浅谈学校档案的管理和利用

摘 要：档案管理工作是每个学校管理和教学工作的基础，对推动学校全面工作的提档升级有着重要的实际意义。笔者结合本职工作特点，对目前我国学校档案管理工作的现状进行了分析，并就如何有效实施学校档案管理工作提出了自己浅薄的看法。

关键词：档案；管理

学校档案是指学校在平时的教育管理、课堂教学、实践活动中留下的具有一定的保存参考、应用借鉴和总结提升方面有价值的相关文字和影像资料及总结图表、测评信息等多种表现形式的、载体丰富的原始记载。可以说，学校档案是现代教育改革之路上的富贵财富，是学校管理教学等各方面工作的有效总结，更是全体师生，也包括社会、家庭共同努力的智慧结晶，同时，学校档案还是记录学校一切工作的史志材料和历史见证。档案管理工作体现和融洽在学校各类工作的方方面面，是学校管理和教学工作的重要环节。所以加强学校档案管理和利用工作是学校教育教学的实际需要，是一项前人栽树后人乘凉的有益工程，每个学校都应该高度重视和健全完善学校档案管理和利用相关工作。

一、学校档案的分类及制度简介

（一）学校档案的分类

学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、音像档案、财会档案、人事档案等多个方面，但主要是以文书档案和教学档案两大类为主要内容。其中文书档案主要是学校行政和组织工作的日常积累，十分具有保存价值，是学校决策、会议纪要、工作部署等信息资料。教学档案是指在日常的教学过程中所保存的相关文件材料，对学校课堂教学工作能力的提升有着十分重要的参考和借鉴价值。

（二）学校档案的基本制度

学校档案管理工作制度主要包括档案立卷、保密、保管、借阅、销毁以及分级管理的制度，制度的健全和完善是学校各项工作有制可依、有规可循，有效总结、实时提高的基础保障。不断完善和优化长效常态的档案管理制度机制也是不断提升工作管理和教学水平的重要基础。

二、学校档案管理工作的重要性和利用意义

档案管理是一种承上启下和确保前进方向正确性的纽带和桥梁，加强学校档案管理工作是提升现阶段学校管理教学工作水平的现实需要，是为领导决策和教学改革提供借鉴的重要来源；同时也是对现阶段学校各项工作的开展进行全面监督和制约的有效依据。然而，领导的重视和制度的健全是学校档案管理工作的重要保障，不断强化对相关政策法规的学习和应用是档案管理工作走向正规的前提。

三、强化学校档案管理工作的意见

（一）扩大档案接收范围，优化室藏结构

目前，我国学校档案管理工作普遍存在文书档案多、电子档案少、一般档案多、重要档案少的现状，使档案的利用受到很大的局限，实效性不强。档案室的结构设置也陈列死板，设置老旧，跟不上现代电子信息档案为主的归纳要求。因此，学校要不断扩大档案的接收范围，将没有及时归档的、个人私存的、电子形式的多类别档案找全收齐。同时，要根据新型的档案内容及时对档案室结构进行优化调整。

（二）配备专职管理人员，通过学习培训不断优化工作水平

学校要为档案管理工作配备专门的管理人员，一般不可任用非该专业或兼职人员，而要为档案室配备有理论基础和工作经验的专职人员。随着对档案利用的要求不断提高，还要经常组织档案管理人员进行业务知识和思想政治以及纪律法规方面的学习培训，不断提高档案管理工作的从业水平。

（三）拓展现代化科技管理手段，提升管理效率

档案管理工作更要紧跟科技发展的步伐。学校要及时为档案管理工作配备电子信息管理设备，同时逐步淘汰一些老化教条的管理手段，利用计算机、全复印机等现代化办公设备优化档案的存储、检索和统计分析。

（四）充分利用档案资源，全面服务教育事业

一是及时分析，超前化服务。要通过及时的总结分析对档案管理工作进行及时的评价和改进，进一步明确工作和努力的方向，提高实效性。二是围绕中心，针对化服务。要围绕学校管理、教学两个中心工作进行有针对性的重点服务。三是优化举措，开展跟踪和拓展服务。档案管理工作还要对学校重点项目进行跟踪服务、点将服务和便捷查询和借阅服务，以优化服务体验。

四、健全学校档案管理工作的具体办法

（一）学校档案的收集

有效的收集是档案管理工作的前提，在这个环节中最重要的是要建立健全完善的档案收集制度，做到该归档的必须归档，不遗漏散落任何一份档案。并严格实行按类归档的收集原则，以方便日后的查找和使用。

（二）学校档案的整理

学校要严格按照档案整理制度对档案进行及时整理，以不断保持和提高案卷的完整性和使用性。一般可按文书、教学、学籍、财会、基建、音像六类进行分别归类整理，在每类档案的整理工作中要科学采用以时间阶段或责任划分进行分类整理，方便日后索引。

（三）学校档案的鉴定

完备的档案鉴定工作是保证档案材料价值性的有效手段，是档案整理工作中的重要环节。通过有效的鉴定，可准确区分档案的价值类别，使重要的档案内容得到重点的整理和保护，对失去作用和价值的档案进行归类销毁。

（四）学校档案的保管和统计

学校要对档案进行严格的保管，确保档案的完善和安全；同时，要通过建立进出登统记等形式对档案的归纳和管理进行准确的记录，包括学校档案的收集、整理、鉴定、保管和利用情況，以确保档案管理工作顺畅有序、进出有凭。

（五）学校档案的利用

档案管理工作的最终目的还是为了给现行学校各类工作提供有价值的参考借鉴依据，所以档案管理工作的最终价值则完全体现在学校对档案的利用。学校档案和利用要坚持依章办事、服务到位、热情主动、准确快捷的原则。同时，要突出做好档案管理工作的服务功能，积极尝试网络化智能管理，不断完善提高检索和使用效能，提升利用效率，使管理和利用档案工作更加科学、高效、标准、规范，达到最佳的服务能力。

参考文献：

[1]朱斌.浅谈学校档案管理工作[M].档案工作实践与探索.北京：中国文史出版社.2010

作者简介：

彭小辉（1970—），汉族，广东丰顺人，研究方向：档案管理。endprint