本地外协设计管理模式探究

刘江庆

摘 要：对比分析了海工行业传统外协设计管理模式和本地外协设计管理模式，阐明了研究本地外协设计管理模式的意义，介绍了本地外协设计管理的要素及流程，并通过在海工项目设计中探索与实践本地外协设计管理模式的实例，进一步明晰了本地外协设计管理思路。

关键词：本地外协设计管理；框架协议；任务单；人员管理；计划管理；质量管理；付款管理

中图分类号：F426.1 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）09-0241-02

近几年来海上石油开采行业经历了大起大落，与其紧密关联的海上油气装备制造业也随之大幅波动。两三年前海洋钻井平台订单曾一度井喷，这两年来海洋钻井平台订单凤毛麟角。但无论行情好坏，海工装备建造企业（下文简称“船厂”）都要想方设法降本增效以实现利润最大化或把项目损失降到最低。对于人力资源不足的船厂设计部门，如何在订单高峰期引入外部人力资源协助本工完成多项目并行设计任务，如何在订单稀缺期借用外部人力资源辅助本工完成超短周期设计任务，则是设计管理者需要面对和思考并予以实践和探索的课题。

1 传统外协设计管理模式

船厂接到EPC总包的海工项目后，如果自身没有设计能力或设计能力不足，通常会在行业设计领域中寻找符合要求的设计单位分包设计任务。船厂一般通过招标形式确定设计单位，从设计单位的业务资质、规模效率、项目经验、行业声誉等多个维度进行考量初选，再对入选的各家设计单位根据招标要求制定的设计策划案、设计服务报价等进行综合评判，最终选定一家合适的设计单位承担项目设计工作。当然，如果船厂与某家设计单位有长期合作关系或对其有深入了解及明確合作意向，也可直接指定。被选定的设计单位一般要承担全部设计任务或部分设计任务，并在设计单位自有办公场所按船厂计划要求完成分包设计任务。

2 本地外协设计管理模式

船厂若要把海工装备建造事业做大做强就一定要把设计掌握在自己手中，如果一味依赖外协设计单位，海工项目的市场经营、物资采购、生产建造和调试交付都将受制于人。因此，有抱负的船厂一定要建立自己的设计队伍并掌握核心技术工艺，这样才能在海工装备建造市场占据主动地位、赢得竞争优势。当然，船厂具备设计能力并不排斥外协设计，在自身设计力量不足的情况下，可从外部设计单位借用设计人员到船厂开展联合设计，船厂本工主导，外协人员辅助，共同完成目标设计任务。这种本地外协设计管理模式是提升外协设计管理、规避外协设计风险的有效手段。基于PDCA循环的质量管理模型，本地外协设计采用闭环管理模式，其管理要素及流程见图1。

2.1 本地外协设计单位甄选

在本地外协设计工作开始前，船厂首先要对行业设计领域中具有合作意向的设计单位进行考察评估，从中选定若干业务资质过硬、设计经验丰富、行业声誉较高的设计单位签订本地外协设计服务框架协议。框架协议规定在协议有效期内船厂可随时向设计单位提出本地外协设计服务请求且设计单位应根据船厂需求选派合适资质的设计工程师到船厂提供设计服务。此外，框架协议要就合作双方的工作责任、外协设计人员资质岗级、外协设计人员保密义务、外协设计服务费用结算依据和付款方式以及合作双方的违约赔偿等条款做出原则性约定。

2.2 本地外协设计工作启动

在船厂设计人员配置无法满足项目设计进度要求的情况下，项目技术经理可书面提出本地外协设计服务申请，要在申请中明确拟借用外协设计人员的专业、资质、数量和预估服务时间。在设计部门负责人批准申请后，项目技术经理联系签约设计单位派遣符合要求的设计人员到船厂提供设计服务。同时，船厂和签约设计单位基于框架协议签订本次设计合作的任务单，任务单具体明确本次设计合作起止时间、工作内容、结算依据和付款方式等事项。任务单一旦签章生效，标志着本次外协设计服务工作的正式启动。

2.3 本地外协设计过程管理

本地外协设计过程管理主要包括本地外协设计人员管理、计划管理、质量管理和付款管理四个方面。

2.3.1 本地外协设计人员管理

外协设计人员抵达船厂报到时，项目技术经理负责办理临时工作证，并安排签订外协设计服务承诺书。临时工作证主要用于上下班打卡，外协设计人员的作息时间与本工设计人员一样纳入船厂考勤管理。外协设计服务承诺书明确了外协设计人员要遵守船厂规章制度、服从设计工作安排、保质保量完成设计任务、做好项目设计资料保密工作及违规追责等条款，一式两份，项目技术经理和外协设计人员各留存一份。

每个外协设计人员在完成全部设计任务后，要填写外协设计工作移交表，交代清楚技术服务期间完成的设计任务、借用的电脑设备和图纸资料等归还情况，经专业设计主管核对无误、项目技术经理确认、设计部门负责人同意后方可离开船厂。

2.3.2 本地外协设计计划管理

外协设计人员要和本工设计人员一样纳入出图计划管理。每个设计人员负责的每项设计任务都要明确计划完成日期，计划完成日期可根据项目设计过程中的客观原因导致出图延期实时动态调整。设计人员必须严格执行出图计划，如因主观原因造成出图延期，船厂可对外协设计单位予以经济处罚，具体处罚金额由专业设计主管会同项目技术经理根据出图延期对项目进度造成的影响程度来确定。

2.3.3 本地外协设计质量管理

外协设计人员要和本工设计人员一样纳入设计质量管理。每个设计人员要按照船厂的设计流程和设计标准开展设计工作，要依据相关法定规范和项目技术规格书要求设绘技术图纸、编制技术文件。每个设计人员完成的每份图纸都要提交给专业设计主管校审，无论校审、修改几次，原则上所有图纸问题都要按照校审意见修改后才能下发生产。图纸下发生产后，专业设计主管要做好设计问题统计和修改证据搜集工作。

2.3.4 本地外协设计付款管理

按照行业惯例，设计费用一般按设计工时或任务包结算，付款方式一般是分期付款并保留尾款作为质保金直至项目建造完工时支付。为灵活高效地开展项目设计工作，船厂也可根据实际需要与签约设计单位协定最佳付款方式。

船厂要按照框架协议及任务单约定的相关条款做好付款工作。科学合理的费用结算和及时付款是做好外协设计管理工作的基本保障，也是外协设计人员按时保质保量完成设计任务的根本动力。

2.4 本地外协设计质量评估

船厂在本地外协设计单位完成项目设计任务后，即可进行外协设计质量评估。船厂一般可从本地外协设计单位的人员素质、出图节点完成率、图纸准确率和设计费用等多维度统计分析，然后通过对比评选出优质的本地外协设计单位，待框架协议期满后与其续约并在后续项目设计合作中优先选用。

3 本地外协设计管理实践

2014年第四季度，我司先后启动了4个自升式平台项目的设计工作，本工设计人员不足。为此，我司先后与行业设计领域中的5家专业设计公司签订本地外协设计服务框架协议，并在项目设计过程中先后择优选取3家设计公司基于框架协议签订具体项目设计任务单。2015年1月至9月，外协设计公司根据项目设计需要每月安排数量不等的设计人员到我司协助设计工作，从每月投入的人员数量看，本工约有80%～60%，外协约占20%～40%。在项目设计过程中，我司按照本地外协设计人员管理、计划管理和质量管理要求做好设计管理工作，依据设计工时分期与外协设计公司结算设计费，并保留设计费总额10%～20%的尾款作为设计质量保证金，等到项目建造完工时扣除设计质量处罚金额后再行支付。

如今，这些平台已陆续顺利交付或接近完工，外协设计尾款也陆续完成支付。经统计，外协设计经济处罚总额约占外协设计费总额的3.6%，占比较小。通过在外协设计工作中严格执行本地外协设计管理规定，我司实现了对外协设计进度和质量的有效管控。

此外，在上述项目设计合作中选用的3家设计公司完成设计任务后，我司对他们进行了全方位的设计质量评估，从中选出了最好的1家设计公司，在框架协议期满后与其续约，并在当前的新项目中继续合作。

4 结语

综上所述，本地外协设计管理模式可以化解传统外协设计模式在设计进度和设计质量管控上的潜在风险，能够在有效管控外協设计人员、计划和质量的情况下协助船厂设计部门完成超负荷的项目设计任务，为船厂探索如何利用外部设计人力资源协助完成目标设计任务提供良好的思路与借鉴。