得不够，那么一旦遇到计算机出现系统故障，数据文件就有可能丢失，从而导致信息资料不完整。

（二）档案管理制度还不健全

目前，电子档案管理在单位档案管理中已经开始应用，但是电子档案使用的时间较短，普及范围还不是很广，系统还不够成熟，档案管理制度还不够健全，规章制度也不够完善，电子档案管理的逻辑性较差，很容易造成文件损坏或丢失。在这种情况下，档案的管理很难顺利进行。

（三）储存电子文件的环境安全性有待提高

过去的档案管理主要采用的是纸质档案存储方式，不利于管理，电子档案管理是将文件存储在服务器硬盘或计算机硬盘里面，而计算机和服务器容易遭到黑客的攻击，造成数据文件的损坏或丢失，因此电子档案存在着一定的风险，信息数据的安全性得不到保障。

（四）管理人员的综合素质偏低

电子档案管理工作需要广泛的知识面，在实践过程中进行的环节也很多，管理起来的难度也很大，所以对档案管理者的专业素质要求很高。现阶段，事业单位档案管理部门严重缺乏专业的管理人才对档案管理的操作水平不是很高，容易出现电子文件缺失，归档不及时的现象。

三、解决策略

（一）提高档案管理信息化的使用效率

要把信息化的优点充分的利用起来，加强事业单位管理中信息技术的应用，运用先进的手段提高计算机的防护功能，避免计算机出现系统故障以及黑客侵入造成的文件破损或丢失。从而使信息技术在档案管理中更好的运用。同时还要加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的操作水平，减少失误率，避免因错误操作造成文件的丢失。

（二）规范化和系统化档案管理体系

事业单位要根据自身的实际情况，制定一套适合本单位的完整的管理制度，简化操作流程，增强工作逻辑性，从而提高档案管理工作的效率。档案管理工作效率，为事业单位的档案管理工作的顺利进行提供保障[3]。规范系统档案管理制度，为了规范的文档管理不被其他形式的虚拟电子文档冲击，要对网络电子文件的连续性及一体化管理进行深入的研究。

（三）增强电子档案的安全防护系统

在信息化的环境下，要想确保档案的安全，就必须制定安全的系统，及时备份重要的文件资料，避免因系统故障引起的文件损坏或丢失，另外，对计算机和服务器还要进行加强防护，提高防御黑客侵入的能力，降低文件被不法分子强行盗取，保证档案的安全，同时对事业单位的利益其到保护作用。

（四）重视管理人员的专业素养培训

事业档案管理中运用信息技术需要较强的专业性操作。这就对档案管理者有着较高的要求。档案管理需要专业性的管理者进行操作管理，单位必须注重对档案管理者专业素养的培训，提高档案管理者的操作水平，从而形成规范的操作，提高档案管理的效率。管理团队的专业化，可以对出现的问题进行及时的解决，避免因拖延而造成较大的损失，这在很大程度上提高了档案管理的安全性。

在信息化的社会背景下，信息数据不管对个人还是单位来说都有着尤为重要的作用，事业单位也不例外。因此，在档案管理工作中必须合理运用信息技术。将信息技术应用到档案管理工作中，是对传统的档案管理工作进行改革和创新，必须要求档案管理者加强自身的专业素质，提高操作水平，单位要规范化和系统化档案管理体系，增强电子档案的安全防护系统，确保档案管理环境的安全性，避免系统故障造成文件的破损和丢失，确保档案管理工作能够顺利的进行。

参考文献：

[1]王珊珊.计算机技术在事业单位管理中的应用[J].计算机光盘软件与应用，2014（5）.

[2]徐亚华.浅谈如何提高档案管理人员素质之我见[D].“学术视域下的2015全国两会热点解读——决策论坛”论文集（下），2015（03）：149-150.

[3]王坷.信息技术在事业单位档案管理中的应用研究案，2010（11）.endprint