大数据时代背景下的档案管理探讨

迟军利

【摘 要】在大数据时代背景下，档案管理工作变得尤为重要，但这项工作的任务量比较大，给管理人员带来了极大的难题。随着信息化时代的不断发展，数据库的规模也在不断扩大，如何运用现代科技手段，安全、高效地对档案进行分类管理，是目前亟待解决的问题。

【Abstract】 Under the background of big data， archive management has become particularly important. But the task of this work is relatively large， which brings great difficulties to managers.With the continuous development of information era， the scale of the database is also expanding. How to use modern scientific and technological means to classify the archives is the urgent problem to be solved.

【關键词】大数据时代；档案；管理

【Keywords】age of big data； archive； management

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）06-0127-02

1 引言

当前信息技术的发展速度越来越快，各行各业都需要对复杂的数据进行有效整理。在档案的管理工作中，由于数量多、任务烦琐，管理人员的专业素质欠缺，对一些档案没有进行系统的分类整理，不利于后期的查阅、搜寻工作。针对出现的问题，制定有效的解决措施，是本文将要探讨的重点。

2 大数据时代背景下档案管理中存在的问题

2.1 数据存储系统安全性不高，查询效率低

目前的档案管理中，数据库安全系数不高以及查询效率低是主要的两大问题。首先，企业没有对档案数据进行合理的规划、分类、存储，导致档案信息分散、杂乱，容易造成文件丢失。企业对于档案管理系统没有进行及时地维护更新，系统故障或者病毒入侵，都会造成数据泄露或丢失，并且数据丢失后很难恢复；另一方面，对于目前档案的数据处理，输入比较容易，但是后期的查询、访问就会出现很多问题，随着新建信息的不断增加，数据库的规模也随之扩大，随着访问量的增加，系统运行的负担也会越来越大，进而导致数据输出难的状况。

2.2 管理人员综合素质差，专业人才储备不足

一方面，档案管理人员自身素质能力不高，依然沿用老一套的技术手段，工作模式也没有太大变化，很难适应大数据时代的档案管理工作，管理人员年龄结构偏大，对计算机等新型技术的掌握不够熟练，没有很好的分析、处理能力，再加上档案管理工作复杂繁重，因此经常在档案管理工作中顾此失彼，发生数据泄漏、丢失等情况；另一方面，在当前的档案管理中，缺少拥有扎实数据处理能力的专业人才，主要是统计员和分析员，他们关系到国家、企业的竞争力。在大数据背景下，档案管理工作更具专业化、信息化以及多元化，对于人员的计算机水平和信息处理能力要求比较高，由于缺乏相应的专业人才，导致档案管理的工作效率无法提高。对于这些人才的培养，是提高档案管理水平的关键，在大数据时代的背景下，要适应时代趋势，就要注重技术加人才的协同发展。

3 大数据时代给当前档案管理工作带来的优势

3.1 提高档案管理效率

大数据能够提高档案管理效率，降低管理成本。大数据技术对于数据处理能力有了很大提高，在档案管理工作中，能够快速处理大量数据，不仅提高了管理效率，也节省了人力物力，这样就很大程度上节约了企业成本。传统的档案保存大多采用纸质材料，存放这些材料需要很大的储存空间，而且随着存储量的增加，档案的管理难度也随之增加，而大数据技术是把信息存储在数据库中，可以对信息进行整体分类，查找起来会变得简洁明了，大大提高了工作效率，而且信息库的存储方式既节省了空间成本，又提高了数据的安全性，使档案管理工作步入规范化、科学化的管理程序[1]。

3.2 提高了档案保存质量

大数据能够很大程度提高档案的保存质量，这些数据存储之后具有永久性、移动性，方便携带和传输，而且针对重要信息可以进行加密处理，避免信息泄露。传统的档案保存采用纸质形式，时间过久的话，档案的文字字迹会变模糊，纸质容易老化，档案袋磨损严重的话，也会出现文件丢失的情况，保存档案的地方如果出现水灾、火灾，纸质档案将难于保存。这些缺点在大数据时代下完全可以避免，运用大数据保存大量的档案数据，只需少量的数据储存空间就可以做到，而且数据的安全性会更高。

4 大数据时代背景下提高档案管理工作的措施

4.1 加强档案数据库的安全性

在大数据背景下，档案管理有优势，也存在一定的风险。随着信息技术的不断发展，高科技的手段容易侵入数据库，因此，要加强档案数据的安全管理，对数据进行加密处理，降低数据丢失风险。另外，对于流行病毒要及时检测，并做好相应的防护措施，将资料提前做好备份，对系统进行定期的病毒检测与防护，避免在电脑受到恶意攻击时发生数据丢失。最后，对于档案工作人员要提高安全意识，根据档案管理制度对数据进行合理化、规范化的管理，严禁私自拷贝数据资料，对于U盘、硬盘等设备要进行杀毒处理，减少数据库被病毒入侵的风险，操作人员要严格遵守操作流程，避免操作不当引起不必要的数据丢失。

4.2 加强专业技术人才的培养

任何行业的发展都离不开人才的支持，人才是一切工作的生命线，大数据时代背景下的档案管理工作更是如此。传统的档案管理人才在大数据方面的专业知识和业务能力都比较欠缺，针对这一状况，主要从以下几个方面着手：一是政府鼓励高校开办跨学科的复合型专业，如信息化和档案管理的交叉学科专业，培养全面人才，以便高校可以直接向其培养输送专业化人才；二是引进国外高端档案管理人才，利用高端人才去指导我国档案管理人才适应新时期下的档案工作，加大对管理人员先进技术的培训力度，组织国内人员去国外进修，在实际考察工作过程中学习先进技术，提升档案管理水平；三是加大对档案管理人才培养的资金投入，引进先进设备，提高设备的工作效率，让技术人才能够得到更好的发展，把先进技术与实践相结合，进而实现技术人才与先进科技的结合，带动管理人员整体技术水平的提高。

4.3 完善相关管理制度

建立健全相关的管理制度，加大对工作人员的工作监管力度，针对工作过程中的违规操作、态度消极等状况进行批评处理，对人员制定合理的奖罚措施，明确人员的责任分工，加强工作人员的责任意识，保证档案管理工作的有序进行。另外，要完善对工作人员的综合考评制度，对人员实行优胜劣汰制，进一步提升档案管理人员的综合素质能力。最后，建立详细的工作规范流程，在数据的管理工作中，要加强数据的安全保护措施，对资料的备份以及资料的共享等制定规范流程，对备份资料进行统一保管，减少因工作疏忽造成的数据丢失风险。

4.4 加强数字化文件管理模式的发展

档案管理方式要与时俱进，不断创新，在当前的大数据发展时代背景下，档案管理主要涉及电子文件、电子档案、数字化文件等，与传统的纸质材料相比，电子文件具有占据空间小、信息共享方便快捷、存储容量大，方便携带等优势，能够更好地适应大数据时代对于档案管理的相关需求。技术水平越高，处理大数据的档案管理效率才会越高，因此，要结合实际情况逐步向数字化文件管理方式转型，采用新型的技术，来更有效地获取、存储、挖掘、查询信息，从而进行有效的决策分析，使档案信息安全性更高、共享更快捷、管理更简单，促进档案管理工作的进一步发展[2]。

5 结语

在信息化时代不断发展的趋势下，行业的竞争越来越激烈，对于档案信息的安全管理变得尤为重要。对数据进行充分有效地利用，不断挖掘其背后潜在的数据价值，才能不断促进各行各业的发展。同时需要充分利用大数据的管理模式，不断探索新方法，将先进科技与档案信息管理有机结合，才能使档案管理工作变得简明化、科学化、规范化，随着未来科技的进步与发展，结合新的技术手段让档案管理形成产业化的创新模式，并将其融入大数据潮流中去，做到尽善尽美。

【参考文献】

【1】苏敦.大数据时代背景下的档案管理分析[J].办公室业务，2016（09）：146.

【2】关媛瑞.浅谈大数据时代背景下的档案管理[J].中国管理信息化，2016（20）：179.