信息时代下企业电子档案管理探讨

杨哲

【摘 要】随着经济全球化的发展，企业之间的竞争越来越激烈。在如此激烈的市场竞争环境下，企业如何保持并提高自己的竞争实力，是企业发展面临的一大难题。档案管理作为企业发展的基础，其管理水平不仅影响着企业的经营，同时，也对企业人才的合理利用有着直接影响，是企业内部管理的重点工作。基于此，论文主要对信息时代下企业电子档案管理进行了分析，对其管理中存在的问题提出了相应的改进措施。

【Abstract】With the development of economic globalization， competition among enterprises is becoming more and more fierce. In such a fierce market competition environment， how to maintain and improve their competitive strength is a major problem faced by enterprises. As the foundation of enterprise development， the management level of archives management not only affects the operation of enterprises， but also has a direct impact on the rational utilization of enterprise talents， and it is the key work of enterprise internal management. Based on this， the paper mainly analyzes the management of enterprise electronic archives in the information era， and puts forward some corresponding measures for improvement in the management of enterprise electronic archives.

【关键词】企业；电子档案管理；问题；改进措施

【Keywords】enterprise； electronic archive management； problem； improvement measures

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0125-02

1 引言

在互联网技术及数字化技术的影响下，我国企业逐渐朝着自动化、智能化和机械化的方向发展。电子档案在企业内部管理中的应用对企业发展有着重要意义。随着现代化企业的发展，电子档案被广泛应用到各个行业，企业的档案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我国对电子档案的管理还不完善，需要企业加大对电子档案的研究力度，不断完善电子档案管理技术，保证电子档案管理的高效性和安全性。

2 电子档案概述

电子档案又可以称为虚拟档案，其主要是利用计算机磁盘等信息化技术设备进行储存的，将电子图像等文件进行集合并以案卷为单位的一类档案。目前，在电子档案储存过程中，利用磁盘或光盘的储存方式较为常见，在云计算时代的发展过程中，一些信息化技术水平较高的企业则采用云端网络空间进行储存。

2.1 电子档案的优势

电子档案的应用具有以下几点优势：

第一，电子档案的信息具有非人工识读性，这样的功能优势能够降低人工筛选档案所耗费的时间，即节约了人力，同时又提高了档案筛选、整理的工作效率，降低了档案分类管理的成本投入。

第二，电子档案的信息储存具有高密度性，随着信息化技术和计算机网络技术的不断发展，云技术和数字化技术在企业中的应用越来越广泛，计算机网络有着较大的储存空间，电子档案对企业信息的储存密度较高，能够容纳较多的信息，因此，电子档案的信息储存具有较高的密度性。

第三，信息与载体之间是互相独立的，具有可分离性，企业在利用云技术和数字化技术对档案信息进行储存的过程中，信息与云平台之间是相互独立的，电子档案的储存只是暂时性的借用云空间而已，企业随时随地都可以将电子档案进行转移，方便企业对档案进行统筹管理。

2.2 電子档案管理工作的重要性

通过对电子档案的优势进行分析，可以清楚地发现，电子档案在企业中具有较高的应用价值，可以实现资源利用的最大化，同时，也节约了企业在档案管理中投入的人力和物力。此外，电子档案与传统纸质档案相比，还有着其他应用优势：首先，相对于纸质档案保存来讲，电子档案省去了保存所占用的地理空间，不会出现档案资料不全、模糊不清或丢失损坏等现象，给企业档案管理工作的开展带来了方便；其次，在信息化时代发展过程中，电子档案管理的发展与应用，是企业与时俱进的标志，企业在查询档案时，利用电子档案能够节省人工查找的时间，且通过计算机备份技术，若电子档案因设备故障而丢失，企业工作人员也可以通过备份进行找回，保证了档案使用的安全性。

3 企业电子档案管理存在的问题

3.1 电子档案管理软件通用性不足

我国企业在发展过程中，大都是采用传统的纸质档案管理方式对企业信息进行管理的。随着信息化时代的发展，虽然一部分企业开始了档案的信息化建设，但是对与电子档案的应用管理还存在一些不足之处。如，由于对电子档案的了解不全面，企业电子档案管理软件的通用性不足，使得电子档案无法与企业内的其他型号电脑进行共享，无法实现档案资源的共享，给信息化档案管理工作地有序开展产生了不利影响[1]。

3.2 档案管理的保密性与安全性不高

当前，在大数据时代的影响下，人们上网信息的安全性受到威胁，虽然我国大部分行业的信息化安保水平较高，但是，电子档案作为企业内部管理的一项工作，很多企业在工作中都不重视电子档案的保密工作，认为电子档案不会被泄露出去，就降低了对电子档案的安保力度，使得一些不法分子进入到系统中，恶意篡改与仿造原始档案资料，降低了档案资料使用的安全性，导致信息数据失真。此外，企业的电子档案信息本身就有结构复杂、储存信息多样的特点，若计算机或电子档案被攻击、篡改，则可能会发生商业纠纷，使得企业遭受巨大经济损失[2]。

3.3 缺乏专业的技术人才

在企业电子档案建设过程中，人才是其电子档案管理工作的基础。但是，在当前社会环境下，越来越多的人加大了对计算机网络、通信技术的研究力度，但是，对于电子档案这些信息化系统的维护管理工作缺乏一定的兴趣，使得企业电子档案管理招不到优秀的技术人才，影响了电子档案管理工作，降低了其管理水平。

4 信息化时代下企业电子档案管理的完善措施

4.1 进行动态管理

企业每天都在发展，也在不断产生各种各样的交易信息，为了保证电子档案信息的准确性和及时性，企业需要对电子档案进行实时动态管理，保证电子档案管理的完整性。因此，企业需划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任，制定相应的管理制度，明确管理责任，保证电子档案管理工作的有序开展。为了保证电子档案信息的完整性，企业在电子档案搜集及整理过程中，要对不同类别的档案进行分类管理，并及时归档，保证档案信息的更新速度。此外，对于归档信息還应做好电子扫描处理，依照行业特征、档案类别做好分类整理，确保原始档案信息始终与电子档案信息全面一致[3]。

4.2 划分多级权限

为了保证企业电子档案管理水平，提高电子档案的安全性，企业在档案管理过程中应做好安保工作，划分多级权限，提高电子档案信息的保密等级。如，档案管理人员可以依据企业所属行业的特征，档案信息保密等级，设定必要的查阅权限；通过档案信息管理软件系统按凭证调整修改以及查询应用权限。同时，企业在电子档案查询过程中，应严格界定浏览器应用权限，依照档案信息保密程度确立可否进行查询、资料下载以及打印，从而保证电子档案信息的安全，此外，企业还需要对电子档案管理系统进行高级别的加密处理，严禁外部人员浏览，进而保证企业档案信息的安全、完整、高度机密以及方便浏览应用[4，5]。

4.3 提高管理人员技术水平

在企业电子档案管理过程中，因人才技术水平低，管理意识薄弱，导致企业电子档案管理水平低的现象时有发生。因此，为了保证企业电子档案的管理水平，企业需要加强对电子档案管理人员的培训力度，不断提高其管理技术水平，满足档案信息化发展的需求。此外，企业人资部门还需要不断引进先进的技术人才，给电子档案管理部门注入新鲜血液，提升企业电子档案管理队伍的整体素质和技术水平。

5 结语

总而言之，电子档案在企业中的应用，能够有效降低企业的档案成本投入，提高档案管理的效率和水平，促进企业的现代化发展。因此，在信息化社会发展过程中，企业需紧跟时代脚步，不断引进先进的技术人才，提高电子档案管理队伍水平，划分多级权限，做好档案的安保工作，并进行实时动态管理，保证电子档案管理的可靠性。

【参考文献】

【1】张在奎，王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济，2017（12）：31-32.

【2】黄黎黎.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].企业改革与管理，2017（08）：15.

【3】莫丽华.企业人事档案管理信息化建设探讨[J].企业改革与管理，2017（08）：59.

【4】曾苏.大数据时代的企业档案工作初探[J].机电兵船档案，2017（02）：17-20.

【5】王涛.事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2017（07）：72-73.