我国档案网站宣传与推广研究

周秀华

（广西民族大學管理学院，广西 南宁 530006）

【摘 要】随着互联网技术的革新，信息落后的时代已悄然发生翻天覆地的变革，迎来了信息时代。网站作为信息时代的产物，其具有多种内容形态和传播形式，同时兼具数字化、即时化、网络化、互动性等特点，给社会各项宣传与推广工作带来了机遇和挑战。档案部门通过档案网站对外有效地宣传和推广档案工作和档案资源，本文通过探讨档案网站宣传意义，发现档案网站的宣传功能，了解档案网站宣传推广现状，找出档案网站宣传与推广过程中存在的问题，提出优化档案网站宣传推广的举措。

【关键词】档案网站；宣传；推广

一、档案网站在档案部门宣传与推广工作中的功用

（一）网站具有宣传与推广功能

相对于传统媒体，作为新媒体的代表，网站推动信息发布渠道的多样化，拓展了网民获取信息的渠道，促进正能量传播，网站在宣传与推广工作方面有很大优势，网站能实时、主动地进行信息传播，通过网站发布预警信息、服务信息，可以替代手机短信预警。随着网站为代表的新媒体吸引力不断增强，进一步提高公众对突发公共事件的关注与促进社会热点话题的网民参与。以网站、微信和微博为代表的新媒介，可对我国社会舆论格局产生杠杆效应，政务机构、主流媒体和社会名人大量入驻移动网络舆论场，以人际关系和组织传播特征，形成网上的圈子化部落。

（二）档案网站在档案宣传与推广工作中的作用

1、丰富宣传与推广内容

档案网站在档案宣传与推广工作中的应用，打破了以往档案宣传与推广工作宣传内容单一的局面，给公众提供了一个生动多样的浏览界面。网站形式多样，各种形式的表现过程比较丰富，可同时在网络上展示多种格式的文字、图片、表情包、音视频等。通过建立网络链接，做到即时的、无限的扩展内容，从而使内容变成“活物”，档案网站传播丰富新颖的信息大大地提高了公众获取档案信息的主动性。通过宣传与推广生动多样化的档案信息有效地吸引了社会各界对档案和档案工作的关注和认知。

2、增强宣传宣传与推广时效

档案网站以其传递信息的及时性、发布信息的快捷性、人们利用信息的便利性以及能够满足用户交流的互动性等独特的优点来提高高校档案宣传与推广工作效果。与广播、电视相比，档案网站真正具备无时空限制，随时可以加工发布信息。档案部门通过利用新媒体强大的软件和网页呈现信息，可以轻松地实现24小时在线，增强了档案宣传与推广信息的时效性。

3、提高宣传宣传与推广效率

档案网站交互性极强，独特的网络介质使得信息传播者与接受者的关系走向平等，受众不再轻易受媒体摆布，而是可以通过网站的互动，发出更多的声音，影响信息传播者。档案部门在传播有关思想、信息的同时，可以了解到用户对档案部门工作和信息动态的相关看法，同时能够清晰地了解到用户的档案信息诉求。进而根据公众对档案部门的建议改进不足之处和提高工作质量，并将档案部门拥有的开放的档案资源通过新媒体提供给用户。这样，档案部门利用网站交互性强的特点进行档案宣传与推广，无论是宣传与推广工作的质量还是宣传与推广效果都得到扩展。

4、突破宣传宣传与推广时空局限

相对于旧媒体，作为新媒体的一部分，网站具有新媒体的消解力量——消解传统媒体（电视、广播、报纸、通信）之间的边界，消解国家与国家之间、社群之间、产业之间边界，消解信息发送者与接收者之间的边界等等。如在“伦敦地铁爆炸案”事件中，“市民威廉？达顿拍摄了手机照片，在朋友的博客上以近乎于图片直播的方式‘报道了灾难现场状况。这些照片很快进入各大电视网的新闻头条。在这次‘报道中，手机、博客、互联网以及‘播客密切配合，将‘第一时间、第一现场权力牢牢抓在手中，新的媒体形式与媒体工具的结合，显示出了巨大威力”。以往的档案宣传对象大多局限于某一个区域，通过档案网站开展档案宣传与推广工作可以突破时间、地点、信息发布者等客观因素的限制，只要在有网络的连接的环境下就可查看获知或转发相关信息，有利于档案宣传与推广工作范围不断地朝着普及化、大众化的方向发展。

二、档案网站宣传与推广现状

（一）宣传与推广主体

在传统媒体时代，由于时空限制，档案宣传与推广工作主要由档案馆员开展。在新媒体时代，公众们通过复制网址，或者在许多网站上可以把信息内容分享到各种社交平台上，如我国许多网站上可以把信息分享到微博、微信、QQ空间、人人网等社交平台。所以在新媒体环境中，档案宣传与推广的主体不再局限于档案工作人员，已经扩展上所有的信息传播者，如2017年3月29日，北京卫视在官方微博上发布了一条用于宣传电视节目《愿你出走半生，归来仍是少年——胡歌》的信息，信息一发布出来，在短时间内就有一千多人转发该信息，转发信息的一千多位公众是信息接收者，同时也是信息的发布者。同理，如果档案工作者在各新媒体平台上发布各种信息，通过信息转发功能，那么所有信息传播者都是档案宣传与推广的主体。

（二）宣传与推广对象

档案宣传与推广工作的最主要目的是提高社会广大群众的档案意识，扩大高校档案的影响力，进而让档案资源得到充分利用。所以在传统媒体时代，档案部门通过传统的宣传方式把档案和档案工作宣传与推广给高校的各群体，受众也就局限于某个区域的群体。而在信息网络技术发达的今天，通过档案网站使得任何人在任何时间任何地点可快捷方便地接收和发布信息，发送出去的信息在短时间内可以广泛传播。因此，在新媒体背景下，只要不受网络的限制，档案的宣传与推广对象不只是某个地区各群体，而是全国甚至全世界的公众。

（三）宣传与推广影响

以往的档案的影响力就局限于各地区内，因为档案宣传与推广对象和范围大多局限于某个区域内部，所以这个地区的档案信息与资源仅被该区域内的人所熟知，都是圈内的利用者利用该地区档案资源进行教育、学习和科研。通过档案网站的消解力量，消解国家与国家之间、社群之间、产业之间边界，消解信息发送者与接收者之间的边界等，档案信息可以在不同的新媒介，不同的区域传播。因此档案对不同的群体、不同的地域、不同的产业的影响力越来越大。在信息时代，任何大众感兴趣的档案信息一经某官方平台发布，在短短的时间内，就会被社会各界和不同公众在不同的网站上疯传。

三、档案网站宣传与推广过程中存在的问题

（一）宣传与推广内容较匮乏

据调查，目前我国档案网站宣传与推广的内容还比较单一，如我国各档案部门在网站上宣传的主要内容为档案法规，工作要求，工作动态。虽然有些档案建设了特色档案栏目，但是栏目里面的内容要么是空白的，要么就是太过简略。其次，一些档案网站上设置了网上展览栏目，但是这些档案网站在此栏目的内容是近几年甚至近两年的档案展览，绝大多数档案网站并未设置此栏目。因此，我国大多数档案网站基本都只是建设了一个框架。此外，档案网站上宣传的档案信息大都是自己馆（局）的档案信息，这是导致档案网站宣传于推广内容不丰富的原因之一。

（二）宣传与推广队伍新知识欠缺

档案宣传与工作的开展，缺少不了一支能吃苦耐劳、认真负责，同时又技术过硬的档案工作队伍。近年来，广大档案工作者的专业素质、文化素养都有了很大程度的提高，可信息技术的快速发展使其所掌握的知识与技术仍满足不了信息时代背景下档案宣传与推广工作的需要，原有的思路、模式和工作方法已不再适应新媒体时代的档案宣传与推广工作要求。新媒体时代需要复合型档案宣传推广人才，所谓的复合型人才是指，能熟练运用多媒体及网络技术，以快捷的途径和贴切的方式采集、传播最有价值的档案信息和制作档案信息产品。一方面要求专业性强、业务精。另一方面要求知识面宽、多种技能集于一身。重要的是能有效的整合信息资源、策划编辑和组织有效的档案信息传播，发挥最大的信息效益。而前我国相当一部分档案工作者却对新媒体知识知之甚少。

（三）信息的管理和控制增加难度

在信息时代，公众在信息传播中既是信息接收者也是信息发布人，网络技术的发展，使得任何人在任何时间任何地点可快捷方便地接收和发布信息，发送出去的信息在短时间内可以广泛传播，此外，公众在网络环境中可以自由言行，忘记自己的年龄、性别、身份、地位，极易丧失道德意识。网站在给人们获取和传播信息提供便利的同时，也随之带来了大量垃圾信息和许多网络病毒，档案部门进行网上宣传也不可避免地会受到恶意的网站攻击，产生错误的档案信息，如前段时间人民教育出版社介绍《历朝历代咏武侯诗词大全》的网页遭篡改成色情网页。这让档案部门对档案信息的管理和控制加强了难度，从而削弱了档案部门利用新媒体进行档案宣传的积极性。同时，档案网站的建设，给档案部门增加了管理工作量。网站的运行需定期维护，内容要及时更新，还要与网络服务商随时进行沟通，这些工作让档案部投入更多的人力、物力和资金。如果把手机媒体运用在档案宣传工作中，需要开展开通入口、保护用户的隐私，跟踪服务等各项工作。因此，在网络环境下，档案宣传与推广管理任务较重。

四、优化档案网站宣传与推广的举措

（一）丰富档案网站宣传与推广内容

第一，我国档案部门发布信息的内容不应仅局限于档案法规，工作动态和规章制度，可像欧美国家发布档案信息那样，其内容包括了历史活动的记录，手稿，历史名人图片等各种各样主题。如英国档案馆在过去2017年4月就在檔案网站上发布了罗马战争；索姆河的故事赢得国际媒体奖的照片；不受约束的恶习：性病与第一次世界大战等档案信息。

第二，我国档案部门要加快档案数字化进程，填补各平台，尤其是档案网站上各栏目的空白。

第三，各档案部门的档案资源具有限性，所以可加强馆际之间的合作，各个档案馆都保存丰富的档案资源，并且各馆的资源各有特色。加强馆际合作，实现资源互补，为档案宣传与推广工作提供丰富而有特色的内容基础。通过馆际资源合作与共享，不仅可解决档案宣传与推广工作各自为政问题，还可解决档案宣传与推广内容匮乏的难题。

第四，打破只宣传本馆（局）活动和档案信息的常规。在信息时代，全世界都被网络贯通了，社会各媒体和各公众可通过各种方法和途径发布各种吸人眼球的信息。要扩大宣传与推广视野，扩展话题范围和丰富宣传与推广内容才能解决档案宣传与推广内容单一问题，并且提高档案宣传与推广的效率。

（二）建设复合型宣传与推广队伍

在网络时代，网络对利用者的要求越来越低，但是对管理者的素质要求是相对的，档案部门想要把网络的优势运用到宣传与推广工作上，档案工作者的角色就得由单一型人才向多元化人才转变，档案管理员不仅要具备档案管理能力，还要掌握网络技术，具有“新闻人”的发现话题的敏锐性，即档案管理员要懂得利用宣传与推广内容牢牢把握社会舆论的主动权，让宣传贴近公众，贴近生活，公众主动互动、乐于接受。要实现档案宣传工作的可持续化发展，要加快培养和引进既具有档案管理能力又具备网络技术和新媒体素养的人才。对档案工作者进行网络技术培训可从以下两点入手：

首先，通过网络技术培训，提高档案工作人员的网络运用能力。其次，聘请专家学者开设讲座和课堂，加强员工的新媒体素养。通过对档案工作者进行培训这些网络知识增强档案工作者的新媒体素养。

新媒体宣传人才的引进，可以采取如下几种方式：

第一，与其他部门或机构合作，借助其他部门或机构的人才进行档案宣传与推广，如广西档案馆（局）通过借助广西杰图信息技术有限公司的技术支持建设档案网站，借助其技术人才在网站平台进行档案宣传与推广。

第二，与高校合作，从各高校直接引入人才。若档案部门与各高校实现一对一的合作，定向栽培具备档案管理能力和新媒体素养，掌握网络技术的新时代人才，档案部门就无需再耗时耗力寻觅合适人才。

第三，面向社会，公开招聘。公开招聘比较适用于招收有经验的媒体从业者。公开招聘引入掌握网络技术、具有新媒体素养的人才。

（三）减轻宣传管理任务，排除安全隐患

作为信息时代的重要标志之一，Internet上的万千信息，给人们的工作、学习、生活带来极大便利。信息时代，档案网站宣传与推广对网络具有非常的依赖性，但是网络信息的海洋同时带来“信息超载”以及“不良信息”和垃圾信息的侵害，为了保证档案网站宣传与推广的正常进行，可建立信息监控部门，设立信息监控岗位由专门的工作人员或者与其他信息监控部门合作对信息进行过滤和监控。

此外，功能强大且智能的信息监控系统和先进的网络信息过滤技术可以实现智能化管理档案网站宣传与推广，进而减轻管理任务。强大而智能的信息监控系统能及时发现网络安全的异常，如2013年，印度政府启动了覆盖面广阔的监控系统，这一系统允许政府窃听录音电话中的对话，阅读私人电子邮件和短信，监控Facebook、Twitter等社交网上的发帖，并追踪个人在谷歌上的搜索目标和痕迹。通过对网络中各种信息实行实时监控，及时地排除网络时代档案网站宣传与的推广安全隐患。先进的网络信息过滤技术让信息能有选择性地传播，根据用户的信息需求对动态信息进行过滤，把满足用户需求的信息传递给用户，提高用户获取信息的效率。利用信息过滤技术，能确保档案部门在各个网络平台的宣传与推广环境的健康和安全，也可以提高用户获取档案信息的效率。

五、结语

在网络技术迅速发展的时代，信息和网络技术给档案宣传与推广工作提供更广阔的平台。但是任何事物都是对立统一的，在信息大爆炸的时代，档案网站给档案宣传与推广工作带来良机但也带来难题，所以，在信息时代如何做好档案网站宣传与推广是当代档案部门和档案学者比较关心的问题。借助网络的优势有力地推动档案的宣传与推广工作的发展，但是在新时代，档案网站宣传与推广还存在诸多问题。如宣传内容单一和工作者新媒体知识匮乏等这些问题的存在，需要档案部门通过丰富高校档案宣传的内容，建设复合型宣传与推广队伍和减轻宣传管理任务，排除安全隐患的措施，减少档案网站宣传与推广的阻碍，推动档案事业的前进的脚步。

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