办公室文秘综合管理工作的几点思考

汪晓春

摘 要：本文对办公室文秘综合管理工作的特点进行了阐述，并分析了办公室文秘综合管理现状，提出其中存在的问题，并结合笔者多年工作经验，提出几点关于提高办公室文秘综合管理水平的对策。

关键词：办公室文秘；综合管理；管理工作

一、办公室综合管理的特点

作为办公室文秘工作人员，他们每天都会承担繁重的工作任务，尽管这些工作的难度并不算很大，但是内容十分琐碎，细致，任何一个环节出现问题都会导致整个办公室综合管理质量与效率受到影响。就企业或政府机关运行的特点而言，主要表现为稳定性与严肃性两个方面，而办公室文秘综合管理工作的开展则是立足于“照章办事”这一原则，作为办公室文秘人员，必须充分把握综合管理的特点与需求，并不断提高自身的思想意识，做到凡事以大局为重，围绕所处单位的切实利益开展工作，为内部人员提供优质的服务。关于办公室文秘综合管理的特点，具体阐述如下。

第一，政策性。在领导决策与单位发展中，对政策的准确、合理的把握具有十分重要的意义与作用。在办公室文秘综合管理工作中，文秘人员必须对单位发展的实际情况进行全方位的了解与掌握，并对其中存在的不足进行合理分析，然后据此制定相应的建议，并将其汇报给上级领导，为领导决策提供有力的支持。同时，办公室文秘人员还要时刻关注政策发展动态，对领导意图有一个正确、深刻的理解，并在工作实践中不断提高自己的意识与自觉性，为领导决策与指挥做好准备工作。

第二，服务性。办公室文秘综合管理工作的服务性质十分突出，其具体内容主要有三个部分组成，即服务于上级领导与领导机关、服务于本机领导与领导机关、服务于下级与群众。在具体工作实践中，作为文秘人员，必须对自身有一个准确定位，并不断强化自身的服务意识，明确自身权责，做好自己分内之事。

第三，被动性。办公室文秘综合管理干工作时刻处于被动状态，究其原因，就在于在工作中往往会处理一些突发事件，而这些工作往往具有很强的时效性，一旦处理不及时，就有可能造成严重后果。为此，作为办公室文秘人员，为了实现综合管理，就必须提高办公效率，在最短的时间内保质保量完成最多的任务，为领导和群众排忧解难，使单位行政管理工作有条不紊的进行。

二、办公室文秘综合管理存在的问题

（一）缺乏明确的工作目标

目前，很多单位的办公室在综合管理工作中存在一定的盲目性，没有制定明确目标，在具体工作的规划与安排上有所欠缺，进而导致整个办公室文秘综合管理水平偏低，难以充分发挥办公室应有的职能。其次，有的办公室文秘人员对自身岗位职责的定位也不够明晰，在工作中过于被动，自主性与积极性有所欠缺，从来不会主动去思考问题，进而影响到了办公效能。

（二）服务对象不清

办公室文秘综合管理工作的服务对象非常广泛，上到单位上级领导，下至基层工作人员，整个单位的形象都需要办公室来维护。然而，有的办公室文秘人员在工作中却没有认识到这一点，在工作中完全找不到方向，仅仅是完成领导交代的任务，对单位内部人员的实际情况与需求并不了解，进而导致综合管理工作水平难以得到提升。

（三）办公文秘人员工作积极性不高

目前，很多企业或政府机关的办公室人员存在工作积极性不高的现象。在具体工作中，有的文秘人员办事效率低下，甚至相互推脱责任，不会主动去思考并解决办公室综合管理中存在的问题，给单位整体形象造成了一定的负面影响。

三、提高办公室文秘综合管理水平的对策

（一）做好办公室文秘工作的总体规划

众所周知，办公室文秘综合管理工作涉及到的内容十分琐碎、繁杂，除了需要维护好单位形象，同时也要与上级领导与基层和职工之间保持积极的联系与交流，促使各项工作得以有效衔接，同时还要协调好各方关系，不管是對内还是对外都肩负着重大责任。因此，做好办公室工作的总体规划与安排具有重要意义。在具体工作中，办公室文秘人员必须制定严格的工作计划，并预留一定的空间以应对一些突发状况，促使整个办公室综合管理工作有条不紊的开展，为单位的运行与发展提供高质量的服务。

（二）提高综合协调水平，加强监督考核

为了使办公室综合管理工作质量得到切实提升，就必须与综合协调水平的提升为出发点，在贯彻落实上级领导决策的同时，还要考虑单位切实利益，化解各方矛盾。并且办公室还需要及时把握工作动态，做到动态监控，对工作质量进行严格检查，促使会议决定事项得到落实。此外，办公室文秘人员还需要积极协调各部门的工作，做好上下级的衔接，并对相关政策方针进行制定与完善，并将其传达给单位内部人员，为他们开展工作提供正确的引导与支持。

（三）强化办公室职能

有的企业办公室文秘人员会兼顾人力资源管理工作，具体涉及到内容有公文管理、日常事务管理、文件管理、人力资源管理、会议管理以及其他服务。由此可见，办公室综合管理工作内容十分繁杂，为了有效提高办公质量，就必须对自身职能予以明确，促使其在工作中得到落实，为单位内部各项工作的有序开展提供优质的服务。

（四）坚持原则

对于办公室文秘综合管理工作而言，在实际工作中必须坚持原则，严格执行领导下达的命令与任务，文秘人员应具备大局观意识，充分考虑单位切实利益，为维护单位形象，保护单位利益提供强有力的支持。不管是人事管理、制度建设还是其他工作的协调，都要求办公室文秘人员与实际情况相结合，对具体事项的可行性进行分析与判断，并将相关信息反馈给上级领导，为他们的决策提供有效建议。因此，在开展办公室文秘综合管理工作的过程中，就必须要求办公室人员坚持原则，严格遵守规章制度，将带头作用充分发挥出来，确保各项工作按照流程有条不紊的进行，以此实现对单位内部员工行为的约束与规范，避免违规违纪行为的出现。

四、结束语

综上所述，在社会经济不断发展的背景下，现代企业以及其他机构对管理工作的重视程度越来越高。其中作为政府或企业内部行政管理的重要部门，办公室的作用与价值对于单位运营而言有着十分重大的影响。办公室文秘工作的服务质量，在很大程度上决定了整个单位内部管理运行的效率与水平。鉴于此，针对办公室文秘综合管理工作的研究具有重要意义与价值。

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